Peter Justesen hat ein Lager in Polen, und die polnischen Zollbehörden stellen zahlreiche Anforderungen an die Dateien und Spezifikationen zu jedem einzelnen Artikel: „Der Zollcode, die Zollgruppe und spezielle Artikelstammdaten müssen angegeben werden. Wir handeln zum Beispiel mit Alkohol und Tabak, bei denen der Alkoholgehalt, der Plato-Grad des Bieres, das Nettogewicht, das Bruttogewicht und die Anzahl der Gramm Tabak in den Zigaretten angegeben werden müssen.

Dies sind sehr detaillierte Produktstammdaten, die jedes Mal bereitgestellt werden müssen, wenn wir eine Bestellung aus Polen versenden. Wenn die Packlisten nicht den Anforderungen des polnischen Zolls entsprechen, verlangen die Behörden zusätzliche Kontrollen – was die Versandzeit beeinflusst“, erklärt Supply Chain Manager Kim Jønsson.

Es ist ein aufwendiger manueller Prozess, diese Daten an die Handelspartner zu liefern, die die Zollanmeldung durchführen. Mit einem Standard-ERP-System werden viele Excel-Tabellen erstellt, in denen Daten aus dem ERP-System exportiert und in Excel zu einer Packliste umformatiert werden. Von dort aus kann man über Excel eine XML-Datei erzeugen, die zur Packliste passt und an den Zoll gesendet wird.
„Das war keine nachhaltige Lösung. Wir haben große Lieferungen mit zum Beispiel 50 Aufträgen und Tausenden von Auftragszeilen. Excel kann viel, stößt aber auch an Grenzen – es ist aufgrund der Menge an Formeln und Variablen nicht zu 100 % stabil. Die Arbeit damit ist sehr mühsam, und die vielen Makros bedeuten, dass die Person, die die Packlisten und XML-Dateien erstellt, für 30 Minuten blockiert ist, weil die Makros laufen. Das ließ sich standardmäßig nicht automatisieren und war ein sehr teurer Prozess.“

Mit dem Excel-Modul von Tabellae konnte Peter Justesen die Versanddokumente automatisch erstellen, indem die Daten in Echtzeit direkt aus dem ERP-System abgerufen werden – und das sorgt für deutlich mehr Sicherheit, da die Daten zu 100 % korrekt sind.Außerdem können die Zollbeamten die Daten der Packliste direkt in ihr System übertragen, was zu einer kürzeren Bearbeitungszeit führt.

Mit einem von Tabellae entwickelten Button im ERP-System wird – je nach Bestimmungsland – automatisch eine Excel-Packliste und eine passende XML-Datei erzeugt, die immer miteinander übereinstimmen, da die Daten im selben Moment direkt aus dem ERP-System gezogen werden. Dadurch werden Fehler in Excel-Tabellen und bei der Benennung von Blättern vermieden, und man kann auch eine drei Monate alte Packliste problemlos und fehlerfrei abrufen.

Das bedeutet außerdem, dass die Fehlerquote deutlich sinkt, weil man sich nicht mehr darauf verlassen muss, dass:

• ein Customer-Service-Mitarbeiter den Bestand aktualisiert, wenn Teile eines Auftrags storniert werden
• es zu Abweichungen kommt, wenn ein Mitarbeiter eine Spalte ändert

Mit dem Tabellae-Button sind die Packliste und die XML-Datei sofort aktuell und können direkt an den Zoll gesendet werden. Ohne diesen Button müsste man die Daten aus dem Data Warehouse ziehen – mit dem Risiko einer Verzögerung von beispielsweise sechs Stunden, wenn das System nur alle sechs Stunden aktualisiert wird.

„Der Button verkürzt die Bearbeitungszeit in der Versandabteilung. Wir haben unsere tägliche Prozesszeit für die Erstellung von Packlisten um über 75 % reduziert. Man kann das als Batch-Jobs laufen lassen, dann einfach die gewünschten Destinationen auswählen, den Button drücken – und die Dokumente werden generiert“, fasst Kim Jønsson zusammen.