Digital medlemskommunikation kräver ett effektivt verktyg för utskick och dokumenthantering. Under researchfasen insåg 3F snabbt att storskaliga lösningar var mycket dyra och svåra att administrera. De valde det pragmatiska Lasernet One2One-verktyget från Tabellae, som de kunde hantera själva och som har sparat dem miljoner.
Om 3F
Fackförbundet 3F är Danmarks största och starkaste fackförbund, som
representerar cirka 265 000 medlemmar som arbetar för att säkerställa anständiga arbetsvillkor, utbildningsmöjligheter och löner. 3F har närmare 160 avdelningar och servicekontor runt om i landet.
3F använder Tabellaes modul One2One för effektiv medlemskommunikation.
Bättre medlemsservice med in-house management
Lösningen gjorde det möjligt för Danmarks största fackförening att ge bättre medlemsservice med enkla processer och en bättre översikt över medlemskommunikationen. Innan Lasernet One2One infördes skickade 3F ut cirka en miljon brev per år med post till sina medlemmar. ”De
De finansiella kostnaderna för tryckning, porto och frakt var enorma. Dessutom var det omständligt och långsamt att korrigera breven, eftersom den delen av processen sköttes av en extern partner”, säger Michael Olsen, vars uppdrag var tydligt: “Vi ville digitalisera alla brev och sköta uppgiften själva. Målet var att spara tid och pengar. Vi har uppnått båda – och mer därtill.”
Digitalisering minimerar mängden post
“I början av digitaliseringen var vi tvungna att skapa ett antal brevmallar för vanliga brev, förmånsspecifikationer, påminnelser osv. Här hade vi stor nytta av Lasernets frassystem, där du har ett grundbrev men kan lägga till juridiska fraser efter behov. På så sätt kan vi minska antalet mallar avsevärt, vilket har varit en stor fördel.”
“Vi sparar cirka 10 miljoner DKK per år, och det är påtagligt! Dessutom hanterar vi jobbet själva, till skillnad från tidigare, vilket ger en mycket effektivare process.”
Michael Olsen, CIO, 3F
Resultat
- Sparar 10 miljoner DKK per år
- Hantera medlemsdokument själv
- Bra samarbete med Tabellae
Allt samlat på ett ställe
När brevmallarna var på plats var det dags att titta på sändningarna. ”Förr hade vi haft en multikanalstrategi, vilket innebar att medlemmarna fick brev från olika kanaler. Medlemmarna hade dock svärt att se igenom om breven kom i e-Boks eller per post. Idag har vi samlat all kommunikation i medlemmarnas virtuella brevlåda på vår självbetjäningssida mit3f.dk, vilket är en stor hjälp för både medlemmar och ärendehanterare. Vi skickar emellertid fortfarande vissa brev per post – t.ex. rykkare och annan viktig information.”
Besparingar på 10 miljoner
Utbytet av samarbetet med Tabellae är Michael inte i tvivel om: ”Vi sparar cirka 10 miljoner kronor per år på utskrift, kuvertering och frakt.
med Tabellaes digitala brev- och dokumenthanteringslösning Lasernet One2One. Det är att känna på! Dessutom hanterar vi själva uppgiften i motsats till tidigare, vilket ger en mycket effektivare process. Den stora besparingen och möjligheten att samla medlemskommunikation på ett ställe har bara varit möjlig eftersom implementeringen var så enkel och snabb”.
Den riktiga samarbetspartner
Att valet föll på Tabellae i stället för en större leverantör har Michael inte ångrat. ”Fördelen med att samarbeta med ett mindre företag är att de arbetar mycket mer agilt, medan större företag tenderar att bli byråkratiska. Tabellae har varit mycket ihållande. De har varit duktiga på att hålla fast vid uppgiften tills den var löst. Samtidigt har de reagerat snabbt och kastat allt de hade i händerna de få gånger det varit nödvändigt. Tabellaes kompetensnivå är smidigt hög och de känner utan tvekan till sin produkt. De har därför varit en aktiv samarbetspartner som jag uppfattar som både pålitlig och seriös”, avslutar Michael.
