När CBI och Papiruld gick samman och var tvungna att flytta till D365FO, var det viktigt att hantera det på ett intelligent sätt. “Vi såg det inte som en IT-uppgradering, utan som en affärsuppgradering”, säger VD Jens Engbo Norddahl.

“Vi använde sammanslagningen för att få medarbetarna att arbeta ännu mer tillsammans. Vi fokuserade på att det nya systemet skulle ge oss en övergripande kompetenshöjning och hjälpa oss att hela tiden ta oss till nästa nivå. Vi vill inte stå stilla, utan utvecklas månad för månad.”

En projektledare var fast anställd och fungerade som en slags tolk som översatte verksamhetens behov till konsultspråk. Projektledaren hanterade också framsteg och mål och kunde snabbt reagera på förändrade förhållanden under resans gång.

Jens Engbo Norddahl skulle rekommendera andra att avsätta en fast resurs – oavsett om det är en extern konsult eller en intern resurs som tilldelas uppgiften.

“När det gäller systemet har det varit viktigt för oss att maximera helheten i ett framtida system, snarare än bara fragment av det. Det är en av anledningarna till att vi ville ha så mycket standardisering som möjligt. Naturligtvis måste affärskritikalitet stödjas, men standardisering räcker långt idag. “Vi tror på ‘rätt verktyg för rätt jobb’. Vi ville inte utveckla något som redan finns. Man kan inte få allt i ett system, så vi valde att använda flera olika system”, säger Jens.

På dokumentsidan valdes Lasernet för att göra det enklare, bättre och mindre komplicerat att göra affärer med Nviro.

“Vi har precis gått live. Vi försöker vara med i standardlösningen till att börja med – samla erfarenheter – och målet är att vi om sex månader själva ska kunna forma resultatet i form av den flexibilitet vi behöver.

Detta kräver engagemang – från både ledning och medarbetare. För att alla ska kunna arbeta mot samma mål krävs det att alla förstår målen. “När jag till exempel säger att vi behöver både enhetlighet och flexibilitet i lösningen är det motsägelsefullt, men genom dialog och nödvändiga kompromisser når vi en gemensam förståelse.”

Testning och utbildning

“Som medarbetare måste man vara villig att lära sig och nyfiken. Och som företag kan man inte kompromissa med att testa systemet, utbilda användarna och avsätta tid för att lära sig.”

Samspelet och den goda kommunikationen inom hela organisationen har varit avgörande för att säkerställa att lösningen fungerar – även i verksamheten. “Det är inte ledningens eller projektgruppens system, utan den enskilde medarbetarens system.

Medarbetarnas engagemang har varit avgörande för omfattningen. Ju bättre man förstår verksamheten, desto bättre kan man definiera vilka processer som är kritiska eller icke-kritiska att stödja. Våra medarbetare är de som bäst känner till behoven och hur saker och ting fungerar på daglig basis. Det är de som har drivit projektet, och de har – mycket välförtjänt – fått både beröm och respekt för detta.”

“Organisatoriskt skapade vi en styrgrupp med ledningen och en projektgrupp med medarbetarna. Den senare skulle ge både positiv och negativ feedback. Det var ett av sätten vi lyckades ge varje projektdeltagare en känsla av ägarskap. När vi visar de nya möjligheterna för andra är det naturligtvis medarbetarna, inte ledningen, som presenterar”.

Konsolideringen av företagen har gått snabbt. 2 olika platser slogs samman med olika arbetsflöden och tillvägagångssätt.

“Förändringshantering och tid är nyckelord som man verkligen måste respektera. Du har aldrig tid för ett stort projekt som detta – det kommer alltid att vara störande. Tricket är att kunna se igenom frustrationer och fokusera på de fördelar som ligger framför oss. Du kanske inte får ut så mycket av investeringen under det första året, men om du fortsätter att utveckla verksamheten steg för steg blir det lättare att se poängen med galenskapen.”

Projektet hade en kort tidsfrist och fasta villkor. Förväntningarna var ändå att vi skulle vara igång i tid och inom budget.

“Implementeringen var Tabellaes Best Practice till ett fast pris. Det Tabellae sa att de kunde och skulle leverera fick vi – det var exakt som definierat.

Det har inte varit några störningar i form av att vi har behövt se över saker. Detta är viktigt eftersom affärssystemen blir allt mer komplexa. Därför blir lösningskonfigurationen mer central än den var för några år sedan.”

“Vi har nått vårt mål. Nu är det upp till oss att ta nästa steg, korrigera och underhålla systemet. Varje kvartal har vi ett möte där vi bland annat går igenom infrastrukturen för att säkerställa att affärsprocesserna stöds på ett optimalt sätt.

Vi har fått möjlighet att rikta kommunikationen i fakturor, orderbekräftelser etc. Vi har fått flexibiliteten att vara både kund- och orderspecifika mot dem vi gör affärer med, samtidigt som vi snart kommer att kunna erbjuda en EDI-modul som kommer att spara oss pengar i våra kundinteraktioner. Jag och mina medarbetare ser fram emot den fortsatta utvecklingen”, avslutar Jens.