KE Fibertec, verdens ledende produsent av ventilasjonskanaler i tekstil, hadde store utfordringer med nedetid i produksjonen på grunn av proprietære programmer for dokumenthåndtering. Med en løsning fra Tabellae faset de ut eldre applikasjoner med en stabil dokumenthåndteringsløsning – slik at de enkelt kunne oppfylle kundenes krav og tilpasse komplekse kundedokumenter.
Om KE Fibertec
KE Fibertec A/S utvikler, produserer og markedsfører luftfordelingssystemer basert på fiberteknologi og bærekraft for industribedrifter, laboratorier og andre steder der det er behov for et godt inneklima.
Selskapet er verdens største produsent av disse “tekstilkanalene”. De har fem salgsselskaber i Danmark, Storbritannien, Tyskland, USA og Tyrkiet, og tre produktionsselskaber.
Selskapets ERP-system er Microsoft Dynamics AX 2012.
Langsiktig IT-strategi minimerer sårbarheten
“Vi har en langsiktig IT-strategi som går ut på å erstatte proprietær programvare med modifiserbar standardprogramvare for å eliminere sårbarhet, minimere “brannslukking” og sløsing med arbeidstid. Tabellae hjelper oss med å løse disse oppgavene”, sier IT-sjef Michael Pedersen. KE Fibertec valgte en dokumenthåndteringsløsning fra Tabellae som en del av sin langsiktige IT-strategi. De bruker det til å fritt formatere standarddokumenter for kunder og partnere, som kan sendes til mottakere via ulike ruter.
Mange fordeler i én Output Management-løsning
Det er en løsning som gir selskapet en rekke fordeler, forklarer Michael Pederden. Han lister opp de viktigste av dem:
- Automatisk fakturautsendelse: “Vi kan nå automatisk sende fakturaen til kundene via e-post og i PDF-format, som til og med har samme filnavn som fakturanummeret. Lasernet gir PDF-filen samme nummer som fakturaen, f.eks. 22546.pdf. Kundene ringer ikke lenger for å få fakturaen tilsendt på nytt, siden de finner den på filnummeret”.
- Automatisk nummerhåndtering i e-poster: “Vi kan også automatisk skrive kundens ordrenummer eller rekvisisjonsnummer i disse e-postene til kundene. Dette gjør det enklere for kundene å holde oversikt over dokumentene de mottar fra KE Fibertec.”
- Imøtekomme kundens krav: “Det er enklere å tilpasse dokumenter til kundens behov”.
- Raskere arbeidsflyt: “Vi kan generere følgesedler og fakturaer mye raskere i samme arbeidsflyt for samme kunde fra ulike avdelinger”.
“Det har blitt enkelt å tilpasse kundevendte dokumenter og optimalisere interne forretningsprosesser.”
Michael Barbedgaard Pedersen, IT-chef, KE Fibertec
Resultater
- Minimert sårbarhet
- Mange fordeler i én løsning
- Oppfyller enkelt kundens krav
- Effektiviserte arbeidsprosesser
- Enkel tilpasning av dokumenter
Utfasing av gamle programmer
Selskapet hadde også en annen komplisert oppgave: påføring av vaskemerker som er satt inn i KE Fibertecs produkter. Vaskelappene og det flerspråklige datainnholdet ble tidligere opprettet i en svært tidkrevende prosess ved hjelp av to proprietære programmer. Disse var ustabile og krasjet 2-3 ganger om dagen. Det var avgjørende for produksjonen.
Oppgaven er blitt betydelig enklere med Tabellaes løsning, som har faset ut de to programmene. Nå opprettes og skrives vaskeetikettene ut via Lasernet, som henter de nødvendige dataene fra Dynamics AX for å formatere dem med riktige logoer, vaskesymboler og tekst på kundens språk. Denne filen sendes deretter til en termisk skriver som skriver ut vaskemerkene på stoffet.
Enkel tilpasning av komplekse dokumenter
Michael Pedersen konkluderer: “Den felles overskriften for fordelene med Tabellaes dokumenthåndteringsløsning er: ‘Enkel tilpasning av komplekse kundevendte dokumenter og optimalisering av interne forretningsprosesser’. Vi har bare vært fornøyde med løsningen og den løpende supporten fra Tabellae. Den har vært av høy kvalitet, og de er alltid klare med rask hjelp.”
