“Hos Polytech ønsker vi å sikre fremtiden for vindenergi gjennom bærekraftige løsninger som forbedrer vindturbinenes holdbarhet og ytelse. Vårt gamle ERP-system gjorde ikke oppdraget enkelt, og derfor startet vi oppgraderingsreisen for fem år siden.

ERP-partneren vår anbefalte oss å bruke Lasernet til Output Management, så vi kontaktet Tabellae.
Basert på Tabellaes kompetanse, metodikk og Best Practice-pakke med standarddokumenter og implementeringsveiledninger, la vi grunnlaget for en Output Management-løsning som vi kan vokse med.

I dag bruker vi Lasernet til å skrive ut alle våre eksterne dokumenter som salgsordrer, ordrebekreftelser, produksjonsordrer, sertifikater, pakksedler, etiketter og automatiske påminnelser, samt til EDI”, sier ERP-konsulent Morten Ramussen Boelslund.

“En av grunnene til ERP-oppgraderingen var at vi er sertifisert på mange områder innen bærekraft. Derfor er produktene våre underlagt strenge tester, der sporbarhet er en viktig faktor. Vi kom fra SAP Business One, der all sporbarhet lå i tredjepartssystemer.

Vi valgte derfor å bytte ut SAP med Dynamics 365 F&SCM, som i dag håndterer all sporbarhet, for eksempel hvem som har produsert hvilke produkter og hvor de innkjøpte råvarene kommer fra – helt ned til batch- og serienummer. Med Lasernet kan vi få alle nødvendige data på alle rapportene våre”, fortsetter IT-konsulent Camilla Luxhøj Jensen.

“Manuelle handlinger fører til feil, og derfor har vi automatisert mange prosesser i det nye ERP-systemet, f.eks. er compliance-, kunde- og importkrav løst med en automatisert global mal. Vi utvikler ikke noe som er øremerket en enkelt leverandør eller lokasjon.

Dette har blant annet gjort oss i stand til å:

1) Bedre kundeservice når det gjelder toll ved import
Det finnes flere tollkoder, også kjent som HS-koder, innenfor samme produktgruppe, og noen av disse fører til at kundene våre må betale toll ved import. Vi har derfor utviklet en automatisert global løsning med Lasernet via External Item Description. Her mapper vi “kundens import HS-kode” inn i en tabell som sørger for at riktig tollkode vises på dokumentene, slik at våre kundene våre slipper å betale uautorisert toll.

2) Eksport til land med regulatoriske krav
For at vi skal kunne sende varer til Brasil, må avsendelseslandet fremgå av de enkelte varelinjene på eksportdokumentene. Vi har løst dette slik at hver gang vi oppretter en salgsordre til Brasil, utløser det automatisk en notis fra D365 om at avsendelseslandet må fremgå av dokumentet.”

“Vi bruker også i stor grad sertifikater fra Lasernet for automatisk håndtering av generiske sertifikater samt kunde- og produktsertifikater.

Det dreier seg blant annet om COC-er, Certificate of Conformity, som informerer oss om at produktene våre oppfyller lovpålagte sikkerhets- og kvalitetskrav, og COA-er, Certificate of Analysis, som beskriver resultatene av en analyse.

Løsningen har frigjort to medarbeidere som tidligere ikke gjorde annet enn å lage sertifikater og etiketter.
I dag er det bare én ansatt som håndterer dette og andre oppgaver”, sier Morten.

“En stor fordel med Lasernet er automatiseringsmulighetene. Vi skriver ut de fleste etikettene med Lasernet fra D365, der vi har automatisert etikettutskriften slik at vi i dag har to triggere for utskrift av etiketter: Ved varemottak og ved ferdigmelding av produserte varer.

Vi jobber også med å utvikle en ny etikettløsning som utløser en automatisk utskrift av etiketter med serienummer ved produksjonsstart. I dag håndterer vi etiketter på varenivå.

Det betyr at vi registrerer hvilken etikett som skal skrives ut, når, hvor mange og hvor på hver enkelt vare. Hvis en etikett går i stykker eller har feil, har vi laget en tabell med all sporingsinformasjon basert på ferdigstillelsesrapportene våre, slik at vi kan skrive ut etiketter på nytt basert på det opprinnelige produksjonsscenariet”, sier Camilla.

“Som en global aktør krever også kundene våre at vi kan utveksle dokumenter elektronisk. Derfor måtte vi inkludere en EDI-løsning i oppgraderingen vår.

Løsningen ble inspirert av Tabellaes ERFA-møte hos en annen D365 F&SCM-kunde, der vi fikk høre hvordan verten og andre kunder brukte EDI med Lasernet. Tabellae legger til rette for gratis nettverksgrupper der vi kan dele kunnskap og få mye inspirasjon fra andre som bruker Lasernet og det samme ERP-systemet som oss. Før ERFA-møtet så vi på Lasernet som et rent dokumenthåndteringsverktøy, men her fikk vi vite at det også kan integreres med andre systemer.

Vi skal bruke Lasernet til å gjøre integrasjonen til SAP Ariba for kunden Vestas, som ønsket en EDI-løsning fra oss. Løsningen består i at Lasernet sender ordrebekreftelser, fakturaer og pakksedler  som XML og håndterer XML-formater og datadestinasjoner. Lasernet brukes altså til å omformatere SAP Aribas XML til vår XML og omvendt”, sier Morten, som er dypt imponert over funksjonaliteten til Lasernet.

“Lasernet har mange “skjulte funksjoner” som gjør hverdagen vår mye enklere. Vi bruker for eksempel tre ulike automatiske purrebrev: Første purring, purring og siste purring med gebyr.

I standard D365 er det tidkrevende å sende påminnelser til kundene. Her må hver rapport genereres, valideres og deretter sendes til den enkelte kunden. Med LaserNets standardfunksjon, bakgrunnsutskrift, kan økonomiavdelingen vår merke flere kunder som skal motta en påminnelse, få rapporten opp på skjermen for godkjenning og bare trykke ‘ja’, så sendes alle påminnelser automatisk. Behandlingstiden er mye raskere enn i standard D365 F&SCM”, sier Morten.

“Med et bredt spekter av automatiserte dokumenter og en EDI-løsning er vår D365 F&SCM-utrulling fullført i Danmark, og det har lagt grunnlaget for en global utrulling i Kina og Mexico.

I tillegg har Tabellae hjulpet oss med å sette opp releaseprosessen vår slik at Lasernet og D365 F&SCM er samkjørt – også i forbindelse med den globale utrullingen i Kina. Når vi tester, kjører vi et Proof of Concept der vi tester alle våre kinesiske konfigurasjoner, integrasjoner, dokumenter osv.

Alt dette kan vi tilpasse i utviklermiljøet vårt fra Danmark. Parallelt kan vi også kjøre de 4
oppgraderinger i F&SCM som kommer fra Microsoft hvert år, noe som gjør oss mer fleksible i den globale ERP-utrullingen”, sier Morten

• Alt-i-ett-løsning for Output Management
• Globale dokumentmaler klare for global distribusjon
• Enkelt å overholde kravene
• In-house rapportadministrasjon
• Frigjør ressurser
• Bedre kundeservice