10 tips for å flytte ERP til skyen

1. Kravspesifikasjoner

En god kravspesifikasjon gir et tids- og kostnadseffektivt prosjekt.
Den sikrer en behovsgjennomgang. Men ikke gjør den FOR detaljert slik at den låser prosjektet og utelukker muligheten for å innarbeide nye erfaringer underveis, ny teknologi og begrenser de beste løsningene.

Tabellaes erfaring er at i prosjekter som går veldig bra, har det vært en dialog om hva som trengs. I prosjekter som har gått mindre bra, har flere hatt en svært detaljert kravspesifikasjon, men den har vært veldig rigid.

Vær åpen for endringer
Hele kravspesifikasjonsdelen er utrolig viktig å tenke på, men hvis du har FOR mange, opplever vi at det fører til lite fleksible prosjekter. Hvis du heller ikke kjenner kravene dine, må du ikke låse kravspesifikasjonen. Du vil alltid lære mer underveis – spesielt i dialog med eksperter som har prøvd det før.

ERP-konsulent Mette Ohmsen forklarer:

“Det er altfor mye fokus på funksjonelle krav og for lite fokus på alt det andre som også er viktig for prosjektopplevelsen og driften. Det er først når du går live at det hele begynner. Derfor må du fokusere på drift, dokumenter og andre områder som IT-revisjon og sikkerhet tidlig i prosjektet. Og hvis du skal jobbe med kravspesifikasjon, må du gjøre det på et så informert grunnlag som mulig, og det gjør du ved å hente inn noen rådgivere som kan hjelpe deg med dette.”

2. Unngå 1:1-oppgraderinger

Vi støter av og til på kunder som sier: “Vi trenger bare det samme som vi hadde sist – vi trenger det bare i skyen. Det må det være, for vi vil bare at det skal være billig og raskt implementert, og vi vil ikke ha noen overraskelser fordi vi leverer kritiske varer”.

Ikke forutse alternativene dine på forhånd
Tabellae anbefaler ikke dette. En 1:1-oppgradering er ofte gitt på forhånd. Det gir ingen forretningsmessige fordeler og sikrer ofte en (for) lav pris, noe som resulterer i “feil” løsning og leverandør for dine behov.

Hvis du velger en 1:1-oppgradering, vil virksomheten ofte ikke være fornøyd med den fordi teknologien utvikler seg. Hvis vi ser på Microsoft-plattformen, kommer det stadig ny funksjonalitet – og det er nesten galskap å ikke utnytte den.

Husk hva du betaler for
“Det ville være synd å tro at ingenting har endret seg i en D365FO sammenlignet med en AX2009. Det ville også være synd å tro at virksomheten din ikke har endret seg radikalt i løpet av den tiden. Det er noe med en 1:1-oppgradering som tilsier at man må være forsiktig med å bygge noe som er for stort og massivt, slik at ambisjonsnivået ikke er for høyt i utgangspunktet. Så minimal viable product, det forstår jeg. Men du må også forholde deg til at ledelsen tenker: “Hva er det egentlig vi har betalt 35 millioner danske kroner for, for vi har jo ikke fått noe nytt”, sier ERP-konsulent Mette Ohmsen.

3. Sikkerhet

Mange spør fortsatt “er det trygt å gå til skyen”. Det korte svaret er ja. Generelt sett er sikkerheten i skyen nå helt under kontroll, og det er langt sikrere enn om du har ditt eget datarom. Men sikkerhet er fortsatt et stort problem på mange måter når man går i skyen, og det er derfor det er mye fokus på det. Mette Ohmsen underbygger dette:

“Når vi snakker om sikkerhet i nettskyen kontra On-Premise, må du være klar over hva slags tankesett du har i din eksisterende IT-avdeling og hva de er vant til. For det krever en annen tankegang, siden infrastrukturen er annerledes i skyen enn lokalt”.

Dokumentsikkerhet er et oversett område
Tabellae erfarer at dokumentsikkerheten ofte ikke blir vurdert fra starten av – og det kan bli kostbart hvis den ikke er i orden. Generering og transport av dokumenter, samt rollene som håndterer dem, må håndteres. For å gi to eksempler fra virkeligheten:

Et selskap sender en faktura med et svært høyt beløp til en mottaker for betaling. Hvis kontonummeret endres i PDF-filen, går betalingen til feil konto. Dessverre har vi opplevd dette scenariet flere ganger fordi dokumentsikkerhet ikke er inkludert i ERP-prosjektet fra starten av – og hvis det skjer flere ganger, kan det bli kostbart.
En annen ting er Britta. Alle kjenner Britta. Det var hun som endret kontonummeret slik at pengene havnet på hennes egen konto. Hun hadde alle de riktige rollene i systemet, og hvis hun fikk en Dynamics 365, ville hun sannsynligvis få en rolle som kunne gjøre alt. Dette kan forhindres med en rekke sikkerhetstiltak, blant annet flere autorisasjoner.

Det er flere aspekter å ta hensyn til
Mette Ohmsen legger til sitt syn på sikkerhet i skyen:

“Det er to sikkerhetsaspekter: 1) infrastruktursikkerhet, der skyen vs. servere i kjelleren er relevant, og 2) det jeg kaller “compliance”, dvs. sikkerhet rundt roller, ansvar og GDPR. Jeg tror det er verdifullt å skille mellom de to verdenene – og du må ha begge deler i bakhodet.

Roller og rettigheter er min kjepphest. Du må rett og slett ta det med i analysen, og det er ekstremt vanskelig å forholde seg til. Det handler mye mer om prosesser enn om IT, men det handler om hvem som skal ha rett til å gjøre hva og når. I tillegg skjønner jeg rett og slett ikke hvorfor så mange implementeringspartnere ikke skjønner eller forholder seg til at det finnes noe som heter IT-revisjon, der man som selskap må redegjøre for dette og presentere hvordan man håndterer segregering av oppgaver. Det er kjempeviktig, og det er også vanskelig”.

4. Pris

Hvor mye koster det å flytte til skyen? Dette er typisk det spørsmålet som ingen kan eller vil svare på – og det kan ikke vi heller. Det som koster, er transaksjoner, antall virtuelle servere og lagringsplass.

Det finnes konsulentselskaper som kan gi råd om dette og lisenser. Men det er komplekst, og det er vanskelig å lage en business case – og ingen kan lage en business case som tar hensyn til sluttbruken.

Det andre problemet er bemanning og hva det koster. Hvor mange ansatte trenger du for å implementere? Og hvor mange trenger du for å vedlikeholde det etterpå?

Evergreen- og compliance-kostnader
En siste ting som også endrer seg når vi går over til skyen, er: “Man implementerer ikke et ERP-system og så går alle hjem”. Du implementerer et ERP-system i Evergreen. Det betyr at hele arbeidsstyrken du trenger, er en annen enn i gamle dager, da den var nede i kjelleren. Dette omfatter også personell til testing, ettersom Microsoft for eksempel oppdaterer fire ganger i året. Dette krever beredskap, så ta det med i driftsbudsjettet, for det er en nødvendighet i et skysystem. Mette Ohmsen legger til:

“Det er en del ting som man kanskje ikke tør å innse, for man tenker kanskje også at nå kommer det noen muligheter, og det vil ikke koste mer å kjøre applikasjonsadministrasjon på en D365FO sammenlignet med vår gamle AX. Det er det den gjør“.

Tabellaes beste råd er å snakke med noen som har vært gjennom det og som har erfaring med å implementere et ERP-system i skyen og ta det i bruk (se også punkt 10).

5. Ytelse i skyen

Få kontroll på ytelsen – spesielt når det gjelder dokumenter. Ytelsen i skyen har blitt bedre, og i dag finnes det flere måter å optimalisere ytelsen ytterligere på, blant annet ved å skalere opp via Azure.

Mange er overrasket over ytelsen i skyen
Du kan skalere opp og ned, men ytelsen i skyen kan overraske. Tabellae anbefaler derfor at du tar med deg en arkitekt som har prøvd det før. Det er irriterende når en bruker har vært vant til å få svar på 2 sekunder, og svaret plutselig kommer 28 sekunder senere – og det kan bli dyrt å løse ytelsesproblemet på feil måte.

Mette Ohmsen underbygger dette:

“Jeg er ikke noen stor tilhenger av å skrive alle slags avtaler med leverandørene, men det er en god idé å insistere på at leverandøren kommenterer og forholder seg til ytelsen i designet de lager.”

6. Test, test, test

Hver gang du oppgraderer, må du teste. Heldigvis kan mye automatiseres, og det er bare et spørsmål om prioritering.

En rask sjekkliste for testing utgjør:

Hvem bør teste? Som oftest er det de beste folkene i virksomheten fordi de er best til det – og det er overraskende for mange. Grunnen til at dette er et stort problem, er at de vanligvis brukes til alt annet.
Hvor mye tid skal vi bruke på testing?
Hva er formålet med testingen?
Hvilken funksjonalitet trenger vi?

Testing er ekstremt viktig
Mette Ohmsen er også tydelig på at testing er utrolig viktig: “Utnytt mulighetene for testautomatisering og bruk det allerede i implementeringsprosessen – da slipper du å skrive testtilfeller i Word. I tillegg har jeg to råd:

Begynn tidlig med prosesstesting, dvs. flyt-testing og ende-til-ende-testing på en rekke områder.
Sørg for å teste med de riktige rollene. Mange leverandører er imot dette, for hvis det er veldig vanskelig, vil du ikke kunne validere funksjonaliteten. Hvis leverandøren sier dette, må du insistere på at du først tester funksjonaliteten der alle kan gå gjennom den, og så MÅ du teste med riktig rolle etterpå. Det er da du kommer til sakens kjerne.”

7. Best of Suite / Microsoft “standard”

Standard er ikke alltid standard
Det er en evig diskusjon, det er religion – og det finnes noen forskjellige i ERP-verdenen:

“Best of Suite”: Alt skal være samlet i én pakke.
“Best of Breed”: Du kjøper det beste som er tilgjengelig på markedet (ISV-er).

Det er ikke et argument du kan vinne, siden det finnes så mange nyanser av det. Men hvis noen sier at det er standard fordi det for eksempel er SAP eller Microsoft, kan det godt hende at de har rett. Men hvis du må kode en masse kode for å bruke standarden, har du ikke rett. Til slutt ender du opp med et standardprodukt som du har skamkodet – og det er vanskelig, dyrt og tidkrevende å vedlikeholde.

Så lytt til flere religioner før du tar et valg.

Benytt deg av rådgivning
Om du skal bruke Best of Breed eller Best of Suite, avhenger av virksomhetens behov. Hos Tabellae hjelper vi deg med å velge riktig løsning fra starten av ved å analysere behovene dine. Når dette er gjort, kan vi gi en samlet vurdering av om behovene dine kan dekkes av en standardløsning eller en tredjepartsapplikasjon utenfor ERP-systemet.

8. Koding og tilpasning

Koding og tilpasning er der de fleste kommer fra. En av grunnene til at du ønsker å bli kvitt det, er at koding er dyrt.

Koding er ikke risikofritt
Jo mer du koder, desto mer må du teste. For eksempel krever 100 timers koding i Dynamics hele 700 timer etterfølgende testing, ifølge flere ERP-hus. Et kodet ERP-system er også mer utsatt for feil ved oppgraderinger. I stedet bør du konfigurere og bruke ISV-er der det gir mening.

Mette Ohmsen understreker imidlertid at koding – i den virkelige verden – noen ganger kan være nødvendig:

“Men virksomheten din må jo gå rundt. Noen ganger må du kode hvis det ikke er tilgjengelig i standard- eller tredjepartsløsninger.”

9. Valg av partner er viktigere enn valg av programvare

Finn en partner du har god kjemi med, som forstår virksomheten og behovene dine. Dette er ti ganger viktigere enn å velge en bestemt løsning. Det krever selvsagt også en viss erfaring, men hvis dere har samme tilnærming og sitter på samme side av bordet, trenger dere kanskje ikke å se så mye på kontrakten – og det er heller ikke særlig spennende.

“Å se på kontrakten er noe man bør unngå. Det dyreste er å ikke få ting gjort. Det er konflikter. Unngå dem med et godt avtalegrunnlag som er balansert mellom kunde og leverandør, og en god kjemi”, sier Mette Ohmsen, ERP-konsulent.

Et godt avtalegrunnlag hjelper på regnværsdager
Det finnes ikke et ERP-prosjekt som ikke har både solskinns- og regnværsdager. Og på regnværsdagene er det fint å ha et godt avtalegrunnlag, slik at dere kan snakke sammen som partnere og bli enige om hvor mye det regner i dag og hvem som skal fikse paraplyen.

En rask sjekkliste for en god samarbeidspartner er:
– Har de erfaring?
– Har de bransjekunnskap?
– Passer dere godt sammen? (mentalt og prosjektmodellmessig)
– Er ressursene til stede?
– Er kompetansen til stede?
– Felles suksesskriterier?

10. Bruk ERFA – og få gode innspill

Hvor ofte implementerer du ERP i hverdagen? Kanskje tre ganger. ERP-partneren har kanskje 4-6 prosjekter i løpet av et år, noe som ikke er mye globalt sett. Det er derfor vanskelig å være veldig erfaren når man implementerer ERP. Derfor anbefaler vi i Tabellae kundene våre å bruke ERFA-grupper.

Gratis, uavhengig rådgiver
ERFA-grupper er din uavhengige “rådgivning” – og de har gjort det før. Du får råd og sparring om ERP-prosjektet, både før, under og etter implementeringen.

Søk etter ERFA-grupper med samme ERP-system som deg og få inspirasjon som kan være svært verdifull og spare deg for endringsforespørsler.

Hent inn eksterne eksperter
Mette Ohmsen understreker betydningen av eksterne krefter i et ERP-prosjekt:

“Dessverre har mange bedrifter den holdningen at det føles utrygt å gå ut og hente inn fremmede og dele denne svært sårbare avklaringsprosessen. Og ja, det er sårbart. Men det er verdt det. Det er litt som å si “jeg må gå ned 10 kilo før jeg skaffer meg en personlig trener”. Det kan godt være at vektnedgangen går raskere hvis du bare kaster deg ut i det, selv om det sikkert ikke er så gøy”.

11. Det vanlige: Husk å forankre det i ledelsen

Det siste rådet er ikke spesielt genialt og faktisk eldgammelt, men det er bunnsolid og gjelder fortsatt: Forankring i ledelsen.

Se ERP-oppgraderingen som en forretningstransformasjon og ikke et IT-prosjekt. På denne måten forankres prosjektet i ledelsen, og hele virksomheten får eierskap til prosjektet. Det er vanskelig å lykkes uten forankring i ledelsen, og det koster tid i prosjektet. Sørg for at det er engasjement, vilje og vilje til å lære.

Enklere å gjennomføre
Mette Ohmsen avslutter sitt innlegg med:

“Bare en sint CEO kan kaste oss inn i maskineriet rundt den suksessen det ellers kunne ha blitt. De må delta i prosjektet eller styringsgruppen, for det gjør en enorm forskjell for gjennomføringsevnen”.