Digital signatur på fakturaer
Skap trygghet for kundene dine
Sikkerhet er det viktigste i dag. Du kan ikke unngå fakturasvindel, men du kan tilby sikkerhetstjenester til kundene dine, inkludert
- Digital signering av dokumenter krever kun at kunden kontrollerer dokumentene. Ved å bruke digitale signaturer på dokumenter kan kundene føle seg trygge på at det de mottar, kommer fra riktig avsender.
- Kryptering er også et av de mest effektive verktøyene for å beskytte mot fakturasvindel. Kryptering gjør det ikke umulig, men vanskeligere for tredjeparter å få tak i fakturaer.
Disse tjenestene kjører i bakgrunnen på Lasernet-serveren. Når de først er satt opp, fungerer de og krever ingen ytterligere teknisk innsats fra deg eller Tabellae.
Velg riktig produkt for digital signatur
I noen systemer kan signering og kryptering hindre enkelte mottakere i å åpne fakturaer. For sent betalte fakturaer kan unngås med Lasernet, ettersom metoden vår ikke er satt opp for å være irriterende, men for å verifisere.
Lasernet har en tilleggsmodul (Lasernet PDF Security Module) som kan brukes til å kryptere, dekryptere, verifisere og signere både innkommende og utgående dokumenter samt dokumenter for elektronisk arkivering.
Vær oppmerksom på at enkelte land, deriblant Tyskland, har spesielle krav som i praksis er mer restriktive enn de generelle danske og europeiske kravene.
Regler for digital signatur for e-fakturering
Når du selger til danske bedrifter, må du sende en gyldig faktura i PDF-format i en vanlig e-post. Det er ikke noe krav om at fakturaen eller e-posten skal være digitalt signert eller sikret.
Hvis du derimot bruker elektronisk fakturering når du selger til kunder i utlandet, må ektheten av opprinnelsen til en elektronisk faktura og integriteten til innholdet i den som hovedregel sikres ved enten
- digital signatur
- eller elektronisk datautveksling (XML eller EDI)
Hvis en av disse to metodene brukes, kan elektronisk fakturering brukes overalt i og utenfor EU, også ved handel over landegrensene mellom selskaper i ulike EU-land.
Høy sikkerhet med digitale signaturer
Dokumenter med digital signatur må ha et minimum sikkerhetsnivå tilsvarende for eksempel et OCES-sertifikat (Offentlige sertifikater for elektroniske tjenester). Det betyr at en annen tilsvarende digital signatur er like brukbar.
Systemet med digitale signaturer gir et sikkerhetsnivå som er avgjørende for troverdigheten:
- Autentisitet – gir mottakeren sikkerhet for at fakturaen kommer fra den personen som har sendt den.
- Integritet – sikrer at det ikke er gjort endringer i fakturaen underveis.
Hvis du bruker andre metoder, må det foreligge en avtale og en forretningsprosess mellom selger og kjøper for å sikre at autentisitet og integritet opprettholdes. Banker tilbyr for eksempel nettbank basert på avtaler mellom partene, passordsystemer og eventuelt kryptering av data.
Unngå fakturasvindel med sikkerhetskriterier
Du kan aldri sikre deg 100 % mot svindel, men du kan forebygge svindel og minimere risikoen for svindel.
Vi anbefaler alltid kundene våre å sette opp regler i Lasernet for å sikre at de fanger opp uvanlige hendelser.
Organisasjoner vil også kunne sette opp en rekke sikkerhetskriterier for løsningen, som håndheves internt. Dette kan være en øvre grense for bestilling av varer for å forhindre juks – hvis en kunde for eksempel bestiller varer for 100 000 DKK, må en ansatt godkjenne bestillingen.
Optimal drift og sikkerhed med forretningsregler
Når du er på utkikk etter et nytt produkt, må drift og sikkerhet være i orden. Det samme gjelder for programvareløsninger – og Lasernet sørger for at dette er i toppklasse, blant annet gjennom forretningsregler.
Lasernet er satt opp slik at når ordrene mottas, lagres de i et bibliotek som ERP-systemet kan hente dem fra. I tillegg setter vi opp overvåking fra Lasernet-siden som sjekker om det finnes filer i denne katalogen. I så fall sendes en e-post til salgsstøtte for å sikre at importen til ERP-systemet kjøres automatisk.
På denne måten blir hele flyten helautomatisert og nedetid unngås.
Vil du vite mer om fordelene med en dokumenthåndteringsløsning fra Tabellae og hvordan vi kan hjelpe din organisasjon?
Send meg en e-post, så tar jeg kontakt med deg for å avtale et tidspunkt for en veiledningssamtale som passer deg.
