Et fragmenteret ERP-landskab krævede mange manuelle ændringer, hvilket var dyrt i både tid og ressourcer. Den største udfordring var, at håndteringen af dokumenter i forskellige verdensdele som Europa, USA og Australien krævede mange forskellige og lokale ændringer.
Om Geveko Markings
Geveko Markings er en produktionsvirksomhed, der leverer markeringsmateriale til vejmarkeringer, områdemarkeringer, dekorative markeringer i bybilledet og materiale til vejreparationer. Virksomheden har i dag ni fabrikker placeret i Europa, USA, Malaysia og Australien og er til stede salgsmæssigt i +80 lande.
Virksomhedens ERP-system er Microsoft Dynamics 365 FO.
90% standardiserede dokumenter på global plan
I 2015 havde Geveko Markings syv produktionssites rundt i verden. De forskellige sites kørte hele tre forskellige ERP-løsninger, bl.a. AX 4.0 i EU og US.
Geveko Markings blev opkøbt, og man ønskede derfor en frisk start med ét fælles ERP-system, hvor alle dokumenter kunne håndteres som ét samlet selskab. På dén måde kunne man få en rød tråd i dokumenterne på tværs af virksomheden uden at skulle lave tilpasninger i ERP-systemet.
Torben Andersen fra Geveko Markings stod for standardiseringsprojektet og er i dag en glad mand, for målet blev nået: “Vi er lykkedes med vores mål om at få standardiseret vores dokumenter globalt. Over 90% af vores dokumenter er nu standard, og vi kan nemt implementere ændringer selv, når behovet opstår”.
Outputmodul uden tilpasning
Det var vigtigt i implementeringen, at alt var standardløsninger. Geveko valgte derfor at få alle syv produktionssites over på Microsoft Dynamics 365 FO. Til at håndtere udskrifter og forretningsdokumenter valgte Geveko Markings Tabellaes dokumentstyringsmodul Lasernet, som gjorde det let at kontrollere ind- og udgående dokumenter, EDI og e-fakturering samt at kunne udsende fakturaer automatisk og uden tilpasninger.
”Med Tabellaes Best Practice tilgang har vi haft en succesfuld integration af Lasernet med standarddokumenter på tre forskellige sites”, fortæller Torben Andersen. Alle forretningsdokumenterne blev udviklet ud fra Tabellaes Best Practice pakke, der inkluderer en stribe standarddokumenter klar til brug. Dermed kom Geveko Markings hurtigt i test og gik live indenfor tid og budget på dokumentdelen.
“Over 90% af vores dokumenter er i dag standard, og vi laver nemt tilpasninger selv. Takket være Tabellae er vi lykkedes med vores mål om standardiserede dokumenter”
Torben Andersen, Head of IT, Geveko Markings Denmark A/S
Resultater
- Standardiserede dokumenter
- Lettere dokumenthåndtering
- Overholdelse af lovkrav (compliance) på tværs af landegrænser
- Nem imødekommelse af kundekrav
- Hurtig time-to-market fordi dokumentændringer kan laves in-house
Let vedligehold af dokumenter
Geveko Markings anvender i dag Lasernet til både scanning af indkommende fakturaer og til alle de klassiske udgående dokumenter; fakturaer, indkøbsordrer, følgesedler, kontoudtog m.m. Det er blevet lettere at gøre dokumenterne ensartede. “Vi kan hurtigt få noget færdigt, fordi dokumenterne er oprettet ud fra standardskabeloner. Skulle vi få behov for tilpasninger ift. brand eller lokale lovkrav, kan vi selv lave småjusteringer”, fortæller Torben Andersen.
Godt samarbejde med Tabellae
”Vi har haft et fantastisk samarbejde med Tabellae, som tilknyttede både en dansk løsningsarkitekt og en amerikansk konsulent. Det fungerede rigtig effektivt, da vi implementerede i forskellige tidszoner.
Efter implementeringen har samarbejdet fortsat været godt. Den interne support-hotline fungerer rigtig godt, og så har Tabellae været meget behjælpelige med dokumentændringer, hvis vi ikke vil eller har tid til at stå for dem”, afslutter Torben Andersen.
