ERP-leverantörer kan spara tid och leverera bättre ERP-lösningar med lägre totalkostnader för sina kunder – helt enkelt genom att förstå skillnaden mellan grundläggande dokumentgenerering och fullskaligt Output Management samt genom att ta kundnära dokument på allvar redan från projektstart.
Trots att det är affärskritiskt hamnar Output Management sällan högst upp på agendan. Områden som CRM och Business Intelligence får ofta mest uppmärksamhet, medan Output Management hamnar i skymundan – trots att det är minst lika avgörande för affärsframgång.

Samtidigt kan detta ofta underskattade område i slutändan kosta tre gånger så mycket om det inte tas på allvar från början, utan i stället skjuts upp till strax före go-live – vilket sker i 8 av 10 ERP-projekt.

Det som uppfattas som ett ”tråkigt” område är i själva verket en mycket komplex disciplin som spelar en central roll i hela verksamheten. Det handlar om att skapa och hantera viktiga affärsdokument som fakturor, följesedlar, etiketter, tulldokument och mycket mer – dokument som ERP-systemet ska producera, integrera och distribuera.

Och om det inte fungerar? Då fungerar varken ERP-systemet – eller verksamheten. Föreställ dig konsekvenserna om ditt företag plötsligt inte kunde skicka fakturor eller skriva ut de dokument som krävs för att leverera varor till kunder.

Som en tumregel bör Output Management inte utgöra mer än 5 % av ERP-budgeten. Men den siffran kan lätt tredubblas om området inte tas på allvar i ett tidigt skede – eller om en ERP-leverantör rekommenderar en enkel mallbaserad lösning som inte klarar komplexa krav som tull, myndighetsportaler, kundkrav och gränsöverskridande regelefterlevnad.

Tyvärr händer detta alltför ofta. Här är två exempel från verkligheten: Ett stort elektronikföretag valde en enkel lösning som inte kunde möta deras globala krav.

Resultatet? Sex månaders bortkastat arbete och flera hundra tusen euro i extra kostnader.

Ett medelstort byggföretag prioriterade låga timpriser framför erfarenhet.

Resultatet? En felkonfigurerad lösning som aldrig gick i drift, mer än ett års försening och en extra faktura på 130 000 euro.

Detta är bara två av många fall där företag har hamnat med stora, helt onödiga kostnader – helt enkelt för att rätt Output Management-lösning inte valdes från början.

Att slå in på fel väg är kostsamt – och att rulla tillbaka allt är ännu värre. Det leder till dubbla licenskostnader, onödiga implementationstimmar och avstannade projekt medan medarbetare väntar, omprioriterar eller tappar effektivitet. Därtill kommer den långsiktiga bördan av att underhålla och manuellt uppdatera affärsdokument.

ERP-leverantörer har ett ansvar att vägleda sina kunder inom detta kritiska område. Det är deras uppgift att säkerställa att Output Management får den uppmärksamhet det förtjänar och att rätt lösning väljs.

Annars är det alltid kunden som står kvar med ett ERP-system som inte fungerar fullt ut – och som med stor sannolikhet inte är hållbart på lång sikt. Särskilt inom försäljning och export uppstår nya lagkrav och partnerkrav ofta med mycket kort varsel. Om du sitter fast med en hårdkodad eller alltför enkel Output Management-lösning kommer du inte att kunna hänga med.