Digital signatur på fakturor
Skapa säkerhet för dina kunder med digital signering
Säkerhet är det som gäller idag. Du kan inte undvika fakturabedrägerier, men du kan tillhandahålla säkerhetstjänster till dina kunder, t.ex.
- Digital signering av dokument kräver endast att kunden kontrollerar dokumenten. Genom att använda digitala signaturer på dokument kan dina kunder känna sig trygga med att det de får kommer från rätt avsändare.
- Kryptering är också ett av de mest effektiva verktygen för att skydda mot fakturabedrägerier. Kryptering gör det inte omöjligt, men svårare för tredje part att komma över fakturor.
Dessa tjänster körs i bakgrunden på Lasernet-servern. När de väl är installerade fungerar de och kräver ingen ytterligare teknisk insats från dig eller Tabellae.
Välj rätt produkt för digitala signaturer
I vissa system kan signering och kryptering hindra vissa mottagare från att öppna fakturor. För sent betalda fakturor kan undvikas med Lasernet, eftersom vår metod inte är utformad för att vara irriterande, utan för att verifiera.
Lasernet har en tilläggsmodul (Lasernet PDF Security Module) som kan användas för att kryptera, dekryptera, verifiera och signera både inkommande och utgående dokument samt dokument för elektronisk arkivering.
Observera att vissa länder, däribland Tyskland, har särskilda krav som i praktiken är mer restriktiva än de allmänna danska och europeiska kraven.
Regler för digital signatur för e-fakturering
För att främja elektronisk fakturering ska du vid försäljning till andra svenska företag skicka en giltig faktura i pdf-format i ett vanligt e-postmeddelande. Det finns inget krav på att fakturan eller e-postmeddelandet måste undertecknas eller på annat sätt säkras.
Om du använder elektronisk fakturering för försäljning till kunder utomlands måste en elektronisk fakturas äkthet och integriteten av dess innehåll i regel säkras antingen genom användning av
- digital signatur
- eller elektroniskt datautbyte (XML eller EDI)
Om en av dessa två metoder används kan elektronisk fakturering användas överallt inom och utanför EU, bland annat genom gränsöverskridande handel mellan företag i olika EU-länder.
Hög säkerhet med digital signatur
Dokument med digital signatur måste ha minst samma säkerhetsnivå som ett OCES-certifikat (Offentlige Certifikater for Elektronisk Service). Det innebär att ett annan motsvarande digital signatur fungerar lika bra.
Systemet med digital signatur ger en säkerhet som är avgörande för trovärdigheten:
- Autenticitet – vilket försäkrar mottagaren av fakturan om att fakturan kommer från den person som skickade fakturan
- Integritet – försäkrar att fakturan inte har ändrats på vägen
Om du använder andra metoder måste det finnas ett avtal och en affärsprocess mellan säljaren och köparen för att säkerställa att äkthet och integritet upprätthålls. Exempelvis erbjuder banker onlinebanking baserat på avtal mellan parterna, lösenordssystem och eventuellt kryptering av data.
Undvik fakturabedrägerier med hjälp av säkerhetskriterier
Du kan aldrig vara 100 % bedrägerisäker, men du kan förebygga bedrägerier och minimera risken för dem.
Vi rekommenderar alltid att våra kunder har regler uppsatta i Lasernet för att säkerställa att de fångar upp ovanliga händelser.
Organisationer kommer också att kunna ställa upp ett antal säkerhetskriterier för lösningen, som verkställs internt. Det kan vara en övre gräns för beställning av varor för att förhindra fusk – till exempel om en kund beställer varor för 100 000 DKK måste en anställd godkänna beställningen.
Optimera drift och säkerhet med hjälp av affärsregler
När du letar efter en ny produkt måste drift och säkerhet vara i ordning. Detsamma gäller för programvarulösningar – och Lasernet ser till att detta är i toppklass genom bland annat affärsregler.
Lasernet är konfigurerat så att när order tas emot lagras de i ett bibliotek där ERP-systemet kan hämta dem. Dessutom ställer vi in övervakning från Lasernet-sidan som kontrollerar om det finns filer i den här katalogen. Om så är fallet skickas ett e-postmeddelande till säljstödet för att säkerställa att importen till ERP-systemet sker automatiskt.
På så sätt blir hela flödet helautomatiskt och stilleståndstider undviks.
Vil du høre mere om anvendelsesmulighederne med en Document Management løsning fra Tabellae, og hvordan vi kan hjælpe din virksomhed
Skicka ett mejl till mig så kontaktar jag dig för att bestämma en tid för ett rådgivningssamtal som passar dig.
