OK er en vellykket bedrift som har utnyttet fordelene IT kan gi et selskap i vekst. Med dette høster selskapet årlige gevinster og besparelser i håndtering, porto, trykking og utviklingstimer.
Om OK Bensin
OK er et dansk andelslag, eid av ca. 20 000 kunder og forhandlere. Siden selskapets oppstart har OK vært det eneste energiselskapet hvor forbrukere aktivt kan påvirke selskapets utvikling.
OK dekker hele Danmark med over 650 bensinstasjoner, syv salgskontorer og tre kjøresentre. OK forsyner også huseiere, landbruk og næringsliv med olje, biodrivstoff, naturgass og elektrisitet.
Mange – og ulike – dokumenter
OK var blant de første som leste markedet riktig vedr selger bensin fra automater til attraktive priser, og i dag er OK det mest solgte bensinmerket i Danmark. I årevis har OK brukt Lasernet til å håndtere de millioner av dokumenter som genereres hvert år av den voksende virksomheten.
– Virksomheten utvides ofte med nye produkter, så det trengs nye trykk hele tiden, sier Thomas B. Rasmussen, systemutvikler i OK. “Det blir til mange forskjellige dokumenter i løpet av et år, også andre enn bare fakturaer. Dokumentene må også se forskjellig ut avhengig av hvilket produkt det er snakk om”.
Ønsket: fremtidssikker løsning
«Formateringen var tidligere svært kodetung og treg å vedlikeholde. Linjer måtte lages linje for linje, sendes over til et printprogram, og det hele måtte kodes direkte inn i vårt ERP-system», sier Thomas B. Rasmussen.
Da selskapets ERP-system skulle endres, var tiden inne for å få et system som var mer fremtidssikkert for utskrift, formatering og arkivering.
Løsningen måtte løse utfordringer med:
- Håndtering av elektronisk fakturering mot offentlig sektor i XML (oioXML)
- For å formatere og skrive ut store mengder dokumenter for private kunder på flere forskjellige skrivere
- For å sikre korrekt elektronisk arkivering
«Med Lasernet kan vi møte stadig større krav. Og hvis vi står fast, har vi en veldig god partner i Tabellae”
Thomas B. Rasmussen, systemutvikler, OK amba
Resultater
- Fortjeneste og besparelser når det gjelder håndtering, porto, trykking og utviklingstimer
- Enkel formatering
- Rask utskrift av store mengder dokumenter
- Riktig elektronisk arkivering
Hastighet er avgjørende
«I tillegg til mange daglige fakturaer og forretningsdokumenter, har vi mange kontokunder som må motta kontoutskrifter en gang i måneden og samtidig kunne få tilgang til fakturaer på internett. Det er avgjørende at denne prosessen går raskt».
«Lasernet har gjort det mulig for oss å utvikle vårt trykk selv. Vi kan jobbe fleksibelt og administrere hele flyten fra vårt ERP-system, inn i Lasernet og ut av huset. Alle dokumenter behandles nå av Lasernet, som formaterer og skriver ut dokumentene. Det går lynraskt, og samtidig sørger Lasernet for korrekt arkivering i det elektroniske arkivet».
Kledd for økende krav
«Vi opplever at det stilles større og større krav fra omverdenen, og med Lasernet kan vi møte de kravene. Og hvis vi står fast med noe, har vi en veldig god samarbeidspartner og hjelp i Tabellae», avslutter Thomas Rasmussen.
