Lasernet One2One
Sender du mange tekstdokumenter til kunder eller medlemmer?
For eksempel pensjonsoversikt, informasjon om endringer i medlemsavtaler eller velkomst som ny kunde. Dette er vanligvis dokumenter du sender i en digital postkasse.
Med One2One, også kjent som “Text Management”, kan du selv opprette, tilpasse og vedlikeholde dokumenter for medlemmene dine – uten hjelp fra IT-avdelingen. Det krever imidlertid at du “endrer” måten du lager dokumenter på.
Uten One2One vil det typisk være noen få ansatte i IT-avdelingen som håndterer dokumentene. Ved endringer må det sendes en forespørsel til IT-avdelingen, som deretter justerer Word-makroer eller andre dokumenttyper tilsvarende Office-pakkens flettefunksjon.
Håndter forretningsbrevene selv med One2One
Hvis virksomheten din ikke opererer med fakturaer, ordrer eller ERP-systemer generelt, kan One2One-modulen fungere som din dokumenthåndteringsløsning.
One2One brukes vanligvis til kommunikasjon mellom fagforeninger, organisasjoner og finansinstitusjoner og deres medlemmer og kunder.
Løsningen sørger for at vedlikehold av brev og fraser blir en enkel oppgave som hører hjemme i virksomheten, og ikke en tung IT-oppgave.
Løsningen kan håndtere masse- og en-til-en-brev og håndtere fraser, fraselogikk, brevmaler osv. One2One bruker standardprogramvaren Lasernet for distribusjon i en rekke formater som digital postkasse/dokumentboks, PDF, PDF/A, Print, AFP, XML med mer.
Del ansvaret på tvers av organisasjonen
Med One2One kan hvem som helst opprette og redigere dokumenter, slik at du ikke trenger å vente på at IT-avdelingen skal gjøre endringer.
Ansvaret for dokumenthåndtering deles mellom relevante fagpersoner, som kan endre enkle ting som tekst, juridiske klausuler og bilder – f.eks:
- juridisk avdeling vedlikeholder den juridiske delen av dokumentet.
- saksbehandler eller kommunikasjonsansvarlig vedlikeholder klarteksten.
All sikkerhet dreier seg om hvem som kan gjøre hva. One2One-modulen er bygget med tilgangsbetingelser, slik at hver bruker logger inn med sin Windows-pålogging. En advokat får tilgang til spesifikke dokumenter, mens en saksbehandler får tilgang til CPR-nummer og medlemsdata.
Fordeler med Lasernet One2One
Det er mange fordeler med å bruke et tekstbehandlingsprogram som Lasernet One2One, blant annet:
1. Unngå ventetid ettersom du kan opprette, tilpasse og vedlikeholde dokumentene selv uten IT-avdelingen.
2. Du kan foreta selve konfigurasjonen, f.eks. bestemme hvordan data skal presenteres i dokumentene.
3. Du sparer intern tid på briefing, overlevering og ventetid på grunn av den nye arbeidsfordelingen.
4. Kundene dine kan bestille dokumenter på nettet uten å kontakte deg, for eksempel pensjonsoversikter og vilkår. Alt de trenger å gjøre, er å vente på at dokumentet genereres online og vises på nettet.
One2One krever minimal teknisk forståelse
One2One-modulen leveres med en One2One-designer som du må laste ned en XML-fil fra. Designeren er utstyrt med verktøy som er svært like Word og Office-pakken – akkurat som du kjenner til ikonene, betydningene og skjemakonfigurasjonen.
Du trenger ikke å hente inn medlemsdata selv – de finnes som standard i dokumentene du har. Hvis en saksbehandler for eksempel skal lage en pensjonsoversikt for en kunde, laster han eller hun ned en mal via Lasernet, der alle parametrene som skal inkluderes i brevet, er forhåndsdefinert og konfigurert.
Dokumenthåndtering krever derfor kun at saksbehandleren forstår hva en XML-fil er, og deretter kan den ansatte skrive og dra variabler inn i dokumentet, for eksempel CPR-nummer, medlemsnummer, adresse osv. – og deretter kan de opprette sine egne dokumenter.
Dette får du med One2One
Med Lasernet One2One fra Tabellae oppnår du følgende:
- Enkelt og enkelt vedlikehold av en-til-en-brev, massebrev og systemutskrifter
- Vedlikehold av forretningsbrev gjøres internt
- Levering i alle formater til kunder og medlemmer (PDF, digital postkasse, brev, XML, portal, EDH osv.).
- Integrasjon til andre systemer via webtjenester, databaseoppslag, Sharepoint, utskrift eller fil.
- Integrering med EDH- eller arkivsystemer
- Plattformuavhengighet for medlemskap eller forretningssystem
- Skriveruavhengighet
- Versjonsuavhengighet av f.eks. WORD eller Google Docs
- Raske endringer: få timer fra myndighetskrav til produksjon
Slik bruker du One2One-løsningen
Brukeren bestiller et dokument fra forretningssystemet, som sender data til Lasernet One2One. Her flettes systemdata sammen med relevante juridiske fraser, brukerfraser, tabeller, grafer og logikk, og det ferdige brevet sendes til brukeren (en-til-en-brev) eller til produksjonsserveren (massebrev/systemutskrift).
Dokumentene distribueres fra Lasernet direkte til ønsket format i en automatisert prosess. Alle fysiske og elektroniske formater kan brukes umiddelbart.
Vil du vite mer om mulighetene med Lasernet One2One og hvordan vi kan hjelpe deg med å optimalisere interne arbeidsflyter?
Send meg en e-post, så tar jeg kontakt med deg for å avtale et tidspunkt for en veiledningssamtale som passer deg.
