10 tips för att flytta ERP till molnet

1. Kravspecifikationer

En bra kravspecifikation resulterar i ett tids- och kostnadseffektivt projekt
Den säkerställer en behovsöversyn. Men gör den inte FÖR detaljerad så att den låser projektet och utesluter möjligheten att ta in nya erfarenheter under resans gång, ny teknik och begränsar de bästa lösningarna.

Tabellaes erfarenhet är att i projekt som går riktigt bra har det funnits en dialog om vad som behövs. I projekt som har gått mindre bra har många haft en mycket detaljerad kravspecifikation, men den har varit mycket stelbent.

Var öppen för förändringar
Hela kravspecifikationsdelen är otroligt viktig att tänka på, men om man har FÖR många så tycker vi att det leder till oflexibla projekt. Om du inte heller känner till dina krav ska du inte låsa fast kravspecifikationen. Du kommer alltid att lära dig mer på vägen – särskilt i dialog med experter som har provat det tidigare.

ERP-konsulten Mette Ohmsen förklarar:

“Det är alldeles för mycket fokus på funktionella krav och för lite fokus på allt annat som också är viktigt för din projektupplevelse och drift. Det är först när du går live som allt börjar. Därför måste du fokusera på drift, dokument och andra områden som IT-revision och säkerhet tidigt i ditt projekt. Och om du ska arbeta med kravspecifikation måste du göra det på en så informerad grund som möjligt, och det gör du genom att ta in några rådgivare som kan stödja dig i detta.”

2. Undvik 1:1 uppgraderingar

Ibland stöter vi på kunder som säger: “Vi behöver bara samma sak som vi hade förra gången – vi behöver det bara i molnet. Det måste det vara, för vi vill bara att det ska vara billigt, snabbt implementerat och vi vill inte ha några överraskningar eftersom vi levererar kritiska varor”.

Förutse inte dina alternativ i förväg
Tabellae rekommenderar inte detta. En 1:1-uppgradering är ofta en förutbestämd lösning. Den ger inga affärsmässiga fördelar och garanterar ofta ett (alltför) lågt pris, vilket resulterar i “fel” lösning och leverantör för dina behov.

Om du väljer en 1:1-uppgradering kommer verksamheten ofta inte att vara nöjd med den eftersom tekniken utvecklas. Om vi tittar på Microsoft-plattformen så tillkommer det hela tiden nya funktioner – och det är nästan galet att inte utnyttja dem.

Kom ihåg vad du betalar för
“Det vore synd att tro att ingenting har förändrats i en D365FO jämfört med en AX2009. Det skulle också vara synd att tro att ditt företag inte har förändrats radikalt under den tiden. Det är något med en 1:1-uppgradering som säger att du måste vara försiktig så att du inte bygger något som är för stort och massivt, så att din ambitionsnivå inte är för hög till att börja med. Så minimal livskraftig produkt, jag förstår det. Men du måste också hantera det faktum att din ledning tänker: ‘Vad är det egentligen vi har betalat 35 miljoner DKK för, för vi har inte fått något nytt’”, säger ERP-konsulten Mette Ohmsen.

3. Säkerhet

Många frågar sig fortfarande “är det säkert att gå till molnet”. Det korta svaret är ja. Generellt sett är säkerheten i molnet nu helt under kontroll, och det är mycket säkrare än om du har ditt eget datarum. Men säkerheten är fortfarande en stor fråga på många sätt när man går till molnet, och det är därför det är så mycket fokus på det. Mette Ohmsen understryker detta:

“När vi talar om säkerhet i molnet jämfört med lokalt måste du vara medveten om vilken typ av inställning du har på din befintliga IT-avdelning och vad de är vana vid. För det krävs ett annat tankesätt, eftersom infrastrukturen är annorlunda i molnet än On-Premise”.

Dokumentsäkerhet är ett förbisett område
Tabellae konstaterar att dokumentsäkerheten ofta inte beaktas från början – och det kan bli kostsamt om den inte är i ordning. enerering och transport av dokument, liksom de roller som hanterar dem, måste hanteras. För att ge två exempel från verkligheten:

Ett företag skickar en faktura med ett mycket högt belopp till en mottagare för betalning. Om kontonumret ändras i PDF-filen görs betalningen till fel konto. Tyvärr har vi upplevt det här scenariot flera gånger eftersom dokumentsäkerhet inte ingår i ERP-projektet från början – och om det händer flera gånger kan det bli kostsamt.
En annan sak är Britta. Alla känner till Britta. Det var hon som ändrade kontonumret så att pengarna hamnade på hennes eget konto. Hon hade alla de rätta rollerna i systemet, och om hon fick en Dynamics 365 skulle hon förmodligen få en roll som kunde göra allt. Detta kan förhindras med en rad olika säkerhetsåtgärder, till exempel multipla behörigheter.

Det finns flera aspekter att ta hänsyn till
Mette Ohmsen ger sin syn på säkerhet i molnet:

“Det finns två säkerhetsaspekter: 1) infrastruktursäkerhet, där Cloud vs. servrar i källaren är relevant, och 2) det finns vad jag kallar “compliance”, dvs. säkerhet kring roller, ansvar och GDPR. Jag tycker att det är värdefullt att skilja mellan de två världarna – och du måste ha båda i åtanke.

Roller och rättigheter är min käpphäst. Det måste man helt enkelt ha med i sin analys, och det är extremt svårt att förhålla sig till. Det handlar mycket mer om processer än om IT, men det handlar om vem som ska ha rätt att göra vad och när. Dessutom förstår jag helt enkelt inte varför så många implementationspartners inte inser eller förhåller sig till att det finns något som heter IT-revision, där man som företag måste redogöra för detta och presentera hur man hanterar sin segregation of duties. Det är superviktigt, och det är också svårt”.

4. Pris

Hur mycket kostar det att flytta till molnet? Det är oftast den fråga som ingen kan eller vill svara på – och inte vi heller. Det som kostar är transaktioner, antal virtuella servrar och lagringsutrymme.

Det finns konsultföretag som kan ge råd om detta och om licenser. Men det är komplext och det är svårt att göra en affärsmässig bedömning – och ingen kan göra en affärsmässig bedömning som tar hänsyn till slutanvändningen.

Den andra frågan är bemanning och vad det kostar. Hur många anställda behöver ni för att implementera? Och hur många kommer att behövas för att underhålla det efteråt?

Evergreen och efterlevnadskostnader
En sista sak som också förändras när vi går över till molnet är: “Man implementerar inte ett ERP-system och sedan går alla hem”. Du implementerar ett ERP-system i Evergreen. Det innebär att hela den arbetsstyrka du behöver är en annan än förr i tiden, när den fanns nere i källaren. Detta inkluderar personal för testning till exempel, eftersom Microsoft uppdaterar fyra gånger om året. Detta kräver beredskap, så inkludera det i driftsbudgeten, eftersom det är en nödvändighet i ett molnsystem. Mette Ohmsen tillägger:

“Det finns vissa saker som man kanske inte vågar inse, för man kanske också föreställer sig att nu kommer det att finnas vissa möjligheter, och det kommer inte att kosta mer att köra applikationshantering på en D365FO jämfört med vår gamla AX. Det är vad det gör“.

Tabellaes bästa råd är att prata med någon som har varit med om det och som har verklig erfarenhet av att implementera ett ERP-system i molnet och ta det i drift (se även punkt 10).

5. Prestanda i molnet

Få koll på prestandan – särskilt när det gäller dokument. Molnprestandan har förbättrats och idag finns det olika sätt att ytterligare optimera prestandan, inklusive uppskalning via Azure.

Prestanda i molnet är en överraskning för många
Du kan skala upp och ner, men molnprestanda kan vara en överraskning. Tabellae rekommenderar därför att du tar med en arkitekt som har provat det tidigare. Det är irriterande när en användare har varit van vid att få svar på 2 sekunder, och svaret plötsligt kommer 28 sekunder senare – och det kan bli dyrt att lösa prestandaproblemet på fel sätt.

Mette Ohmsen understryker:

“Jag är inget stort fan av att skriva alla möjliga avtal med sina leverantörer, men det är en bra idé att insistera på att leverantören kommenterar och relaterar till prestanda i den design som de skapar.”

6. Testa, testa, testa

Varje gång du uppgraderar måste du testa. Lyckligtvis kan mycket automatiseras och det är bara en fråga om prioritering.

En snabb checklista för testning utgör:

Vem bör testa? Oftast är det de bästa personerna i verksamheten eftersom de är bäst på det – och det är en överraskning för många. Anledningen till att detta är ett stort problem är att de vanligtvis används till allt annat.
Hur mycket tid ska vi ägna åt testning?
Vad är syftet med testning?
Vilken funktionalitet behöver vi?

Testning är extremt viktigt
Mette Ohmsen är också tydlig med att testning är otroligt viktigt: “Dra nytta av testautomatiseringsalternativen och använd dem redan i implementeringsprocessen – då behöver du inte skriva testfall i Word. Dessutom har jag två råd:

Börja tidigt med processtestning, dvs. flödestestning och end-to-end-testning inom ett antal områden.
Se till att du testar med rätt roller. Många leverantörer är emot detta, för om det är riktigt svårt kommer du inte att kunna validera funktionaliteten. Om din leverantör säger detta, insistera på att du först testar funktionaliteten där alla kan köra igenom den, och sedan MÅSTE du testa med rätt roll efteråt. Det är då man kommer till pudelns kärna.”

7. Best of Suite / Microsoft “standard”

Standard är inte alltid standard
En evig diskussion, det är en religion – och det finns några olika sådana i ERP-världen:

“Best of Suite”: Allt ska finnas i ett paket
“Best of Breed”: Du köper det bästa som finns på marknaden (ISV:er)

Det är inte ett argument som du kan vinna, eftersom det finns så många nyanser av det. Men om någon säger att det är standard för att det är SAP eller Microsoft, till exempel, är sanningen den att de mycket väl kan ha rätt. Men om du måste skriva en massa kod för att använda standarden, då har du inte rätt. I slutändan får du en standardprodukt som du har skamkodat – och den är svår, dyr och tidskrävande att underhålla.

Så lyssna på flera religioner innan du gör ett val.

Använd dig av rådgivning
Om du ska använda Best of Breed eller Best of Suite beror på dina affärsbehov. På Tabellae hjälper vi dig att välja rätt lösning redan från början genom att analysera dina behov. När detta är gjort kan vi ge en övergripande bedömning av om dina behov kan tillgodoses med en standardlösning eller en tredjepartsapplikation utanför ERP-systemet.

8. Kodning och kundanpassning

Kodning och kundanpassning är det som de flesta kommer ifrån. En av anledningarna till att du vill bli av med det är att kodning är dyrt.

Kodning är inte riskfritt
Ju mer du kodar, desto mer behöver du testa. Exempelvis kräver 100 timmars kodning i Dynamics hela 700 timmars efterföljande testning, enligt flera ERP-hus. Ett kodat affärssystem löper också större risk att drabbas av fel vid uppgraderingar. Konfigurera och använd istället ISV:er där det är meningsfullt.

Mette Ohmsen betonar dock att kodning – i den verkliga världen – ibland kan vara nödvändigt:

“Men din verksamhet måste fungera. Ibland måste man koda om det inte finns tillgängligt i standardlösningar eller tredjepartslösningar”.

9. Val av partner är viktigare än val av programvara

Hitta en partner som ni har en bra kemi med och som förstår er verksamhet och era behov. Detta är tio gånger viktigare än att välja en specifik lösning. Naturligtvis kräver det också viss erfarenhet, men om ni har samma inställning och sitter på samma sida av bordet kanske ni inte behöver titta så mycket på kontraktet – och det är inte heller särskilt spännande.

“Att titta på kontraktet är något man bör undvika. Det dyraste är att inte få saker gjorda. Det är konflikter. Undvik dem med en bra avtalsbas som är balanserad mellan kunden och leverantören, och en bra kemi”, säger Mette Ohmsen, ERP-konsult.

En bra avtalsbas hjälper på regniga dagar
Det finns inget ERP-projekt som inte har både soliga och regniga dagar. Och på de regniga dagarna är det bra att ha en bra avtalsgrund så att ni kan prata som partners och komma överens om hur mycket det regnar idag och vem som ska fixa paraplyet.

En snabb checklista för en bra partner är:
– Har de erfarenhet?
– Har de branschkunskap?
– Passar ni bra ihop? (mentalt och projektmodellsmässigt)
– Finns resurserna där?
– Finns kompetensen där?
– Gemensamma framgångskriterier?

10. Använd ERFA – och få bra input

Hur ofta implementerar du ERP i ditt liv? Kanske 3 gånger. ERP-partnern kanske har 4-6 projekt på ett år, vilket inte är mycket globalt sett. Det är därför svårt att vara särskilt erfaren när man implementerar ERP. På Tabellae rekommenderar vi därför våra kunder att använda ERFA-grupper.

Kostnadsfri, oberoende rådgivare
ERFA-grupper är din oberoende “rådgivning” – och de har gjort det förut. Du får råd och sparring om ERP-projektet, både före, under och efter implementeringen.

Sök efter ERFA-grupper med samma affärssystem som du och få inspiration som kan vara mycket värdefull och bespara dig ändringsförfrågningar.

Ta in externa experter
Mette Ohmsen betonar vikten av externa krafter i ett ERP-projekt:

“Tyvärr har många företag inställningen att det känns osäkert att gå ut och ta in främlingar och dela med sig av denna mycket sårbara klargörandeprocess. Och ja, det är sårbart. Men det är värt det. Det är lite som att säga “jag måste gå ner 10 kilo innan jag skaffar en personlig tränare”. Det kan mycket väl vara så att viktminskningen går snabbare om du bara kastar dig in i det, även om det förmodligen inte är särskilt roligt”.

11. Det vanliga: Kom ihåg att förankra det i ledningen

Det sista rådet är inte särskilt briljant och faktiskt uråldrigt, men det är bergfast och gäller fortfarande: Förankra i ledningen.

Se ERP-uppgraderingen som en affärstransformation och inte som ett IT-projekt. På så sätt förankras projekten i ledningen och hela verksamheten tar ansvar för projektet. Det är svårt att nå framgång utan ledningens stöd, och det kostar tid i projektet. Se till att det finns engagemang, vilja och beredskap att lära.

Lättare att genomföra
Mette Ohmsen avslutar sitt bidrag med:

“Endast en arg VD kan kasta oss in i maskineriet kring den framgång som det annars skulle ha blivit. De måste delta i projektet eller styrgruppen eftersom det gör en enorm skillnad för förmågan att genomföra”.