10 gode råd når du flytter ERP i cloud

1. Kravspecifikationer

Brug kravspecifikationer med omtanke.
Den sikrer behovsgennemgang. Men gør den ikke FOR udførlig, så den låser projektet fast og udelukker muligheden for at inddrage nye erfaringer undervejs, ny teknologi og begrænser de bedste løsninger.

Tabellaes erfaringer er, at der i gode projekter har været en dialog up-front mht. øsnker og krav til projektet, både på den korte og lange bane. Projekter, der er gået mindre godt, har ofte været med en meget udførlig kravspecifiktation, som har låst projektet.

Vær åben for ændringer
Hele kravspecifikationen er utrolig vigtig at gøre sig nogle tanker omkring, men hvis man gør sig FOR mange, oplever vi, at det giver ufleksible projekter. Hvis man herudover heller ikke kender sine krav, så lad være med at låse kravspecifikationen fast. Man bliver altid klogere undervejs – særligt i dialog med eksperter, der har prøvet det før.

ERP-rådgiver, Mette Ohmsen fortæller:

“Der er alt for stort fokus på funktionelle krav og for lidt fokus på alt andet, der også er vigtigt for ens projektoplevelse og operation. Det er først, når man går live, at det hele begynder. Der skal derfor også være fokus på operations, dokumenterne og andre områder som f.eks. IT-revision og sikkerhed tidligt i projektforløbet. Og hvis man skal arbejde med kravspecifikation, så skal man jo gøre det på så oplyst et grundlag som muligt, og det gør man ved at hive nogle rådgivere ind, der støtter en i det”.

2. Undgå 1:1 opgradering

Vi støder af og til på kunder, der siger: “Vi skal bare have det samme, som vi havde sidst – det skal bare i skyen”.

Frasig jer ikke muligheder på forhånd
Det anbefaler vi ikke. En 1:1 upgrade er ofte at frasige sig muligheder. Det giver ingen ekstra forretningsfordele, og ofte sikres en (for) lav pris, der resulterer i en ‘forkert’ løsning og leverandør til jeres behov.

Vælger man en 1:1 opgradering, bliver forretningen oftest ikke glad for løsningen, fordi teknologien udvikler sig. Ser vi på Microsoft platformen, kommer der hele tiden ny funktionalitet – og det er næsten tosset ikke at få det brugt.

Husk på hvad I betaler for
“Det vil være synd at tro, at der ikke er sket noget på en Microsoft D365 FO ift. en AX2009, og det vil også være synd at tro, at ens forretning ikke har ændret sig radikalt i den periode. Der ligger noget i en 1:1 upgrade, der taler om, at man skal også passe på, at man ikke får bygget noget, der er alt for stort og voldsomt, så ens ambitionsniveau ikke er alt for højt til en start. Så minimal viable product, det forstår jeg. Men man skal også have håndteret, at ens ledelse tænker: ‘Hvad er det lige, vi har betalt 35 millioner kroner for, fordi vi har jo ikke fået noget nyt. Det kan man også godt nøjes med, men det var nok bedre at udnytte nogle af de capabilites, som den ny teknologi tilbyder’”, fortæller ERP-rådgiver, Mette Ohmsen.

3. Sikkerhed

Mange spørger stadig “er det sikkert at gå i skyen”. Det korte svar er ja. Generelt set er der kommet fuldkommen styr på sikkerhed i Cloud, og det er langt mere sikkert, end hvis man har sit eget datarum. Sikkerhed er dog stadig et kæmpe issue på flere måder, når man går i Cloud, og derfor bliver der også fokuseret utrolig meget på det.

Dokumentsikkerhed er et overset område
Vi oplever, at dokumentersikkerhed ofte ikke indtænkes fra start – og det kan koste dyrt, hvis det ikke er i orden. Der skal både være styr på generering og transport af dokumenter samt hvilke roller, der håndterer dem.

For at nævne to eksempler fra den virkelige verden:

En virksomhed sender en faktura med et meget højt beløb til en modtager, som skal betale den. Hvis kontonummeret bliver ændret undervejs i pdf-filen, bliver der indbetalt til den forkerte konto. Det scenarie har vi desværre oplevet flere gange, fordi dokumentsikkerhed ikke indtænkes i ERP-projektet fra start – og hvis det sker, kan det blive dyrt.
En anden ting er Britta. Alle kender Britta. Det var hende, der ændrede kontonummer, således pengene havnede på hendes egne konti. Hun havde alle de rigtige roller i systemet, og hvis hun fik en Dynamics 365, ville hun sikkert også få en rolle, der kunne alt. Det kan forhindres med en række forskellige sikkerhedsforanstaltninger som bl.a. alarmer, der trigges af handlinger og distribueres til en gruppe.

Der er flere aspekter at tage hensyn til
Mette Ohmsen supplerer med hendes syn på sikkerhed i Cloud:

“Der tales om 2 sikkerhedsaspekter:

1) infrastruktursikkerheden, hvor Cloud vs. servere i kælderen er relevant, og

2) så er der det, som jeg kalder ‘compliance’, altså sikkerhed omkring roller, ansvar og GDPR. Det tror jeg giver værdi at skelne mellem de to verdener – og man skal huske begge.

Roller og rettigheder er min kæphest. Dét skal man simpelthen tage med ind i sin analyse, og det er enormt svært at forholde sig til. Det er langt mere processer end IT, men det handler jo om, hvem skal have love til at gøre hvad og hvornår. Derudover forstår jeg simpelthen ikke, at der er så mange implementeringspartnere, som ikke har det med eller som ikke forholder sig til, at der er noget, der hedder IT-revision, hvor man som virksomhed skal redegøre for det her og fremlægge, hvordan man håndterer sine segregation of duties. Dét er super vigtigt, og det er også vanskeligt”.

4. Pris

Hvad koster det, at flytte til Cloud? Det er typisk dét spørgsmål, som ingen kan eller vil svare på – og det kan vi heller ikke selv. Dét, der koster, er transaktioner, antal af virtuelle servere og lagringsplads.

Der findes konsulenthuse, der kan rådgive omkring det og licenser. Men det er komplekst – også fordi behovene ændrer sig i forbindelse med implementeringen – og det er svært at udarbejde en business case, der præcist taget højde for den endelige brug.

Et andet problem er f.eks. bemanding og hvad det koster? Hvor mange medarbejdere får man brug for til at implementere? Og hvor mange skal man bruge til at vedligeholde det efterfølgende?

Evergreen og compliance koster
En sidste ting, der også ændringer sig, når vi går i Cloud er: ‘Man implementerer jo ikke et ERP-system, og så går alle hjem’. Når man implementerer et ERP-system i Evergreen, betyder det, at man skal have ressourcer med de rette kompetencer – og de differentierer sig ift. dem man havde i gamle dage, da det stod nede i kælderen. Det er bl.a. ressourcer til test, da f.eks. Microsoft opdaterer 4 gange om året. Det kræver et beredskab, så få også det med i driftsbudgettet, fordi det er en nødvendighed i et Cloud system. Mette Ohmsen supplerer:

“Der er nogle ting i det kvalitetsløft den ny platform tilbyder, som man måske ikke helt tør indse bliver en omkostning. Måske håber man, at teknologiudviklingen betyder, at det ikke kommer til at koste mere at køre Application Management på en D365FO i forhold til den gamle AX. Men dét gør det“.

Tabellaes bedste råd er at snakke med nogle, der har været igennem det og som har nogle rigtige livserfaringer på at implementere et ERP-system i Cloud og tage det i drift (se også punkt 10).

5. Performance i Cloud

Få styr på performance – særligt ift. dokumenter. Performance i Cloud er blevet bedre, og i dag findes der forskellige metoder til at optimere performance yderligere, bl.a. med opskalering via Azure.

Cloud performance er en overraskelse for mange
Man kan godt skalere op og ned, men performance i Cloud kan være en overraskelse. Tabellae anbefaler derfor, at man tager en arkitekt med, der har prøvet det før. Det er nemlig op ad bakke, når en bruger har været vant til at få svar på 2 sekunder, og pludselig kommer det svar 28 sekunder senere – og sidst men ikke mindst kan det være dyrt at løse performanceproblemet på bagkant og en forkert måde.

Mette Ohmsen underbygger:

“Nu er jeg ikke så meget til, at man skal nedskrive aftaler om ALT, men det er en god ide at insistere på, at leverandøreren forholder sig eksplicit og grundigt til performance i det design, de laver. Det vil sige i de FDD/IDD’er (functional/Integration design documents), som kunden skal godkende“.

6. Test, test, test

Test er et emne, man ikke bare lige kan behandle kort, men vi giver det alligevel et skud: Hver gang I opgraderer, skal der testes. Megen test kan heldigvis automatiseres, og det gælder om at prioritere rigtigt i forhold til forretningens kritiske processer.

Svar på disse spørgsmål giver indsigt:

Hvad skal testes? Hvordan prioriterer vi funktionaliteten og vores forretningsprocesser?
Hvem skal teste? Ofte er det de dygtigste, som må undværes til dette vigtige arbejde, fordi de er de eneste, der kan opstille scenarierne. Det er en overraskelse for mange.
Hvor meget tid skal vi afsætte til test?
Hvad er formålet med test? (at finde fejl i “happy flow”– men væmmelige uhensigtmæssigheder og mangler opdages også i de negative test cases)
Hvilke værktøjer skal vi bruge?

Test er ultra vigtigt
Mette Ohmsen har også en klar holdning til, at test er utrolig vigtigt: “Udnyt automatiseringsmulighederne og anvend det allerede i implementeringsforløbet – så slipper I for at skrive testcases i Word.

Herudover har jeg 2 råd:

Begynd tidligt med procestests.
Sørg for at teste med de rigtige roller. Det er der mange leverandører, der strider imod, fordi det er mega besværligt sådan at få valideret funktionaliteten. Siger din leverandør dette, så insister på, at I først tester funktionaliteten ubegrænset af roller, og derefter SKAL man teste med rette rolle. Det er først dér, man få syn for sagen – og det er det, der skal virke ved go-live. Sørg også for at teste selve “rollerne” (Sikkerhed og compliance er et andet kæmpe emne!)”.

7. Best of Suite / Microsoft “standard”

Standard er ikke altid standard
Religion er en evig diskussion – og der eksisterer forskellige inden for ERP-verdenen:

“Best of Suite”: Alt skal være i én pakke
“Best of Breed”: Man køber det bedste, der findes på markedet (tredjepartsprodukter)

Det er ikke en diskussion, man kan vinde, fordi der findes så mange nuancer af den. Men hvis nogen siger, at det er standard, fordi det f.eks. er SAP eller Microsoft, der er sandheden, at det kan de godt have ret i. Men hvis man skal kode meget for at bruge standard, er det ikke længere standard. Det resulterer blot i et standardprodukt, man har skamkodet – og dét er svært, dyrt og tidskrævende at vedligeholde.

Lyt derfor på flere religioner, før I træffer et valg.

Gør brug af rådgivning
Valget om Best of Breed eller Best of Suite afhænger af jeres forretningskrav. Hos Tabellae hjælper vi jer med at vælge den rigtige løsning fra start baseret på en foranalyse af jeres forretningkrav. Når den er udarbejdet, kan vi give en samlet vurdering af, hvorvidt jeres behov kan dækkes af en standardløsning eller en tredjepartsapplikation, der ligger uden for ERP-systemet.

8. Kodning og tilretning

Det fleste kommer fra kodning og tilretning – og mange vil gerne vil slippe af med det, fordi det er dyrt.

Kodning er ikke risikofrit
Jo mere man koder, desto mere skal man teste. For eksempel kræver 100 timers kodning i Dynamics hele 700 timers efterfølgende test, ifølge flere ERP-huse. Et kodet ERP er også i større risiko for fejl ved opgraderinger. Vi anbefaler derfor, at I konfigurerer i stedet for samt bruger ISV’er, hvor det er klogt.

Mette Ohmsen understreger dog, at kodning – i den virkelige verden – nogle gange kan være nødvendigt:

“Men ens forretning skal jo også køre. Nogle gange er man nødt til at kode, hvis det ikke findes i standard – eller tredjepartsløsninger”.

9. Partnervalg er vigtigere end softwarevalg

Find jer en partner I har en god kemi med, og som forstår jeres forretning og behov. Det er 10 gange vigtigere end at vælge en bestemt løsning. Selvfølgelig kræver et ERP-projekt også erfaring, men hvis man har den samme tilgang til tingene og står på den samme side af bordet, behøver man måske ikke at kigge i kontrakten særlig meget – og det er heller ikke så spændende.

“Det med at kigge i kontrakten, det skal man jo undgå. Det dyreste, det er jo ikke at få eksekveret. Det er konflikter. Kom udenom dem med et godt aftalegrundlag, der er afbalanceret mellem kunden og leverandøren, og en god kemi”, fortæller Mette Ohmsen, ERP-rådgiver.

Et godt aftalegrundlag hjælper på regnverjsdage
Der findes ikke et ERP-projekt, hvor der ikke både er solskins- og regnvejrsdage. Og de dage, hvor det regner, der er det rart at have et godt aftalegrundlag, så man kan snakke sammen som partnere og blive enige om, hvor meget regner det i dag, og hvem skal fikse paraplyen.

En hurtig checkliste til den gode partner er:
– Har de erfaring?
– Har de brancheviden?
– Passer I sammen? (mentalt og projektmodelmæssigt)
– Er ressourcerne tilstede?
– Er kompetencerne der?
– Fælles succeskriterier?

10. Brug ERFA – og få gode inputs

Hvor tit implementerer man ERP i sit liv? 3 gange måske. ERP-partneren har måske 4-6 projekter på et år, og det er ikke meget globalt set. Det er derfor svært at være meget erfaren, når man implementerer ERP. Hos Tabellae anbefaler vi derfor vores kunder at bruge ERFA-grupper.

Gratis, uafhængig rådgiver
ERFA-grupper er din uafhængige “rådgivning” – og de har prøvet det før. Du får råd og sparring omkring ERP-projektet, både før, under og efter implementering.

Søg efter ERFA-grupper med samme ERP-system som dig og få inspiration, som kan være ekstremt værdifuld og spare jer for change requests.

Hiv eksterne ind
Mette Ohmsen underbygger vigtigheden af eksterne kræfter i et ERP-projekt:

“Der er desværre mange virksomheder, som har tilgangen, at det føles utrygt at gå ud og hive nogle fremmede ind og dele den her meget sårbare afklaringsproces. Og ja, det er sårbart. Men det kan betale sig. Det er lidt ligesom at sige, at ‘jeg skal lige tabe mig 10 kilo, før jeg tager fat i en personlige træner’. Det kunne godt være, at vægttabet accelererede, hvis man bare kastede sig ud i det, selvom det nok ikke er særlig sjovt”.

11. Den ordinære: Husk forankring i ledelsen

Det sidste råd er ikke særlig genialt og faktisk ældgammelt, men det er stensikkert og gælder stadig: Foranking i ledelsen.

Se ERP-opgraderingen som en business transformation og ikke et IT-projekt. På den måde forankres projekter i ledelsen, og hele forretningen tager ejerskab over projektet. Det er svært at opnå succes uden forankring i ledelsen, og det koster tid i projektet. Sørg for at der er commitment, vilje, og villighed til at blive klogere.

Lettere at eksekvere
Mette Ohmsen afslutter sit bidrag med:

“Det er kun en sur direktør, der kan kaste os i maskinen omkring den succes det måske ellers måtte have været. De skal deltage i projektet eller styregruppen, fordi det gør en kæmpe forskel for muligheden for at eksekvere”.