Elektronisk fakturering
Hva er elektronisk fakturering?
Elektronisk fakturering, også kjent som e-faktura, er en e-handelsteknologi som forenkler elektronisk fakturering slik at det blir like enkelt som å sende en e-post.
Elektronisk fakturering er et område innen dokumentutveksling som er i rivende utvikling. Selv om e-fakturering er en etablert metode for elektronisk distribusjon av forretningsdokumenter, hersker det fortsatt forvirring om hva som egentlig omfattes av definisjonen.
Hva er en elektronisk faktura?
En e-faktura er en faktura som er digital i hele dokumentets livssyklus, dvs. at den utstedes, sendes, mottas, håndteres og arkiveres elektronisk i et digitalt format.
E-fakturaer sendes alltid i et offisielt anerkjent format avhengig av opprinnelsesland. I Skandinavia opererer Danmark med OIOUBL-formatet, i Sverige er Svefaktura et vanlig format, i Finland er det Finvoice og i Norge er EHF det foretrukne formatet. Det mest brukte formatet internasjonalt i Europa er PEPPOL.
Hva er ikke en elektronisk faktura?
Mange tror at en elektronisk faktura er en hvilken som helst type faktura som mottas digitalt, men det er det ikke. En elektronisk faktura dekker ikke:
- En faktura i PDF-, Word- eller PNG-format mottatt via e-post.
- En papirfaktura som er konvertert til et digitalt format.
Elektronisk fakturering for offentlig og privat sektor
Flere offentlige sektorer rundt om i verden presser på for e-fakturering og krever at organisasjoner fakturerer og fakturerer elektronisk. For private selskaper setter det også en tidsfrist for å få omstilt virksomheten i tide.
Nasjonale og globale reguleringer
En av de viktigste drivkreftene for å ta i bruk e-faktura er EUs krav om e-fakturering ved offentlige e-anskaffelser (se EN 16931). En annen vanlig årsak er nasjonale regler som krever bruk av e-faktura for å bekjempe skattesvindel og skatteunndragelse.
Elektroniske fakturaer brukes allerede i stor utstrekning i både offentlig og privat sektor, spesielt med PEPPOL og OIOUBL som det statlige formatet for elektronisk fakturering i de fleste land.
Billig elektronisk fakturahåndtering
Når du bruker e-faktura, får du en arbeidsflyt for elektronisk fakturahåndtering som er raskere, billigere og mer nøyaktig.
Unngå tidkrevende og kostbare prosesser for skanning, tolkning og verifisering av fakturaer. I stedet sendes e-fakturaene direkte til arbeidsflytsystemet ditt. I stedet sendes e-fakturaene direkte til arbeidsflytsystemet ditt.
5 fordeler med elektronisk fakturering
Med e-fakturering får du en forbedret arbeidsflyt for fakturahåndtering som kan utgjøre en positiv forskjell for virksomheten din.
1. Raskere
Eliminer tidkrevende og kostbare prosesser for skanning, tolkning og verifisering av fakturaer. I stedet sendes fakturaene direkte til arbeidsflytsystemet ditt. Når e-fakturaen er godkjent og registrert, sendes fakturadataene direkte til økonomiavdelingen eller ERP-systemet – noe som sparer tid.
2. Profesjonelt image
Alle dokumenter og rapporter støtter selskapets layout. Du reduserer behovet for fortrykte skjemaer, reduserer feilprosenten og forbedrer kvaliteten.
3. Billigere
Med elektronisk fakturering kan du sende flere av forretningsdokumentene dine automatisk og elektronisk. Det betyr at du trenger færre skrivere og oppnår lavere toner- og papirforbruk. Dermed sparer du penger på maskinvare, papir, toner, utskrifter og ikke minst de ansattes tid.
4. Sikker og nøyaktig
E-fakturering er den sikreste måten å utveksle filer og gjøre forretninger på takket være kryptert filoverføring, digitale signaturer og sikre nettverk – og den kan ikke gå tapt i posten. Data leveres direkte fra ERP-systemet i sanntid, og automatisk fakturavalidering sikrer at kun korrekte transaksjonsdata kommer inn i ERP-systemet.
5. Tilpass til kundens behov
Har du ikke det e-fakturaformatet kunden din ønsker? Vi kan levere fakturaene dine i akkurat det formatet og den layouten kundene dine ønsker.
Obligatorisk e-fakturering – er du klar?
E-fakturering er i ferd med å bli obligatorisk over hele verden. Selv om det er en trygg og nøyaktig måte å gjøre forretninger på, stiller det også nye krav til organisasjonen.
Hvis du driver internasjonal virksomhet, må du kunne fakturere elektronisk i visse formater for å kunne fortsette å handle med de aktuelle landene. Last ned Tabellaes whitepaper om e-fakturering og få en oversikt over de obligatoriske kravene som kommer i 2023, 2024 og 2025.
Vil du vite mer om mulighetene med e-faktura fra Tabellae og hvordan vi kan hjelpe virksomheten din?
Send meg en e-post, så tar jeg kontakt med deg for å avtale et tidspunkt for en veiledningssamtale som passer deg.
