Att uppnå det perfekta ERP-projektet, särskilt när det gäller dokumenthantering, kan kännas som ett avlägset mål. Men BORG Automotive fick det att hända. Mathilde Daugaard och Monica Christiansen berättar hur de lyckades med det.
Om BORG Automotive
BORG Automotive Group är Europas ledande oberoende återtillverkare av bildelar och ägare av SBS Automotive, ett handelsföretag som säljer slitdelar.
BORG Automotive har mer än 1900 anställda vid sina produktionsanläggningar i Polen, Spanien och Storbritannien, distributionsplattformar i Tyskland, Frankrike och Danmark samt en förpackningsverksamhet i Polen.
1. Tilldela rätt resurser
“Output Management är ett kritiskt affärsområde som kräver särskilda resurser. Det viktigaste är att involvera dem som använder rapporterna, eftersom de förstår de affärsmässiga och operativa behoven.
I vårt ERP-projekt utsåg vi två personer som kunde tillhandahålla viktig information till Tabellaes konsulter. Alla nödvändiga krav inkluderades från början, och Tabellae hjälpte oss att identifiera rätt resurser baserat på komplexitet, antalet rapporter och intern expertis”.
2. Förankra ERP-projektet med ledarskapet
“De som arbetar med projektet behöver fokusera, så se till att deras uppgifter täcks av andra. Se till att projektet och dess resurser är förankrade i ledningen och håll dem informerade. Om en nyckelperson slutar, samla ledningsgruppen för att ta reda på nästa steg”, säger Monica Christiansen.
“Varje liten detalj räknas i ett ERP-projekt. Genomtänkta överväganden från början kan leda till strömlinjeformade processer i ett ERP-projekt.”
Mathilde Daugaard, Product & Packaging Coordinator
3. Kom överens om vad ni vill ha på förhand
Mathillde Daugaard fortsätter: “Att sätta rätt förväntningar och definiera projektets omfattning i förväg ökade förutsägbarheten.
Sätt er ned och diskutera vad ni önskar uppnå innan ni börjar. Diskutera när ni vill att saker och ting ska gå live, hur säkert ni vill att allt ska vara och vilka regler ni behöver följa. Sätt förväntningarna tidigt. I början av vårt projekt diskuterade vi bland annat följande:
- Deadline: Vilket är det önskade och realistiska startdatumet?
(undvik att gå live före en sommarsemester, eftersom det alltid kommer att finnas korrigeringar) - Säkerhetsnivå
- Test – krav och fördelning av tid
- Efterlevnad: rättsliga krav internationellt
- Resurser: Interna personers expertis
4. Skapa specifikationer av hög kvalitet
“Tabellaes Document Design Specifications (DDS) spelar en avgörande roll. Fyll dem med omfattande data och krav för att förhindra ändringsförfrågningar. 3 bra saker att ha i åtanke:
- Varje liten detalj är viktig, så notera den! Om du saknar något efteråt krävs det en ändringsbegäran.
- Lägg rätt tid på varje specifikation – vi använde 4-6 timmar.
- Involvera de människor som använder dokumenten – de vet vad de behöver”
5. Var proaktiv
“Ingen känner till dina behov bättre än du själv. Därför måste du vara proaktiv i varje samarbete. Vi använde Tabellaes standardpaketmallar som tog oss ca 60% av vägen från start. Men eftersom etiketter inte ingick i standardmallarna skapade vi vår egen mall för etikettspecifikationer – och det fungerade bra”.
Resultat
- Live i tid och inom budget
- Förutsägbart projekt där uppskattningar stämde överens med verkligheten
- Rätt verksamhetskrav från början
- Avskaffade affärsrisker efter att ha gått live
6. Test, Test, Test
“Bra testdata och exempel i Dynamics förenklar projektet och minskar riskerna. Testning är viktigt eftersom du upptäcker potentiella fel i ett tidigt skede. Kontrollera därför allt från att skapa ett dokument till att skicka ut det.
Genom att testa dokumenten före lanseringen minimerades antalet ändringsförfrågningar efter lanseringen. Testning handlar inte bara om att skriva ut ett dokument – det handlar om hela processen från att skapa dokumentet till att skicka det. Om du inte testar riskerar du att stänga ner hela din verksamhet. Du kan t.ex. uppleva ett fel när du skickar till Storbritannien men inte till EU-länder. Testa därför vart du än skickar dina varor”, avslutar Mathilde Daugaard.
