Økt sikkerhet, kontroll og oversikt
Få bedre kontroll og overvåking
Programvarekomponenten Lasernet har en kontrollfunksjon og et overvåkingspanel kalt Lasernet Client. Den kan brukes til å overvåke hva som potensielt kan gå galt, og gir deg mulighet til å gjøre noe manuelt, for eksempel å endre felter. Med Lasernet Client kan du:
- Sikre korrekt udveksling af dokumenter
- Øke sikkerheten
- Få bedre styring og oversikt over mislykkede jobber
- Overvåke jobbkøer med innkommende og utgående dokumenter
- Håndtering av tidsforskyvninger og mislykkede jobber
- Planlegge utsendelse av dokumenter på nytt
- Sett jobber på pause eller frigjør jobber som er satt på pause
- Kontrollere og gjennomgå dokumenter før utsendelse
- Få automatiske advarsler før sending – f.eks. ved unaturlige pengebeløp, systemfeil eller formatfeil.
- Motta innkommende leverandørfakturaer
Overvåking og kontroll kan brukes i hele organisasjonen
Kontroll- og overvåkingspanelet Lasernet Client er gratis, og du har det allerede som Lasernet-kunde. Det er et verktøy som følger automatisk med Tabellaes Lasernet Output Management-løsning, og som kan brukes til å utvide nytten og bruken av løsningen.
Lasernet Client kan brukes flere steder i organisasjonen – både i IT-avdelingen, regnskapsavdelingen og i virksomheten, der verktøyet kan være svært nyttig og fungere som en slags “mellomstasjon” eller “sjekkpunkt”.
Lasernet Client er IKKE et elektronisk arkiv for langtidslagring, men kan brukes som korttidsarkiv.
Overvåke forsendelser med forretningsregler
Vi anbefaler at du setter opp forretningsregler for å sikre at uvanlige hendelser fanges opp. Det kan for eksempel være en regel om at sensitive dokumenter, som påminnelser eller kreditnotaer, krever en ekstra sjekk og kan gjennomgås for feil før de sendes. Det kan også være en øvre grense for bestilling av varer for å beskytte mot juks – for eksempel at en ansatt må godkjenne bestillinger på over 10 000 kr.
I tillegg kan den oppdage feil i sendeprosessen, f.eks. i utskriftskøer eller ved levering av dokumenter som skal sendes via e-post, slik at tiltak kan iverksettes.
Å sende og motta EDI og XML er ofte noe som skjer i bakgrunnen. Med Lasernet Client kan du overvåke og korrigere eventuelle feil i formatene eller ved sending av EDI via FTP eller webservice. Dette sikrer at dokumentet sendes manuelt og håndteres i tilfelle system- eller formatfeil.
Kontrollere sending av dokumenter
Hvis du sender mange fakturaer, kan det være vanskelig å kontrollere når hver enkelt faktura sendes. Bedre kontroll over forsendelsene kan oppnås med Lasernet Client og et internt faktureringsteam.
Teamet kan overvåke hvor mange fakturaer som kommer inn fra eksterne systemer og hvor mange som sendes ut via Lasernet.
Når faktureringen er fullført og alle dokumenter er generert, settes de på pause i Lasernet Client. Faktureringsteamet blir da enige om at de forventer at for eksempel 1 000 fakturaer skal komme inn, og de må også sendes ut via Lasernet – enten på papir, e-post eller elektronisk. Teamet avstemmer deretter hver faktura, og når den er godkjent, frigir de dokumentene til Lasernet Client og sender dem til kundene. Prosedyren sikrer at du kan kontrollere når alle fakturaer sendes ut via e-post, til skriveren og elektronisk.
Send dokumenter i batcher
Normalt sendes forretningsdokumenter direkte til kunden når man trykker på “print” i ERP-systemet. Med Lasernet Client kan du vente med å sende forretningsdokumenter til alle dokumentene er klare til å sendes samtidig på et bestemt tidspunkt.
Tips: Bruk natten og vær klar om morgenen Det er tidkrevende å lage store PDF-filer. Vi anbefaler derfor å kjøre rapporter i batch om natten. Da er materialet klart neste morgen.
Legg ved vedlegg til forretningsdokumentet før du sender det
Det er også mulig å legge ved vedlegg til forretningsdokumenter manuelt i Lasernet Client før de sendes til bestemte kunder. Men hvis alle kunder skal motta kvitteringer, gjøres dette best automatisk i Lasernet.
Vil du vite mer om mulighetene med en dokumenthåndteringsløsning fra Tabellae og hvordan vi kan hjelpe din organisasjon?
Send meg en e-post, så tar jeg kontakt med deg for å avtale et tidspunkt for en veiledningssamtale som passer deg.
