Lasernet One2One
Skickar du många textdokument till kunder eller medlemmar?
Exempelvis pensionsöversikt, information om förändringar i medlemsavtal eller välkomnande som ny kund. Detta är vanligtvis dokument som du skickar i e-Boks (digital brevlåda).
Med One2One, även känt som “Text Management”, kan du själv skapa, anpassa och underhålla dokument för dina medlemmar – utan hjälp av din IT-avdelning. Det kräver dock att du “ändrar” ditt sätt att skapa dokument.
Utan One2One blir det oftast ett fåtal medarbetare på IT-avdelningen som hanterar dokumenten. För ändringar måste en begäran skickas till IT-avdelningen, varefter IT kommer att justera Word-makron eller andra dokumenttyper som liknar Office-paketets sammanslagningsfunktion.
Hantera affärsbrev själv med One2One
Om ditt företag inte arbetar med fakturor, order eller ERP-system i allmänhet kan One2One-modulen fungera som din dokumenthanteringslösning.
One2One används vanligtvis för kommunikation mellan fackföreningar, organisationer och finansinstitut till deras medlemmar och kunder.
Lösningen ser till att underhåll av brev och fraser blir en enkel uppgift som hör hemma i verksamheten snarare än en tung IT-uppgift.
Lösningen kan hantera massbrev och en-till-en-brev och hantera fraser, fraslogik, brevmallar osv. One2One använder standardprogramvaran Lasernet för distribution i ett antal format såsom e-Boks/dokumentbox, PDF, PDF/A, Print, AFP, XML etc.
Dela ansvaret inom hela organisationen
Med One2One kan vem som helst skapa och redigera dokument – så att du inte behöver vänta på att IT ska göra ändringar.
Ansvaret för dokumenthanteringen delas mellan relevanta yrkesgrupper, som kan ändra enkla saker som text, juridiska klausuler och bilder – till exempel:
- Juridiska avdelningen upprätthåller den juridiska delen av dokumentet
- Handläggaren eller kommunikationsansvarig upprätthåller klartexten
All säkerhet är centrerad kring vem som kan göra vad. One2One-modulen är byggd med åtkomstvillkor, så varje användare loggar in med sin Windows-inloggning. En advokat får tillgång till specifika dokument, medan en handläggare får tillgång till CPR-nummer och medlemsuppgifter.
Fördelar med Lasernet One2One
Det finns många fördelar med att använda ett texthanteringsprogram som Lasernet One2One, bland annat
1. Undvik väntetider eftersom du själv kan skapa, anpassa och underhålla dokumenten utan IT-avdelning.
2. Du kan göra den faktiska konfigurationen, dvs. bestämma hur data ska presenteras i dokumenten.
3. Ni sparar intern tid på briefing, överlämning och väntetid tack vare den nya arbetsfördelningen.
4. Dina kunder kan beställa dokument online utan att kontakta dig, t.ex. pensionsöversikter och villkor. Allt de behöver göra är att vänta på att dokumentet ska genereras online och visas på webben.
One2One kräver minimal teknisk förståelse
One2One-modulen levereras med en One2One-designer från vilken du måste ladda ner en XML-fil. Designern är utrustad med verktyg som är mycket lika Word och Office-paketet – precis som du känner till ikonerna, betydelserna och schemaläggningen.
Du behöver inte själv ta fram medlemsdata – det är standard i de dokument du har. Om en handläggare till exempel behöver skapa en pensionsöversikt för en kund laddar de ner en mall via Lasernet, där alla parametrar som ska ingå i brevet är fördefinierade och konfigurerade.
Dokumenthantering kräver därför endast att handläggaren förstår vad en XML-fil är, varefter medarbetaren kan skriva och dra in variabler i dokumentet såsom CPR-nummer, medlemsnummer, adress etc. – och sedan kan de skapa sina egna dokument.
Vad du får med One2One
Med Lasernet One2One från Tabellae uppnår du följande:
- Enkelt och smidigt underhåll av en-till-en-brev, massbrev och systemutskrifter
- Underhåll av affärsbrev görs in-house
- Leverans i alla format till kunder och medlemmar (PDF, e-Boks, brev, XML, portal, EDH, etc.)
- Integration till andra system via webbtjänster, databasuppslagning, Sharepoint, utskrift eller fil.
- Integration med EDH- eller arkiveringssystem
- Plattformsoberoende för medlemskap eller affärssystem
- Uavhengighet av skriveren
- Version oberoende av t.ex. WORD eller Google Docs
- Snabba förändringar: timmar från lagstadgade krav till produktion
Så här använder du One2One-lösningen
Användaren beställer ett dokument från affärssystemet, som skickar data till Lasernet One2One. Här sammanfogas systemdata med relevanta juridiska fraser, användarfraser, tabeller, diagram och logik, och det färdiga brevet skickas till användaren (en-till-en-brev) eller till produktionsservern (massbrev/systemutskrift).
Dokumenten distribueras från Lasernet direkt till önskat format i en automatiserad process. Alla fysiska och elektroniska format kan användas omedelbart.
Vill du veta mer om möjligheterna med Lasernet One2One och hur vi kan hjälpa dig att optimera interna arbetsflöden?
Skicka ett mejl till mig så kontaktar jag dig för att bestämma en tid för ett rådgivningssamtal som passar dig.
