Generering av Excel-filer
Minimer tidsbruken på dokumenthåndtering med Excel-modul
Bruker du fraktdokumenter for et lager i utlandet? Da har vi en løsning som minimerer tiden du bruker på å lage fraktdokumenter betraktelig: Tabellaes Excel-modul.
Forsendelsesdokumenter krever mange nøyaktige varestamdata.
Mange tollmyndigheter har et bredt spekter av krav til mottak av filer og spesifikasjoner for hver enkelt vare. Dette krever både tollkode og tollgruppe samt spesialiserte produktstammedata – og det tar tid å opprette.
Hvis du for eksempel handler med alkohol og tobakk som skal eksporteres til et lager i Polen, må du oppgi alkoholprosent, ølets plato-grad, nettovekt, kryssvekt og antall gram tobakk i sigarettene. De svært detaljerte varestamdataene må oppgis hver eneste gang en ordre sendes ut av Polen.
Standard ERP krever manuelt arbeid
Alle disse dataene finnes i ERP-systemet, men det er en tung manuell prosess å levere dataene til handelspartnerne i Polen, som foretar registreringen til tollmyndighetene for det offentlige organet.
Med et standard ERP-system opprettes det mange Excel-ark der data hentes ut fra ERP-systemet og formateres i Excel som en pakkeliste. Herfra kan du opprette en XML-fil, også via Excel, som samsvarer med pakkelisten som sendes til tollmyndighetene, slik at de slipper å taste inn alt på nytt.
Excel kommer til kort i ERP-systemet
Dette er ikke en god løsning hvis du har store leveranser med for eksempel 50 bestillinger og tusenvis av ordrelinjer. Excel kommer til kort her – og det er ikke 100 % stabilt på grunn av mengden formler og variabler.
Det er veldig tungt å jobbe med, og de mange makroene gjør at den som lager pakkelistene og XML-filene blir låst i 30 minutter fordi makroene må kjøres.
Alt dette kan IKKE automatiseres som standard. Så det er en kostbar prosess – både når det gjelder tid og ressurser.
Tabellae Excel-modul og spesialknapp effektiviserer forsendelsesdokumenter
Med Tabellaes Excel-modul for generering av fraktdokumenter kan du hente data direkte fra ERP-systemet i sanntid. I tillegg har vi utviklet en knapp i ERP-systemet som, avhengig av destinasjon, oppretter en Excel-pakkeliste og en XML-fil som matcher hverandre.
Med Tabellaes knapp:
- er pakkseddelen og XML-filen umiddelbart tilgjengelig og kan sendes direkte til tollen.
- stemmer dataene i dokumentene alltid overens med dataene i ERP-systemet. Du unngår feil i Excel-ark og navngivning av ark og kan hente ut en 3 måneder gammel pakkeliste uten feil. Med oppdaterte data unngår du uoverensstemmelser mellom kundeservice og lagerdata.
- dataene tas alltid ut i sanntid. Tollerne kan plotte dataene på pakkseddelen direkte inn i systemet, noe som gir kortere håndteringstid.
Fordeler med å opprette Excel-filer med Lasernet
- Håndteringstiden i forsendelsesavdelingen er betydelig redusert. En av kundene våre har redusert den daglige håndteringstiden for å lage pakksedler med over 75 %. De velger ganske enkelt de destinasjonene de ønsker å skrive ut, trykker på knappen – og så er de generert.
- Alt er live umiddelbart. Uten Excel-modulen og knappen ville du måtte hente data fra datavarehuset, med risiko for en forsinkelse på f.eks. 6 timer, dvs. oppdatering hver 6. time (avhengig av oppsettet).
- Kontrollen er raskere. Hvis pakkelistene dine ikke oppfyller de polske tollkravene, vil bedriften din fremstå som “lyssky”, og myndighetene vil vanligvis kreve flere kontroller, noe som vil ta lengre tid.
- Og med Lasernets Excel-modul trenger du ikke å stole på:
- at en kundeservicerepresentant må oppdatere lagerbeholdningen hvis deler av en bestilling kanselleres.
- at det vil oppstå avvik hvis en ansatt endrer noe i en kolonne. XML-filen og Excel-pakkelisten vil alltid stemme overens fordi dataene hentes direkte fra ERP-systemet i øyeblikksbildet.
Vil du vite mer om mulighetene med en dokumenthåndteringsløsning fra Tabellae og hvordan vi kan hjelpe din organisasjon?
Send meg en e-post, så tar jeg kontakt med deg for å avtale et tidspunkt for en veiledningssamtale som passer deg.
