Den 1. oktober skulle Deleo overta en fabrikk de nettopp hadde kjøpt. Denne datoen, bare tre uker unna, var derfor fristen for å gå live. Anton Bjurman, CEO i Deleo, visste at det var en nesten umulig oppgave, så han slo seg sammen med de mest erfarne folkene som fikk miraklet til å skje.
Om Deleo AB
Deleo arbeider med kontraktsproduksjon og merkevareutvikling av drikkevarer. I produksjonsanlegget
i Stockholm har det blitt utviklet og produsert drikkevarer i 80 år, og selskapet er en ledende leverandør av drikkevarer til de største detaljhandelskjedene i Sverige.
Deleos ERP-partner PCnet sørger for at systemet fungerer best mulig på vegne av kundene og tilbyr tjenester som integrasjon, support, drift og overvåking, utvikling/BI osv.
Business Central 2 Go
Deleos ERP-partner PCnet ble anbefalt Business Central 2 Go av underleverandøren TWO. “Det muliggjør en rask implementering av Business Central”, forklarer Mikael Sjöqvist, Business Area Manager for Dynamics 365.
En pragmatisk tilnærming basert på forutsetninger
For å hjelpe Deleo med å overholde den ekstremt korte tidsfristen ble prosjektledelseskonsulent Frida Waleij fra PCnet tilkalt. Hun har mer enn 30 års erfaring med ERP-systemer, nettverk og lisenser og var kvalifisert til å komme med antagelser og beste praksis som løsningen var basert på.
Det er vanskelig å endre dokumenter i standard BC, og Frida anbefalte Tabellae Output Management, som hun hadde jobbet med tidligere, av flere grunner:
- data kan hentes fra ulike deler av organisasjonen og eldre systemer
- enkel oversikt over dokumentdistribusjonen
- færre hindringer, og sjansen for rask idriftsettelse øker.
“Erfaring betyr at du kan gjøre noen gode antagelser. Man vet hva som fungerer. Tabellaes løsning er en av dem.”
Frida Waleij, Applikasjonskonsulent , PCnet
Forstudie ga et godt utgangspunkt
Partene møttes til en 3-timers forstudie for å finne ut hvilke dokumenter som er viktige og hvilke som ikke er det. Det var behov for 6 sentrale dokumenter innen produksjon, innkjøp og salg.
Praktisk samarbeid og tilbakemeldingssløyfer
Forstudien ga oss et utgangspunkt for videre samarbeid. “Tabellaes konsulent og jeg satte oss ned for et felles møte og gikk gjennom hvert dokument – den teksten skal i det feltet, dette elementet skal her”. Tabellaes konsulent skjøv prosjektet inn mellom andre prosjekter. 1 time en uke, 15 timer en annen uke. Det var til stor hjelp. Det var behov for ett spesifikt dokument, og Tabellae var behjelpelig med å legge det til i Connector på bare fem dager.
Det ble holdt tilbakemeldingssløyfer mellom alle parter for å tilpasse alle leveransene. Med denne pragmatiske tilnærmingen gikk prosjektet raskt, og da Deleo overtok fabrikken etter tre uker, var BC-løsningen oppe og gikk og støttet virksomheten på en stabil måte.
5 gode råd
Deleos Anton Bjurmans råd til andre organisasjoner som ønsker å implementere raskt
- Alt starter med virksomhetens behov og mål – ikke løsningene.
- Få inn dyktige folk med en grunnleggende forståelse av ERP og virksomheten.
- Kommunikasjon er det som tar tid. Hvis du kan leve uten dokumentasjon, kan du spare mye tid.
- Velg om du vil implementere nye prosesser eller nytt ERP – å gjøre begge deler samtidig gjør det komplisert og vanskelig å komme raskt i gang.
- Omfang og hold deg til omfanget
Resultater
- Implementering på bare 3 uker – innenfor rammene
- Minimal bruk av budsjett
- God forretningsstøtte
