Feilmeldinger

Har du noen gang opplevd at en kunde ikke har mottatt en faktura? Tenk deg at kundefordringsavdelingen spør deg hvorfor kunden ikke har mottatt en faktura, og når du undersøker problemet, oppdager du at kunden aldri har mottatt den. Hvis du bruker EDI, kan du få store utfordringer med fakturaer som ikke blir levert, hvis de ikke blir levert korrekt.

Årsaker til at fakturaer ikke leveres

Manglende mottak kan skyldes mange forskjellige faktorer. De typiske feilene er imidlertid knyttet til feil i stamdataene. De oppstår fordi systemet ikke kan gjøre det bedre enn dataene det mottar. Stamdata må være konsistente og korrekte for å unngå feil. De vanligste typene feil er:

• Feil e-postadresse, f.eks. uten @, feilstavet eller inaktiv e-postadresse.
• Feil GLN-nummer, slik at EDI rutes feil.

Manglende mottak kan unngås med noe så enkelt som feilmeldinger via e-post.

Når en e-post sendes fra Dynamics 365, er det ikke mulig å se om e-postleveringen gikk bra eller dårlig. Du kan bare se at e-posten er sendt. Lasernet vet om det er levert eller ikke, men kan ikke levere informasjonen tilbake til D365 – med mindre det er satt opp til å gjøre det.

Feilmeldinger sikrer høy driftsstabilitet

Tabellae kan sikre høy driftsstabilitet ved å sette opp en rekke regler i Lasernet for å sende et feilvarsel via e-post til de rette personene, f.eks. 2 sluttbrukere, 1 fra IT og EDI-sjefen, hvis noe går galt.

De ulike sikkerhetstiltakene vi støtter, omfatter blant annet

• Feilvarsler når det oppstår feil fra e-postmodulen
• Varsel til sluttbrukeren i tilfelle f.eks. manglende levering av en faktura, f.eks. fordi mottakerens e-postadresse er uten @.
• Motta dokumenter som inneholder feil
• Sett opp regler for når de ulike sikkerhetsvarslene skal brukes.

Varsler kan settes opp for hver gang noe feiler, eller bare for kritiske feil.

Sikkerhetsvarsler har flere fordeler:

• Dokumenter leveres dit de skal
• Unngå manglende betalte fakturaer
• Frigjør ressurser slik at du kan bruke tid på andre oppgaver
• Om ønskelig kan Tabellae få en kopi av det mislykkede dokumentet/e-posten, slik at vi kan hjelpe til med oppryddingsarbeidet – f.eks. hvis det er mange varsler eller behov for ferieavløsning.

Du kan også bruke løsningen til å forbedre stamdataene dine. Hvis du f.eks. har 400 feilmeldinger om dagen, kan du korrigere alle innkommende feil og ende opp med bare 10 feilmeldinger per måned.

Alt du trenger å gjøre for å komme i gang, er å definere hvilke regler du vil sette opp. Tabellae hjelper deg med å stille de riktige spørsmålene om dagens sikkerhetsutfordringer og ønsker for en fremtidig løsning.

Deretter implementerer Tabellae løsningen, og vi har et oppfølgingsmøte om feilene som oppstår. Det tar 4-8 timer å sette opp (avhengig av kompleksiteten).

Løsningen kan implementeres i alle ERP-systemer ettersom den kun krever tilgang til data.