Webarkivering i Dynamics 365
Smart system for nettarkivering
Tabellaes Output Management-løsning, Lasernet, inkluderer et nettarkivsystem som gjør det mulig å arkivere, kopiere, flytte og rydde opp i forretningsdokumenter.
Med disse funksjonene kan du sjekke arkivet, slette eller flytte eldre filer. Etter 5 år er det ikke lenger nødvendig å lagre forretningsdokumenter. Med Lasernets nettarkivsystem kan du stille inn systemet til å slette disse filene slik at de ikke tar opp lagringsplass.
Dette arkivet er for Dynamics AX og Dynamics 365.
Levetid for arkiv
Funksjonene Process Archive life span, Copy, Move og Clean up er nyttige ved flytting mellom ulike lagrings-/arkivtyper eller hvis du flytter fra Azure til OnPrem eller OnPrem til Azure.
Arkivet gjør det også mulig å flytte mellom ulike typer Azure Storage – og til en rimeligere Azure Storage som Azure Cool Storage eller Azure Archive Storage.
Slik fungerer arkivet
Process archive life span
Process archive life span definerer levetiden og bestemmer når filer flyttes til “alternativ” lagring.
Report life span
Det er mulig å definere rapportens levetid (Report life span) i Lasernet-parametrene. Dokumenter flyttes til den “alternative” lagringen når de passerer utløpsdatoen – den aktuelle systemdatoen brukes til å beregne utløpsdatoen.
Report life span id
Rapportlevetids-ID-en som er definert i Lasernet-parametrene, brukes for alle rapporter, med mindre rapportlevetids-ID-en er spesifisert for spesifikke rapporter. Parametrene finner du her: Lasernet > Setup > Parameters.
Report life span for a report
Rapportlevetid for en spesifikk rapport finner du her: Lasernet > Common > Reports.
Kopiere/flytte filer i arkivet
I nettarkivet kan du enkelt kopiere filer ved å følge disse trinnene:
Parametere
Fra lager: Lageret som filene kopieres/flyttes fra.
Til lager: Lageret filene kopieres/flyttes til.
Tilstand
Filnavnfilter: Valgfritt: Angi rapportnavnet eller en del av rapportnavnet.
Last inn filer eldre enn: Angi en dato som filene skal være eldre enn.
Muligheter
Først må du beregne hvor mange filer som vil bli berørt:
1. Beregne antall filer og filstørrelse med mulighet for å avbryte.
2. Avbryt hopper over oppdateringen av referansene i Lasernet-arkivet og kopierer ikke filene til lagring.
Overskriv eksisterende filer: Trykk på “Ja” for å overskrive eksisterende filer.
Hopp over arkivoppdatering
1. Hopp over oppdateringen av oppføringene/registreringene i Lasernet-arkivet.
2. Dette alternativet bruker også datoen fra depotet og ikke dataene i Lasernet-arkivet, sammenlignet med alternativet “Last inn filer eldre enn”.
Maksimalt antall filer som skal behandles: Maksimalt antall filer som skal behandles.
Opprydding i arkivet
I nettarkivet kan du enkelt rydde opp i filene dine ved å følge disse trinnene:
Parametere
Slett filer i lageret: Lageret som filene skal slettes fra.
Slett filer i lageret: Lageret som filene skal slettes fra.
Tilstand
Filtrer etter filnavn: Valgfritt: Angi rapportnavnet eller en del av rapportnavnet.
Last inn filer som er eldre enn: Angi en dato som filene skal være eldre enn
Muligheter
Først må du beregne hvor mange filer som vil bli berørt:
1. Beregne antall filer og filstørrelse med mulighet for å avbryte.
2. Avbryt hopper over oppdateringen av referansene i Lasernet-arkivet og kopierer ikke filene til lagring.
Maksimalt antall filer som skal behandles: Maksimalt antall filer som skal behandles.
Hopp over arkivoppdatering
1. Hopp over oppdateringen av oppføringene/registreringene i Lasernet-arkivet.
2. Dette alternativet bruker også datoen fra depotet og ikke dataene i Lasernet-arkivet, sammenlignet med alternativet “Last inn filer eldre enn”.
Slett arkivoppføringer hvis filer ikke finnes: Sletter alle oppføringer i Lasernet-arkivet der filene ikke finnes.
Vil du vite mer om mulighetene med en dokumenthåndteringsløsning fra Tabellae og hvordan vi kan hjelpe din organisasjon?
Send meg en e-post, så tar jeg kontakt med deg for å avtale et tidspunkt for en veiledningssamtale som passer deg.
