Webbarkivering i Dynamics 365
Smart system för webbarkivering
Tabellaes Output Management-lösning, Lasernet, innehåller ett webbaserat arkiveringssystem för arkivering, kopiering, flyttning och städning av affärsdokument.
Med dessa funktioner kan du kontrollera ditt arkiv, radera eller flytta äldre filer. Efter 5 år finns det inget behov av att lagra affärsdokument. Med Lasernets webbarkivsystem kan du ställa in systemet så att det tar bort dessa filer så att de inte tar upp lagringsutrymme.
Detta arkiv är för Dynamics AX och Dynamics 365.
Arkiv livslängd
Funktionerna Process Archive life span, Copy, Move och Clean up är användbara för att flytta mellan olika lagrings-/arkivtyper eller om du flyttar från Azure till OnPrem eller OnPrem till Azure.
Arkivet gör det också möjligt att flytta mellan olika typer av Azure Storage – och till en billig Azure Storage som Azure Cool Storage eller Azure Archive Storage.
Så här fungerar arkivet
Process archive life span
Process archive life span definierar livslängden och avgör när filer flyttas till “alternativ” lagring.
Report life span
Det är möjligt att definiera rapportens livslängd (Report life span) i Lasernet-parametrarna. Dokument flyttas till “alternativ” lagring när de passerar utgångsdatum – det aktuella systemdatumet används för att beräkna utgångsdatumet.
Report life span id
Det rapportlivstids-ID som definieras i Lasernet-parametrarna används för alla rapporter om inte rapportlivstids-ID anges för specifika rapporter. Parametrarna kan hittas här: Lasernet > Setup > Parameters.
Report life span for a report
Rapportlivslängd för en specifik rapport hittar du här: Lasernet > Common > Reports.
Kopiera/flytta filer i arkivet
I webbarkivet kan du enkelt kopiera filer genom att följa dessa steg:
Parametrar
Från lagringsutrymme: Det lagringsutrymme från vilket filerna kopieras/flyttas.
För lagring: Det lagringsutrymme som filerna kopieras/flyttas till.
Tillstånd
Filnamnfilter: Valfritt: Ange rapportnamnet eller en del av rapportnamnet.
Ladda filer äldre än: Ange ett datum som filerna ska vara äldre än.
Möjligheter
Beräkna först hur många filer som kommer att påverkas:
1. Beräkna antalet filer och deras storlek med möjlighet att avbryta.
2. Cancel hoppar över att uppdatera referenserna i Lasernet-arkivet och kopierar inte filerna till lagring.
Skriv över befintliga filer: Tryck på “Ja” för att skriva över befintliga filer.
Hoppa över uppdatering av arkiv
1. Hoppa över uppdateringen av posterna/registreringarna i Lasernet-arkivet.
2. Detta alternativ kommer också att använda datumet från förvaret och inte data i Lasernet-arkivet jämfört med alternativet “Ladda filer äldre än”.
Maximalt antal filer att bearbeta: Det maximala antalet filer att bearbeta.
Uppstädning av arkiv
I webbarkivet kan du enkelt städa upp dina filer genom att följa dessa steg:
Parametrar
Radera filer i lagring: Det lager från vilket filerna ska raderas.
Ta bort endast eller finns även i lagring: Valfritt: Ta endast bort filer om de finns i den här lagringen.
Tillstånd
Filnamnfilter: Valfritt: Ange rapportnamnet eller en del av rapportnamnet.
Ladda filer äldre än: Ange ett datum som filerna ska vara äldre än.
Möjligheter
Beräkna först hur många filer som kommer att påverkas:
1. Beräkna antalet filer och deras storlek med möjlighet att avbryta.
2. Cancel hoppar över att uppdatera referenserna i Lasernet-arkivet och kopierar inte filerna till lagring.
Maximalt antal filer att bearbeta: Det maximala antalet filer att bearbeta.
Hoppa över uppdatering av arkiv
1. Hoppa över uppdateringen av posterna/registreringarna i Lasernet-arkivet.
2. Detta alternativ kommer också att använda datumet från förvaret och inte data i Lasernet-arkivet jämfört med alternativet “Ladda filer äldre än”.
Ta bort arkivposter vars filer inte finns: Raderar alla poster i Lasernet-arkivet för vilka filerna inte finns.
Vill du veta mer om möjligheterna med att använda en dokumenthanteringslösning från Tabellae och hur vi kan hjälpa din organisation?
Skicka ett mejl till mig så kontaktar jag dig för att bestämma en tid för ett rådgivningssamtal som passar dig.
