BE GROUP
Enkelhet fungerar för BE Group – eftersom de gör det rätt. BE Group verkar i en mycket konkurrensutsatt bransch, så det är viktigt att hålla kostnaderna nere. Därför valde de Microsofts kostnadsfria dokumentlösning för sitt ERP-output – även om programvaran har många begränsningar. Tack vare goda råd från Tabellae och mycket testning fattade de ett klokt och tryggt beslut. Martin Axelsson berättar deras historia.
Resultat:
- Maximalt värde från en mjukvara med begränsningar
- Inga licenskostnader
- Ren Microsoft-stack
Om BE Group
BE Group är ett handels- och serviceföretag som erbjuder ett brett sortiment av stål- och aluminiumprodukter. Kunderna är främst verksamma inom tillverknings- och byggindustrin i Sverige och Finland. BE Group har cirka 600 anställda och verksamhet i både Sverige och Finland. Tidigare använde de AX 2009 med SSRS, men har nu uppgraderat till Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management – och använder MS Configurable Business Documents för att hantera sitt ERP-output på ett effektivt sätt.
Stödjer digital transformation och förbättrad driftseffektivitet
För att stödja sin digitala transformation och förbättra effektiviteten implementerar BE Group Microsoft Dynamics 365 F&SCM med CE och olika integrationer – till exempel till produktionssystem, fakturamatchning, ekonomi, kreditkontroll, inköp m.m.
”Vi har precis gått live i det första landet: Finland. De dokumentsmallar som Tabellae tagit fram ska användas när vi rullar ut i nästa land: Sverige.”
POC = ett välövervägt steg
Valet av Electronic Reporting/Configurable Business Documents var inte självklart från början.
”Vår ERP-leverantör, Columbus, rekommenderade att använda det som ett kostnadseffektivt alternativ. Tidigare använde vi SSRS för våra rapporter. Vi fick värdefull vägledning från Tabellae under hela processen kring hur vi skulle hantera begränsningarna, och efter att Tabellae genomförde ett lyckat Proof of Concept (POC) blev det tydligt att CBD var en hållbar lösning. Vi valde CBD för att sänka kostnaderna och undvika oro för framtida licensavgifter”, förklarar Martin Axelsson.
Lyckad implementation av Microsoft Configurable Business Documents
BE Group har i samarbete med Tabellae framgångsrikt implementerat Configurable Business Documents.
”Samarbetet med Tabellae har varit utmärkt. Deras konsult såg till att vi hade regelbundna uppföljningar för att hålla allt på rätt spår, vilket gav oss en tydlig överblick över framdriften och viktiga observationer under hela processen.”
Martin Axelsson
IT Business Partner Manager, BE GROUP
Traditionell industri med enkla dokumentbehov
Inom stålindustrin tenderar kunderna att vara traditionella. ”Vi skriver fortfarande ut plocklistor och följesedlar i fysisk form. Vi arbetar utan avancerad kundkommunikation eller komplexa upplägg, vilket är en av huvudorsakerna till att vi tror att vi kan nöja oss med en enkel dokumentlösning. Men det kräver att vi håller dokumenten enkla även framöver.”
Vi accepterar begränsningarna
”Hittills har vi inte stött på många begränsningar med CBD. Direkt efter go live hade vi några utmaningar kopplade till prestanda och hastighet, men dessa har gett oss värdefulla lärdomar. Tabellaes mycket skickliga konsult har hjälpt oss hitta effektiva lösningar, och vi känner oss trygga i att Tabellaes konsulter har kompetensen att lösa problem och hitta stabila lösningar framåt.
I framtiden kan vi få behov av exempelvis ursprungsintyg eller överensstämmelsedokument – och kanske blir dokumenten mer digitala via EDI och digital lagring, där vi inte längre ser de fysiska dokumenten. Det kan förändras, men just nu är våra dokumentbehov ganska stabila”, säger Martin.
Starkt samarbete med Tabellae
”Samarbetet med Tabellae har varit utmärkt. Deras konsult såg till att vi hade regelbundna uppföljningar för att hålla allt på rätt spår, vilket gav oss en tydlig överblick över framdriften och observationer under hela processen”, avslutar Martin.
Martins råd till andra:
- Klargör era krav
Överväg balansen mellan flexibilitet och kostnad. Ta hjälp med att göra en tydlig lista med för- och nackdelar mellan olika mjukvarualternativ. - Förstå kundernas värde
Vad är era kunder beredda att betala för? - Testa så mycket som möjligt
Man kan aldrig testa för mycket. Noggranna tester hjälper till att upptäcka problem tidigt och säkerställer jämn kvalitet. - Använd experter
De känner till fallgroparna och möjligheterna.
BE Group visar att enkelhet fungerar – med rätt mjukvarukartläggning och projektmetodik.
