At opnå det perfekte ERP-projekt, især når det gælder håndtering af dokumenter, kan føles som et fjernt mål. Men BORG Automotive fik det til at ske. Mathilde Daugaard og Monica Christiansen fortæller, hvordan de fik det til at lykkes.
Om BORG Automotive
BORG Automotive Group er Europas førende uafhængige producent af reservedele til biler og ejer af SBS Automotive, en handelsvirksomhed, der sælger sliddele.
BORG Automotive har mere end 1900 ansatte på deres produktionssteder i Polen, Spanien og Storbritannien, distributionsplatforme i Tyskland, Frankrig og Danmark og en pakkevirksomhed i Polen.
1. Alloker de rette ressourcer
“Output Management er et kritisk forretningsområde, der kræver dedikerede ressourcer. Nøglen er at involvere dem, der bruger rapporterne, da de forstår de forretningsmæssige og operationelle behov.
I vores ERP-projekt udpegede vi to personer, som kunne give vigtige oplysninger til Tabellaes konsulenter. Alle nødvendige krav var inkluderet fra starten, og Tabellae hjalp os med at identificere de rigtige ressourcer baseret på kompleksitet, antallet af rapporter og intern ekspertise”.
2. Forankre ERP-projektet hos ledelsen
“De mennesker, der arbejder på projektet, har brug for at fokusere, så sørg for, at deres opgaver bliver dækket af andre. Sørg for, at projektet og dets ressourcer er forankret i ledelsen, og hold dem orienteret. Hvis en nøgleperson stopper, så saml ledelsesteamet for at finde ud af de næste skridt”, siger Monica Christiansen.
“Hver eneste lille detalje tæller i et ERP-projekt. Gennemtænkte overvejelser fra starten kan føre til strømlinede processer i et ERP-projekt”.
Mathilde Daugaard, Product & Packaging Coordinator
3. Aftal på forhånd hvad l vil have
Mathillde Daugaard fortsætter: “At sætte forventninger og definere projektets omfang på forhånd øgede forudsigeligheden.
Før I kaster jer ud i det, så sæt jer ned og tal om, hvad I gerne vil opnå. Diskuter, hvornår tingene skal gå live, hvor sikkert det hele skal være, og hvilke regler I skal følge. Sæt forventningerne tidligt. I begyndelsen af vores projekt diskuterede vi blandt andet:
- Deadline: Hvad er den ønskede og realistiske go-live-dato?
(undgå at gå live før en sommerferie, da der altid vil være rettelser) - Sikkerhedsniveau
- Test – krav og fordeling af tid
- Compliance: lovmæssige krav internationalt
- Ressourcer: Interne medarbejderes ekspertise
4. Lav specifikationer af høj kvalitet
“Tabellaes Document Design Specifications (DDS) spiller en afgørende rolle. Fyld dem med omfattende data og krav for at forhindre ændringsanmodninger. 3 gode ting at have i baghovedet:
- Hver eneste lille detalje tæller, så notér den! Hvis du mangler noget bagefter, kræver det en ændringsanmodning.
- Invester den rette mængde tid i hver specifikation – vi brugte 4-6 timer.
- Inddrag de mennesker, der bruger dokumenterne – de ved, hvad de har brug for”.
5. Vær proaktiv
“Ingen kender dine behov bedre end dig. Derfor skal du være proaktiv i ethvert samarbejde. Vi brugte Tabellaes standardpakke-skabeloner, som bragte os ca. 60% af vejen fra start. Men da etiketter ikke var en del af standardskabelonerne, lavede vi vores egen skabelon til etiketspecifikationer – og det fungerede godt”.
Resultater
- Live til tiden og inden for budget
- Forudsigeligt projekt, hvor estimater stemte overens med virkeligheden
- De rigtige forretningskrav fra start
- Fjernede forretningsrisici efter go-live
6. Test, Test, Test
“Gode testdata og eksempler i Dynamics forenkler projektet og reducerer risici. Test er afgørende, fordi du finder potentielle fejl tidligt i processen. Tjek derfor alt fra at oprette et dokument til at sende det ud.
Test af dokumenter før go-live minimerede antallet af ændringsanmodninger efter lanceringen betydeligt. Test handler ikke kun om at udskrive et dokument – det handler om hele processen fra oprettelse af dokumentet til afsendelse af det. Hvis du ikke tester, risikerer du at lukke hele din virksomhed ned. Du kan f.eks. opleve en fejl, når du sender til Storbritannien, men ikke til EU-lande. Test derfor der, hvor du sender dine varer til”, slutter Mathilde Daugaard.
