Ökad säkerhet, kontroll och överblick
Få bättre kontroll och övervakning
Programvarukomponenten Lasernet har en kontrollfunktion och en övervakningspanel som kallas Lasernet Client. Det kan användas för att övervaka vad som potentiellt kan gå fel och gör att du kan göra något manuellt, till exempel ändra fält. Med Lasernet Client kan du:
- Säkerställa korrekt utbyte av dokument
- Öka säkerheten
- Få bättre hantering och översikt över misslyckade jobb
- Övervaka jobbköer med inkommande och utgående dokument
- Hantering av tidsförskjutna jobb och misslyckade jobb
- Ändra tidtabell för sändning av dokument
- Pausa jobb eller släppa pausade jobb
- Kontrollera och granska dokument före leverans
- Få automatiska varningar innan du skickar – t.ex. onaturliga summor pengar, systemfel eller formatfel
- Ta emot inkommande leverantörsfakturor
Övervakning och kontroll kan användas i hela organisationen
Lasernet Client kontroll- och övervakningspanel är gratis och du har den redan som Lasernet-kund.
Det är ett verktyg som automatiskt levereras med Tabellaes Lasernet Output Management-lösning och som kan användas för att öka nyttan och användningen av lösningen.
Lasernet Client kan användas på flera ställen i organisationen – både på IT-avdelningen, ekonomiavdelningen och i verksamheten, där verktyget kan vara mycket användbart och fungera som en slags “mellanstation” eller “kontrollpunkt”.
Lasernet Client är INTE ett elektroniskt arkiv för långtidslagring, men kan användas som ett korttidsarkiv.
Övervaka transporter med hjälp av affärsregler
Vi rekommenderar att affärsregler upprättas för att säkerställa att ovanliga händelser fångas upp.
Det kan t.ex. vara en regel om att känsliga dokument som påminnelser eller kreditfakturor kräver en extra kontroll och kan granskas för fel innan de skickas. Det kan också vara en övre gräns för beställning av varor för att skydda mot fusk – till exempel måste en anställd godkänna beställningar över 10 000 pund.
Dessutom kan den upptäcka om det finns fel i sändningsprocessen, t.ex. utskriftsköer eller leverans av dokument som ska skickas via e-post, så att åtgärder kan vidtas.
Att skicka och ta emot EDI och XML är ofta något som sker i bakgrunden. Med Lasernet Client kan du övervaka och korrigera eventuella fel i formaten eller i sändningen av EDI via FTP eller webbtjänst. Detta säkerställer att dokumentet skickas manuellt och hanteras i händelse av system- eller formatfel.
Kontrollera utskick av dokument
Om du skickar många fakturor kan det vara svårt att kontrollera när varje faktura skickas. Bättre kontroll över leveranserna kan uppnås med Lasernet Client och ett internt faktureringsteam.
Teamet kan övervaka hur många fakturor som kommer in från externa system och hur många som skickas ut via Lasernet.
När faktureringen har gått igenom och alla dokument har skapats pausas de i Lasernet Client. Fakturateamet kommer sedan överens om att de förväntar sig att till exempel 1 000 fakturor ska komma in, och de måste också skickas ut via Lasernet – antingen i tryck, via e-post eller elektroniskt. Teamet stämmer sedan av varje faktura och när den är godkänd släpper de dokumenten till Lasernet Client och skickar dem till kunderna. Förfarandet säkerställer att du kan kontrollera när alla fakturor skickas ut via e-post, till skrivaren och elektroniskt.
Skicka dokument i omgångar
Normalt skickas affärsdokument direkt till kunden när man trycker på “print” i affärssystemet. Med Lasernet Client kan du vänta med att skicka affärsdokument tills alla dokument är redo att skickas på en gång vid en viss tidpunkt.
Tips: Tillbringa natten och var redo på morgonen Att skapa stora PDF-filer är tidskrävande. Vi rekommenderar därför att du kör rapporter i omgångar på natten. Då är materialet klart nästa morgon.
Bifoga bilagor till affärsdokumentet innan du skickar det
Det är också möjligt att manuellt bifoga bilagor till affärsdokument i Lasernet Client innan de skickas till specifika kunder. Om alla kunder behöver få kvitton är det dock bäst att göra detta automatiskt i Lasernet.
Vill du veta mer om möjligheterna med att använda en dokumenthanteringslösning från Tabellae och hur vi kan hjälpa din organisation?
Skicka ett mejl till mig så kontaktar jag dig för att bestämma en tid för ett rådgivningssamtal som passar dig.
