Peter Justesen levererar +8000 olika varor till +160 länder. Det ställer höga krav på deras fraktdokument – krav som kräver många tillbehör till standard, vilket är dyrt i tid och resurser. Tabellae har hjälpt till att automatisera hanteringen av deras fraktdokument.
Om Peter Justesen
Peter Justesen Company A/S är en världsomspännande återförsäljare av Duty
Gratis kvalitetsvaror för diplomater, ambassader, konsulat, FN och internationella organisationer samt utlånare och andra som åtnjuter tullfria privilegier. Företaget har regelbundna transportarrangemang till +160 länder av sitt produktsortiment på mer än 8000 varor.
Företagets ERP-system är Microsoft Dynamics AX2012.
Shipping-dokument kräver detaljerade data
Peter Justesen har bl.a. ett lager i Polen och de polska tullmyndigheterna ställer många krav på mottagande av filer samt specifikationer för varje enskild vara: ”Det ska anges tullkod, tullgrupp samt varustamdata. Vi handlar t.ex. med alkohol och tobak, där det ska anges alkoholprocent, vilken grad plato ölen har, nettovikt, korsvikt och antal gram tobak som finns i cigaretterna.
Det är mycket detaljerade varustamdata som måste tillhandahållas varje gång vi skickar en beställning utanför Polen. Om ens paketlista inte uppfyller de polska tullmyndigheternas krav kommer myndigheterna att kräva mer kontroll, vilket påverkar leveranstiden”, berättar Supply Chain Manager Kim Jønsson.
Standard ERP kräver manuellt arbete
Det är en tung manuell process att leverera dessa data till samma handelspartner som gör registreringen till tulltjänstemännen. Med standard ERP skapas en massa Excel-ark, där data spåras ut ur ERP-systemet och omformateras i Excel så att det står som en paketlista. Härifrån kan man skapa en XML-fil via Excel som matchar den paketlista som skickas till tullmyndigheterna. ”Detta var inte en hållbar lösning. Vi har stora leveranser med t.ex. 50 beställningar och flera tusen orderlinjer. Excel kan mycket, men kommer också till kort – det är inte 100% stabilt på grund av mängden formler och variabler. Det är mycket svårt att arbeta med samtidigt som de många makron gör att personen som bildar paketlistorna och XML-filerna är låst i 30 minuter eftersom makron körs. Detta kunde inte automatiseras med standard och var en mycket dyr process”.
”Med Tabellaes lösning har vi minskat vår dagliga hanteringstid på att bilda paket med över 75%”
Kim Jønsson, chef för leveranskedjan, Peter Justesen Company A/S
Resultat
- Bättre och enklare dokumenthantering
- Större säkerhet
- Minimal felprocent
- Kortare hanteringstid
- Bra samarbete med Tabellae
Tabellens Excel-modul ger ökad säkerhet
Med Tabellaes Excel-modul kunde Peter Justesen bilda fraktdokumenten automatiskt genom att hämta data direkt från ERP-systemet
i realtid – och det ger mycket större säkerhet eftersom data är 100% korrekta. Det innebär också att tulltjänstemännen kan plotta in data på paketlistan direkt i sitt system, vilket ger en kortare hanteringstid.
Minimal felprocent
Dessutom utvecklade Tabellae en knapp i ERP-systemet som, beroende på destination, bildar en Excel-paketlista och en XML-fil som alltid matchar
varandra, eftersom data tas direkt från ERP-systemet i ögonblicket. Man undviker därmed fel i Excel-ark och namngivning på ark, och man kan tracka ut en paketlista som är 3 månader gammal utan att det finns fel på den.
Det innebär också att felprocenten minskar markant eftersom man inte är avhängig av att:
- en kundtjänstpersonal måste uppdatera lagret om delar av en beställning har avbrutits
- Avvikelser uppstår om en medarbetare ändrar något i en kolumn.
Med Tabellaes-knappen är paketlistan och XML-filen live direkt och kan skickas direkt till tullmyndigheterna. Utan knappen kommer man att behöva ta ut data ur sitt Data Warehouse med risk för fördröjning på t.ex. 6 timmar, om ens setup är med uppdatering var 6:e timme.
Kortare hanteringstid
”Med knappen minskar hanteringstiden i fraktavdelningen. Vi har minskat vår dagliga hanteringstid för att bilda paket med över 75%. Man kan köra det som batchjobs, och då är det bara att välja ut de destinationer man vill ha papper på, trycka på knappen – och så är de genererade”, avslutar Kim Jønsson.
