”På Polytech vill vi säkra framtiden för vindkraft genom hållbara lösningar som förbättrar vindkraftverkens hållbarhet och prestanda. Vårt gamla affärssystem gjorde inte uppdraget enkelt, vilket var anledningen till att vi började uppgraderingsresan för 5 år sedan.

Vår ERP-partner rekommenderade att vi skulle använda Lasernet för Output Management, så vi kontaktade Tabellae. Med hjälp av Tabellaes kompetens, metoder och Best Practice-paket med standarddokument och implementeringsguider skapade vi grunden för en Output Management-lösning som vi kan växa med.

Idag använder vi Lasernet för att skriva ut alla våra externa dokument som försäljningsorder, orderbekräftelser, produktionsorder, certifikat, packlistor, etiketter och automatiska påminnelser, samt för EDI”, säger Morten Ramussen Boelslund, ERP-konsult.

”En av anledningarna till ERP-uppgraderingen var att vi är certifierade inom många hållbarhetsområden. Därför är våra produkter föremål för strikta tester, där spårbarhet är en viktig faktor. Vi kom från SAP Business One, där all spårbarhet låg i tredjepartssystem.

Vi valde därför att ersätta SAP med Dynamics 365 F&SCM, som idag hanterar all spårbarhet, t.ex. vem som producerat vilka produkter och varifrån de inköpta råvarorna kommer – ända ner till batch- och serienummer. Med Lasernet kan vi få all nödvändig data i alla våra rapporter”, fortsätter IT-konsulten Camilla Luxhøj Jensen.

”Manuella åtgärder leder till fel, och därför har vi automatiserat många processer i det nya affärssystemet, t.ex. efterlevnads-, kund- och importkrav som löses med en automatiserad global mall. Vi utvecklar inte något som är öronmärkt för en enskild leverantör eller plats.

Detta har bland annat gjort det möjligt för oss att:

1) Bättre kundservice när det gäller tull vid import
Inom samma produktgrupp finns det flera olika tullkoder, även kallade HS-koder, varav vissa av dessa leder till att våra kunder måste betala tull vid import. Vi har därför utvecklat en automatiserad global lösning med Lasernet via External Item Description. Här mappar vi ”kundens kundens HS-kod för import” till en tabell som säkerställer att rätt tullkod visas på dokumenten så att våra kunder inte behöver betala obehöriga tullar.

2) Export till länder med lagstadgade krav
För att vi ska kunna skicka varor till Brasilien måste avsändarlandet anges på de enskilda artikelraderna på exportdokumenten. Vi har löst det så att varje gång vi skapar en försäljningsorder till Brasilien, utlöser det automatiskt en notering från D365 om att avsändningslandet måste anges på dokumentet.”

”Vi använder också i stor utsträckning certifikat från Lasernet för automatisk hantering av generiska certifikat samt kund- och produktcertifikat.

Det handlar bland annat om COC, Certificate of Conformity, som informerar oss om att våra produkter uppfyller lagstadgade säkerhets- och kvalitetskrav, och COA, Certificate of Analysis, som beskriver resultatet av en analys.

Lösningen har frigjort 2 medarbetare som tidigare inte gjorde något annat än att skapa certifikat och etiketter. Idag är det bara en anställd som hanterar detta och andra uppgifter”, säger Morten.

”En stor fördel med Lasernet är automatiseringsmöjligheterna. Vi skriver ut de flesta etiketter med Lasernet från D365, där vi har automatiserat vår etikettutskrift så att vi idag har två triggers för utskrift av etiketter: Vid mottagande av varor och vid meddelande om färdigställande av producerade varor.

Vi arbetar också med att utveckla en ny märkningslösning som utlöser en automatiskt utskriven etikett med ett serienummer vid produktionsstart. Idag hanterar vi etiketter på artikelnivå.

Det innebär att vi registrerar vilken etikett som ska skrivas ut, när, hur många och var på varje artikel.
Om en etikett skulle gå sönder eller ha fel har vi byggt en tabell med all spårningsinformation baserat på våra färdigställanderapporter, så att vi kan trycka om etiketter baserat på det ursprungliga produktionsscenariot”, säger Camilla.

”Som en global aktör kräver våra kunder också att vi kan utbyta dokument elektroniskt. Vi var därför tvungna att inkludera en EDI-lösning i vår uppgradering.

Lösningen inspirerades av Tabellaes ERFA-möte hos en annan D365 F&SCM-kund, där vi fick höra hur värden och andra kunder använde EDI med Lasernet. Tabellae arrangerar kostnadsfria nätverksgrupper där vi kan dela med oss av kunskap och få mycket inspiration från andra som använder Lasernet och samma ERP-system som vi. Före ERFA-mötet såg vi Lasernet bara som ett dokumenthanteringsverktyg, men här fick vi veta att det också kan integreras med andra system.

Vi kommer att använda Lasernet för att göra integrationen till SAP Ariba för vår kund Vestas, som ville ha
en EDI-lösning från oss. Lösningen består av att Lasernet skickar orderbekräftelser, fakturor och följesedlar som XML och hanterar XML-format och datadestinationer. Lasernet används alltså för att omformatera SAP Aribas XML till vår och vice versa”, säger Morten, som är djupt imponerad av Lasernets funktionalitet.

”Lasernet har många ”dolda funktioner” som gör vår vardag mycket enklare. Vi använder till exempel tre olika automatiska påminnelsebrev: Första påminnelse, påminnelse och sista påminnelse med avgift.

I standard D365 är det tidskrävande att skicka påminnelser till sina kunder. Här måste varje rapport genereras, valideras och sedan skickas till den enskilda kunden. Med LaserNets standardfunktion, bakgrundsutskrift, kan vår ekonomiavdelning markera flera kunder som ska få en påminnelse, ta upp rapporten på skärmen för godkännande och bara trycka ”ja” så skickas alla påminnelser automatiskt. Behandlingstiden är mycket snabbare än i standard D365 F&SCM”, säger Morten.

”Med ett brett utbud av automatiserade dokument och en EDI-lösning är vår D365 F&SCM-utrullning komplett i Danmark, och det har lagt grunden för en global utrullning i Kina och Mexiko.

Dessutom har Tabellae hjälpt oss att sätta upp vår releaseprocess så att Lasernet och D365 F&SCM är i linje med varandra – även i samband med vår globala utrullning i Kina. När vi testar kör vi ett Proof of Concept där vi testar alla våra kinesiska konfigurationer, integrationer, dokument osv.

Allt detta kan vi anpassa i vår utvecklarmiljö från Danmark. Parallellt kan vi också köra de 4
uppgraderingar i F&SCM som kommer från Microsoft varje år, vilket gör oss mer flexibla med vår globala ERP-utrullning.”, säger Morten

• Allt-i-ett-lösning för Output Management
• Globala dokumentmallar redo för global distribution
• Lätt att uppfylla kraven
• In-house rapporthantering
• Frigör resurser
• Bättre kundservice