Verdens førende producent af ventilationskanaler i tekstil, KE Fibertec, havde store udfordringer med nedetid i produktionen pga. egenudviklede softwareprogrammer til dokumenthåndtering. Med en løsning fra Tabellae fik de udfaset gamle programmer med en stabil løsning til dokumenthåndtering – og gør dem i stand til nem at imødekomme kundekrav og tilpasse komplekse kundedokumenter.
Om KE Fibertec
KE Fibertec A/S udvikler, producerer og markedsfører luftfordelingssystemer baseret på fiberteknologi og bæredygtighed til industrivirksomheder, laboratorier og andre steder, hvor der er behov for et godt indeklima.
Virksomheden er verdens største producent af disse ‘tekstilkanaler’. De har fem salgsselskaber i Danmark, Storbritannien, Tyskland, USA og Tyrkiet, og tre produktionsselskaber.
Virksomhedens ERP-system er Microsoft Dynamics AX 2012.
Langsigtet IT-strategi minimerer sårbarhed
”Vi har en langsigtet IT-strategi om at erstatte egenudviklet software med modificerbart standardsoftware for at fjerne sårbarheden, minimere ’brandslukningsarbejdet’ og spild af arbejdstid. De opgaver hjælper Tabellae os med at løse”, fortæller IT-chef, Michael Pedersen. KE Fibertec valgte som en del af deres langsigtede IT-strategi en dokumenthåndteringsløsning fra Tabellae. De bruger den til frit at formatere standarddokumenter til kunder og samarbejdspartnere, som kan sendes til modtagerne ad forskellige veje.
Mange fordele i én Output Management løsning
Det er en løsning, der giver virksomheden en lang række fordele, forklarer Michael Pederden. Han nævner de vigtigste af dem som:
- Automatisk fakturaudsendelse: “Vi kan nu automatisk sende fakturaen til kunderne via e-mail og i pdf-format, som ovenikøbet har samme filnavn som fakturanummeret. Lasernet giver pdf-filen samme nummer som fakturaen, f.eks. 22546.pdf. Kunderne ringer nu ikke længere for at få fakturaen gensendt, da de kan finde den på fil-nummeret”.
- Automatisk nummerhåndtering i e-mails: “Vi kan også automatisk skrive kundens ordrenummer eller rekvisitionsnummeret i disse e-mails til kunderne. Dermed bliver det nemmere for kunderne at holde styr på de dokumenter, de får fra KE Fibertec”.
- Imødekomme kundekrav: “Det er nemmere at tilpasse dokumenter til kundernes krav”.
- Hurtigere arbejdsprocesser: “Vi kan langt hurtigere generere følgesedler og fakturaer i samme arbejdsproces til samme kunde fra forskellige afdelinger”.
“Det er blevet nemt at tilpasse vores kunderettede dokumenter og optimere de interne forretningsgange”
Michael Barbedgaard Pedersen, IT-chef, KE Fibertec
Resultater
- Minimeret sårbarhed
- Mange fordele i én løsning
- Imødekommer let kundekrav
- Effektiviseret arbejdsprocesser
- Nem tilpasning af dokumenter
Udfasning af gamle programmer
Virksomheden havde også en en anden kompliceret opgave: opsætning af vaskemærker, der sættes i produkterne fra KE Fibertec. Vaskemærkerne og deres dataindhold på flere sprog blev tidligere skabt ved en meget tidskrævende proces med brugen af to egenudviklede softwareprogrammer. Disse var ustabile og gik ned 2-3 gange om dagen. Det var kritisk for produktionen.
Opgaven er blevet betydeligt nemmere at løse med Tabellaes løsning, som har udfaset de to programmer. Nu dannes og printes vaskemærkerne via Lasernet, som får de nødvendige data fra Dynamics AX til at formatere dem med de rigtige logoer, vaskesymboler og tekst på kundens sprog. Derefter sendes denne fil til en termoprinter, som trykker vaskemærkerne på stof.
Nem tilpasning af komplekse dokumenter
Michael Pedersen afslutter: “Den fælles overskrift for gevinsterne ved Tabellaes dokumenthåndteringsløsning er: ‘Nem tilpasning af komplekse kunderettede dokumenter samt optimering af interne forretningsgange’. Vi har kun været tilfredse med løsningen og for den løbende support fra Tabellae. Den har været af høj kvalitet, hvor de altid er parat med hurtig hjælp”.
