Utveksling av forretningsdokumenter i PDF-format er svært etterspurt av mange bedrifter. Ved å kunne konvertere Excel- og Word-maler til PDF-format kan du dekke kundenes og partnernes behov for utveksling av forretningsdokumenter.

Men det kan være vanskelig å sette opp PDF-konverteringen i Electronic Reporting, og det finnes to ulike måter å gjøre det på:

• 1) I formatdesigneren i konfigurasjonen kan du legge til en PDF-konverter som rot for Excel- eller Word-maler. I ER-destinasjonen eller utskriftshåndteringen kan PDF-omformeren velges i stedet for Excel-rapporten.
• 2) Når du oppretter destinasjoner i Print Management eller ER Destinations, kan du bruke Excel- eller Word-maler og merke av for PDF-konverteringsalternativet, som konverterer malene dine. Du kan også legge til nye destinasjoner. Dette er spesielt nyttig senere i et prosjekt, ettersom du kan sette opp flere destinasjoner og enkelt legge dem til med ett klikk.

Vil du vite hvordan? Her kan du lære hvordan du konfigurerer destinasjonene for Electronic Reporting til å konvertere en rapport til PDF – og hvordan du aktiverer sending av PDF-filen via e-post.

PDF-omformeren i Electronic Reporting i Dynamics 365 forbedrer effektiviteten og sikkerheten ved generering, distribusjon og lagring av dokumenter, noe som gjør den til en verdifull funksjon for alle virksomheter som håndterer formelle dokumenter – og den kan brukes i mange forskjellige scenarier:

• Genererer fakturaer og sender dem automatisk som PDF-vedlegg til kundene.
• Eksportere lovpålagte rapporter (f.eks. skatterapporter) i PDF-format for å oppfylle lovpålagte krav.
• Arkivering av økonomiske rapporter i PDF-format for arkiveringsformål.
• Opprette innkjøpsordrer, salgsordrer eller andre dokumenter som ferdigstilles i PDF før de deles eksternt.

PDF-omformeren i Electronic Reporting (ER)-modulen i D365 er en funksjon som lar brukerne enkelt konvertere dokumenter som er generert i ulike Microsoft Office-formater (som Excel eller Word) til det allment aksepterte PDF-formatet.

I Electronic Reporting opprettes det vanligvis konfigurasjoner for å produsere rapporter i ulike formater, for eksempel Excel (XLSX) eller Word (DOCX). Med PDF-omformeren kan disse rapportene automatisk konverteres til PDF for enklere distribusjon, lagring eller etterlevelse. Denne funksjonen er spesielt viktig når dokumentene må presenteres i et fast oppsett, noe som ikke alltid er tilfelle med andre formater (for eksempel kan Excel redigeres, noe som kan påvirke oppsettet).

PDF-formatet er også mer pålitelig ved ekstern deling, ettersom det anses som sikkert og mer kompatibelt på tvers av systemer og enheter. Les mer om mulighetene med Electronic Reporting ved å klikke nedenfor.