Peter Justesen har bl.a. et lager i Polen, og de polske toldmyndigheder stiller mange krav til modtagelse af filer samt specifikationer om hver enkelt vare: “Der skal angives toldkode, toldgruppe samt særlige varestamdata. Vi handler fx med alkohol og tobak, hvor der skal angives alkoholprocent, hvilken grad plato øllen har, net weigth, cross weight og antal gram tobak, der er i cigaretterne.

Det er meget detaljerede varestamdata, der skal leveres hver eneste gang, vi sender en ordre ud af Polen. Hvis ens pakkelister ikke overholder de polske toldmyndigheders krav, vil myndighederne kræve mere kontrol, som påvirker forsendelsestiden”, fortæller Supply Chain Manager, Kim Jønsson.

Det er en tung manuel proces at levere disse data til ens samhandelspartnere, der laver indregistreringen til tolderne. Med standard ERP laves en masse Excel-ark, hvor data trækkes ud af ERP-systemet og omformatteres i Excel, så det står som en pakkeliste. Herfra kan man danne en XML-fil via Excel, som matcher den pakkeliste, der sendes til toldmyndighederne. “Dette var ikke en holdbar løsning. Vi har store leveringer med fx 50 ordrer og flere tusinde ordrerlinjer. Excel kan rigtig meget, men kommer også til kort – det er ikke 100% stabilt pga. mængden af formler og variabler. Det er meget tungt at arbejde med, samtidig med at de mange makroer gør, at den person, der danner pakkelisterne og XML-filerne, er låst i 30 minutter, fordi makroerne kører. Dette kunne ikke automatiseres med standard og var en meget dyr proces”.

Med Tabellaes Excel-modul blev Peter Justesen i stand til at danne shippingdokumenterne automatisk ved at hente data direkte fra ERP-systemet
i realtid – og det giver meget større sikkerhed, da dataene er 100% korrekte. Det betyder også, at tolderne kan plotte dataene på pakkelisten direkte ind i deres system, og dét giver en kortere håndteringstid.

Herudover udviklede Tabellae en knap i ERP-systemet, som afhængigt af destination, danner en Excel-pakkeliste og en XML-fil, der altid matcher
hinanden, fordi data tages direkte ud fra ERP-systemet i øjebliksbilledet. Man undgår dermed fejl i Excel-ark og navngivning på ark, og man kan trække en pakkeliste ud, der er 3 måneder gammel, uden at der er fejl på den.

Det medfører også, at fejlprocenten falder markant, fordi man ikke er afhængig af at:

• en medarbejder i kundeservice skal opdatere lagerbeholdningen, hvis dele af en ordre er annulleret
• der kommer afvigelser, hvis en medarbejder ændrer noget i en kolonne.

Med Tabellaes knap er pakkelisten og XML-filen live med det samme og kan sendes direkte videre til toldmyndighederne. Uden knappen vil man skulle hive data ud af sit Data Warehouse med risiko for forsinkelse på fx 6 timer, hvis ens setup er med opdatering hver 6. time.

“Med knappen reduceres håndteringstiden i shippingafdelingen. Vi har reduceret vores håndteringstid dagligt på at danne pakkesedler med over 75%. Man kan køre det som batchjobs, og så er det bare at udvælge destinationerne, man gerne vil have papir på, trykke på knappen – og så er de genereret”, afslutter Kim Jønsson.