Generering av Excel-filer
Minimera tidsåtgången för dokumenthantering med Excel-modul
Använder ni leveransdokument för ett lager utomlands? Då har vi en lösning som avsevärt minimerar den tid du lägger på att skapa leveransdokument: Tabellaes Excel-modul.
Leveransdokument kräver en hel del korrekta masterdata för artiklar
Många tullmyndigheter har en rad olika krav för att ta emot filer och specifikationer om varje enskild vara. Detta kräver både tullkod och tullgrupp samt specialiserade produktmasterdata – och det tar tid att skapa.
Om du t.ex. handlar med alkohol och tobak som ska exporteras till ett lager i Polen måste du deklarera alkoholhalten i procent, plato-graden för ölet, nettovikten, tvärvikten och antalet gram tobak i cigaretterna. De mycket detaljerade artikelstammdata måste tillhandahållas varje gång en order skickas från Polen.
Standard ERP kräver manuellt arbete
Alla dessa uppgifter finns i ERP-systemet, men det är en tung manuell process att leverera uppgifterna till dina handelspartner i Polen, som gör registreringen till tullmyndigheterna för det offentliga organet.
Med standard ERP skapas många Excel-ark där data extraheras från ERP-systemet och formateras om i Excel som en packlista. Härifrån kan du skapa en XML-fil, också via Excel, som matchar den packlista som skickas till tullmyndigheterna, så att de inte behöver skriva in allt på nytt.
Excel kommer till korta i ERP-systemet
Detta är inte en hållbar lösning om du har stora leveranser med t.ex. 50 order och tusentals orderrader. Excel kommer till korta här – och det är inte 100% stabilt på grund av mängden formler och variabler.
Det är mycket tungt att arbeta med, samtidigt som de många makrona gör att den som skapar packlistor och XML-filer blir låst i 30 minuter för att makrona måste köras.
Allt detta kan INTE automatiseras som standard. Så det är en dyr process – både när det gäller tid och resurser.
Tabellae Excel-modul och specialknapp effektiviserar leveransdokument
Med Tabellaes Excel-modul för generering av leveransdokument kan du hämta data direkt från ERP-systemet i realtid. Dessutom har vi utvecklat en knapp i ERP-systemet som, beroende på destination, skapar en Excel-pakningslista och en XML-fil som matchar varandra.
Med Tabellaes knapp:
- är packlistan och XML-filen direkt tillgängliga och kan skickas direkt till tullen.
- stämmer uppgifterna i dokumenten alltid överens med uppgifterna i ERP-systemet. Du undviker fel i Excelark och namngivning av ark och kan ta fram en packlista som är 3 månader gammal utan fel. Uppdaterade data förhindrar att kundservice och lagerdata inte stämmer överens med varandra.
- data tas alltid i realtid. Tulltjänstemän kan plotta uppgifterna på packlistan direkt i sitt system, vilket resulterar i kortare handläggningstider.
Fördelar med att skapa Excel-filer med Lasernet
- Hanteringstiden på leveransavdelningen minskar avsevärt. En av våra kunder har minskat den dagliga hanteringstiden för att skapa följesedlar med över 75%. De väljer helt enkelt de destinationer som de vill ha i papper, trycker på knappen – och de genereras.
- Allt är live direkt. Utan Excel-modulen och knappen skulle du behöva hämta data från ditt Data Warehouse, med risk för en fördröjning på t.ex. 6 timmar, dvs. den uppdateras var 6:e timme (beroende på din konfiguration).
- Kontrollen är snabbare. Om dina packlistor inte uppfyller de polska tullkraven kommer ditt företag att framstå som “skumt” och myndigheterna kommer vanligtvis att kräva fler kontroller, vilket kommer att ta längre tid.
- Med Lasernets Excel-modul behöver du inte förlita dig på:
- att en kundtjänstmedarbetare måste uppdatera lagret om delar av en order annulleras
- att avvikelser kommer att uppstå om en anställd ändrar något i en kolumn. XML-filen och Excel-paketeringslistan kommer alltid att matcha eftersom data hämtas direkt från ERP-systemet i ögonblicksbilden.
Vill du veta mer om möjligheterna med att använda en dokumenthanteringslösning från Tabellae och hur vi kan hjälpa din organisation?
Skicka ett mejl till mig så kontaktar jag dig för att bestämma en tid för ett rådgivningssamtal som passar dig.
