Ett fragmenterat ERP-landskap krävde många manuella ändringar, vilket var kostsamt både i tid och resurser. Den största utmaningen var att hanteringen av dokument på olika kontinenter som Europa, USA och Australien krävde många olika och lokaliserade ändringar.
Om Geveko Markings
Geveko Markings är ett tillverkningsföretag som levererar markeringsmaterial för vägmarkeringar, områdesmarkeringar, dekorativa stadsmarkeringar och vägreparationsmaterial. Företaget har för närvarande nio fabriker belägna i Europa, USA, Malaysia och Australien och har en försäljningsnärvaro i +80 länder.
Företagets ERP-system är Microsoft Dynamics 365 FO.
90% standardiserade dokument globalt
År 2015 hade Geveko Markings sju produktionsanläggningar runt om i världen. De olika anläggningarna körde tre olika ERP-lösningar, inklusive AX 4.0 i EU och USA.
När Geveko Markings förvärvades ville de ha en nystart med ett gemensamt ERP-system där alla dokument kunde hanteras som ett enda företag. På så sätt kunde dokumenten vara konsekventa över hela företaget utan att man behövde göra anpassningar i ERP-systemet.
Torben Andersen från Geveko Markings var ansvarig för standardiseringsprojektet och är idag en lycklig man eftersom målet uppnåddes: “Vi har lyckats med vårt mål att standardisera våra dokument globalt. Över 90% av våra dokument är nu standardiserade och vi kan enkelt genomföra förändringar själva när behovet uppstår.”
Output-modul utan kundanpassning
Det var viktigt för implementeringen att allt var standardiserat. Geveko valde därför att flytta alla sju produktionsanläggningar till Microsoft Dynamics 365 FO. För att hantera utskrifter och affärsdokument valde Geveko Markings Tabellaes dokumenthanteringsmodul Lasernet, som gjorde det enkelt att styra inkommande och utgående dokument, EDI och e-fakturering samt att skicka ut fakturor automatiskt och utan anpassning.
“Med Tabellaes Best Practice-metod har vi haft en framgångsrik integration av Lasernet med standarddokument på tre olika platser”, säger Torben Andersen. Alla affärsdokument utvecklades baserat på Tabellaes Best Practice-paket, som innehåller en rad standarddokument som är redo att användas. Detta innebar att Geveko Markings snabbt testades och gick live i tid och inom budget på dokumentdelen.
“Idag är över 90% av våra dokument standardiserade och vi kan enkelt göra anpassningar själva. Tack vare Tabellae har vi lyckats med vårt mål om standardiserade dokument”
Torben Andersen, IT-chef, Geveko Markings Denmark A/S
Resultat
- Standardiserade dokument
- Enklare dokumenthantering
- Gränsöverskridande efterlevnad av rättsliga krav
- Enkelt att uppfylla kundernas krav
- Snabb time-to-market eftersom dokumentändringar kan göras in-house
Enkelt underhåll av dokument
Idag använder Geveko Markings Lasernet för både scanning av inkommande fakturor och för alla de klassiska utgående dokumenten; fakturor, inköpsorder, följesedlar, kontoutdrag etc. Det har blivit lättare att standardisera dokument. “Vi kan snabbt slutföra något eftersom dokumenten skapas utifrån standardmallar. Om vi behöver göra justeringar i förhållande till varumärket eller lokala lagkrav kan vi göra små justeringar själva”, säger Torben Andersen.
Bra samarbete med Tabellae
“Vi har haft ett bra samarbete med Tabellae, som involverade både en dansk lösningsarkitekt och en amerikansk konsult. Det fungerade väldigt effektivt eftersom vi implementerade i olika tidszoner.
Efter implementeringen har samarbetet fortsatt att vara bra. Den interna supporthotlinen fungerar riktigt bra, och Tabellae har varit mycket hjälpsamma med dokumentändringar om vi inte vill eller har tid att göra dem”, avslutar Torben Andersen.
