Da CBI og Papiruld blev sammenlagt og skulle over på D365FO, skulle det håndteres intelligent. “Vi betragtede det ikke som en IT-opgradering, men en virksomhedsopgradering”, fortæller direktør Jens Engbo Norddahl.

“Vi brugte fusionen til at få medarbejderne til at arbejde endnu mere fælles. Vi fokuserede på, at det nye system skulle give os et samlet kompetenceløft og hjælpe os med hele tiden, at flytte os til næste niveau. Vi skal jo helst ikke stå stille, men udvikle os måned for måned.”

En projektleder blev fast allokeret og fungerede som en slags tolk, der oversatte forretningsbehov til konsulentsprog. Projektlederen har også styret fremdrift og målsætninger og kunnet agere hurtigt på præmisser, der typisk flytter sig undervejs.

Allokkeringen af en fast ressource vil Jens Engbo Norddahl anbefale andre – hvad enten det er en en ekstern konsulent eller en intern ressource, man sætter på opgaven.

“Systemmæssigt har det været vigtigt for os, at udnytte helheden i et kommende system maksimalt, frem for blot fragmenter af det. Bl.a. der for ønskede vi så meget standard som muligt. Det forretningskritiske skal selvfølgelig understøttes, men med standard kommer man langt i dag. “Vi tror på ‘rette værtøj til rette opgave’. Vi ville ikke udvikle noget, som allerede findes. Man kan ikke få alt i 1 system og derfor valgte vi at bruge flere forskellige systemer”, fortæller Jens.

På dokumentsiden blev Lasernet valgt for at gøre det nemmere, bedre og mindre kompliceret at handle med Nviro.

“Nu er vi lige gået live. Vi prøver at være i Standardløsningen til start – få erfaringer – og målet er, at vi om et halvt år selv kan forme outputtet ift. den fleksibilitet vi har brug for.

Det kræver commitment – fra både ledelse og medarbejdere. For at alle kan arbejde mod samme mål kræver det, at alle forstår målsætningerne. “Når jeg fx siger, at vi både skal have ensartethed og fleksibilitet i løsningen, så stritter det mod hinanden, men med dialoger og nødvendige kompromiser når man til en fælles forståelse”.

Test og udddannelse

“Som medarbejder skal man være læringsparat og nysgerrig. Og så må man som virksomhed ikke gå på kompromis med at teste systemet, uddanne brugerne og afsætte tid til at lære”.

Samspillet og den gode kommunikation på tværs af virksomheden har været afgørende for at sikre, at løsningen virker – også ude i driften. “Det er ikke ledelsens eller projektgruppens system, men den enkelte medarbejders system.

Medarbejdernes involvering har været helt afgørende ift. scopet. Jo bedre man forstår forretningen, jo bedre kan man også afgrænse ift. hvilke processer, der er kritiske eller ikke-kritiske at understøtte. Vores medarbejdere er dem, der kender behovene bedst og ved, hvordan tingene virker i hverdagen. Det er dem, som har drevet projektet, og det har de – meget velfortjent – fået både kredit og respekt for”.

“Organisatorisk lavede vi en styregruppe med ledelsen og en projektgruppe med medarbejderne. Sidstnævnte skulle give både positiv og negativ feedback. Bl.a. derved lykkedes det at give hver enkelt projektdeltager følelsen af ejerskab. Når vi viser de nye muligheder for andre er det selvfølgelig også medarbejderne og ikke ledelsen, der præsenterer”.

Konsolideringen af virksomhederne er gået stærkt. 2 forskellige lokationer blev sammenlagt med forskellige arbejdsgange og indgangsvinkler.

“Forandringsledelse og tid er nøgleord, man virkelig skal have respekt for. Man har aldrig tid til et stort projekt som dét her – det vil altid forstyrre. Kunsten er, at kunne se igennem frustrationer og have fokus på dét udbytte, der venter. Det er ikke sikkert man får meget ud af investeringen det første år, men hvis man hele tiden udvikler forretningen trin for trin, bliver det lettere at se meningen med galskaben.”

Projektet havde kort deadline og faste præmisser. Alligevel var forventningen, at vi kom i drift til aftalt tid og aftalt økonomi.

“Implementeringen var Tabellae’s Best Practice til Fastpris. Dét, Tabellae sagde de kunne og ville levere, har vi fået – det var præcis, som det blev defineret.

Der har ikke været forstyrrelser i form af, at skulle genbesøge ting. Det er vigtigt, da forretningssystemer bliver mere komplekse. Derfor bliver konfigurationen af løsning mere central end for år tilbage”.

“Vi er i mål. Så er det op til os at tage skridtet videre, korrigere og holde systemet ved lige. Hvert kvartal har vi et møde, hvor vi bl.a. laver en audit på infrastruktur for at sikre, at forretningens processer er optimalt understøttet.

Vi er blevet i stand til at målrette kommunikationen i fakturaer, ordrebekræftelser osv. Vi har fået fleksibiliteten til både at være kundespecifik og ordrespecifik ift. dem, vi handler med, samtidig med vi snart kan tilbyde et EDI-modul, der vil give os besparelser i interaktionen med kunderne. Mine medarbejdere og jeg glæder os til den fortsatte udvikling”, slutter Jens.