KE Fibertec, världens ledande tillverkare av textila ventilationskanaler, stod inför stora utmaningar med produktionsstopp på grund av egenutvecklade programvaror för dokumenthantering. Med en lösning från Tabellae fasade de ut äldre applikationer med en stabil dokumenthanteringslösning – så att de enkelt kunde uppfylla kundernas krav och anpassa komplexa kunddokument.
Om KE Fibertec
KE Fibertec A/S utvecklar, tillverkar och marknadsför luftdistributionssystem baserade på fiberteknik och hållbarhet för industriföretag, laboratorier och andra platser där det behövs ett bra inomhusklimat.
Företaget är världens största tillverkare av dessa “textilkanaler”. De har fem försäljningsbolag i Danmark, Storbritannien, Tyskland, USA och Turkiet samt tre produktionsbolag.
Företagets ERP-system är Microsoft Dynamics AX 2012.
Långsiktig IT-strategi minimerar sårbarheten
“Vi har en långsiktig IT-strategi för att ersätta proprietär programvara med modifierbar standardprogramvara för att eliminera sårbarheter, minimera “brandbekämpning” och slöseri med arbetstid. Tabellae hjälper oss att lösa dessa uppgifter”, säger IT-chefen Michael Pedersen. KE Fibertec valde en dokumenthanteringslösning från Tabellae som en del av sin långsiktiga IT-strategi. De använder den för att fritt formatera standarddokument för kunder och partners, som kan skickas till mottagarna via olika vägar.
Många fördelar i en lösning för Output Management
Det är en lösning som ger företaget ett brett spektrum av fördelar, förklarar Michael Pederden. Han listar de viktigaste av dem som:
- Automatisk fakturautskick: “Vi kan nu automatiskt skicka fakturan till kunderna via e-post och i PDF-format, som till och med har samma filnamn som fakturanumret. Lasernet ger PDF-filen samma nummer som fakturan, t.ex. 22546.pdf. Kunderna ringer inte längre för att få fakturan skickad på nytt, eftersom de kan hitta den på filnumret”.
- Automatisk nummerhantering i e-postmeddelanden: “Vi kan också automatiskt skriva kundens ordernummer eller rekvisitionsnummer i dessa e-postmeddelanden till kunderna. Det gör det lättare för kunderna att hålla reda på de dokument de får från KE Fibertec.”
- Uppfylla kundernas krav: “Det är lättare att anpassa dokument efter kundernas krav”.
- Snabbare arbetsflöden: “Vi kan generera följesedlar och fakturor mycket snabbare i samma arbetsflöde för samma kund från olika avdelningar”.
“Det har blivit enkelt att anpassa våra kundinriktade dokument och optimera interna affärsprocesser”
Michael Barbedgaard Pedersen, IT-chef, KE Fibertec
Resultat
- Minimerad sårbarhet
- Många fördelar i en lösning
- Imødekommer let kundekrav
- Effektiviserade arbetsprocesser
- Enkel anpassning av dokument
Utfasning av gamla program
Företaget hade också en annan komplicerad uppgift: att applicera tvättmärken som infogas i KE Fibertecs produkter. Tvättlapparna och deras flerspråkiga datainnehåll skapades tidigare i en mycket tidskrävande process med hjälp av två egenutvecklade program. Dessa var instabila och kraschade 2-3 gånger per dag. Det var avgörande för produktionen.
Uppgiften har blivit betydligt enklare med Tabellaes lösning, som har fasat ut de två programmen. Nu skapas och skrivs tvättlapparna ut via Lasernet, som hämtar de nödvändiga uppgifterna från Dynamics AX för att formatera dem med rätt logotyper, tvättsymboler och text på kundens språk. Denna fil skickas sedan till en termisk skrivare, som skriver ut tvättmärkena på tyget.
Enkel anpassning av komplexa dokument
Michael Pedersen avslutar: “Den gemensamma rubriken för fördelarna med Tabellaes dokumenthanteringslösning är: ‘Enkel anpassning av komplexa kundinriktade dokument och optimering av interna affärsprocesser’. Vi har bara varit nöjda med lösningen och den löpande supporten från Tabellae. Det har varit av hög kvalitet och de är alltid redo med snabb hjälp.”
