BE GROUP
Enkelhet fungerer for BE Group – fordi de gjør det riktig. BE Group opererer i en svært konkurransepreget bransje, så det er viktig å holde kostnadene nede. Derfor valgte de Microsofts gratis dokumentløsning til sitt ERP-output – selv om programvaren har mange begrensninger. Takket være gode råd fra Tabellae og mye testing tok de en smart og trygg beslutning. Martin Axelsson forteller deres historie.
Resultater:
- Maksimal verdi fra en programvare med begrensninger
- Ingen lisenskostnader
- Ren Microsoft-stack
Om BE Group
BE Group er et handels- og serviceselskap som tilbyr et bredt utvalg av stål- og aluminiumprodukter. Kundene er hovedsakelig innen produksjons- og byggeindustrien i Sverige og Finland. BE Group har rundt 600 ansatte og virksomhet i både Sverige og Finland. Tidligere brukte de AX 2009 med SSRS, men har nå oppgradert til Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management – og bruker MS Configurable Business Documents til å håndtere sitt ERP-output på en effektiv måte.
Støtter digital transformasjon og bedre driftseffektivitet
For å støtte sin digitale transformasjon og forbedre effektiviteten, ruller BE Group ut Microsoft Dynamics 365 F&SCM med CE og ulike integrasjoner – for eksempel til produksjonssystemer, fakturamatching, økonomi, kredittsjekk, innkjøp m.m.
”Vi har nettopp gått live i det første landet: Finland. Dokumentskabelonene som Tabellae har laget skal brukes når vi ruller ut i neste land: Sverige.”
POC = et veloverveid steg
Valget av Electronic Reporting/Configurable Business Documents var ikke gitt fra starten.
”Vår ERP-leverandør, Columbus, anbefalte å bruke det som et kostnadseffektivt alternativ. Tidligere brukte vi SSRS til våre rapporter. Vi fikk verdifull veiledning fra Tabellae gjennom hele prosessen om hvordan vi kunne håndtere begrensningene, og etter at Tabellae gjennomførte en vellykket Proof of Concept (POC), ble det tydelig at CBD var en levedyktig løsning. Vi valgte CBD for å redusere kostnader og unngå bekymringer om fremtidige lisensavgifter,” forklarer Martin Axelsson.
Vellykket implementering av Microsoft Configurable Business Documents
BE Group har i samarbeid med Tabellae lykkes med å implementere Configurable Business Documents.
”Samarbeidet med Tabellae har vært utmerket. Deres konsulent sørget for regelmessige oppfølginger som holdt oss på rett spor og ga oss god oversikt over fremdrift og observasjonspunkter gjennom hele prosessen.”
Martin Axelsson
IT Business Partner Manager, BE GROUP
Tradisjonell industri med enkle dokumentbehov
I stålindustrien er kundene ofte tradisjonelle. ”Vi skriver fortsatt ut plukklister og følgesedler fysisk. Vi jobber uten avansert kundekommunikasjon eller komplekse oppsett, og det er hovedårsaken til at vi mener vi kan klare oss med en enkel dokumentløsning. Men det krever at vi holder dokumentene enkle også fremover.”
Vi aksepterer begrensningene
”Så langt har vi ikke opplevd mange begrensninger med CBD. Rett etter go live støtte vi på noen utfordringer knyttet til ytelse og hastighet, men disse ga oss verdifulle lærdommer. Tabellaes svært dyktige konsulent har hjulpet oss å finne effektive løsninger, og vi er trygge på at Tabellaes konsulenter har kompetansen til å løse problemer og finne gode løsninger fremover.
I fremtiden kan vi få behov for for eksempel opprinnelsessertifikater eller samsvarsdokumenter – og kanskje blir dokumentene mer digitale via EDI og digital lagring, der vi ikke lenger ser de fysiske dokumentene. Det kan endre seg, men akkurat nå er dokumentbehovene våre ganske stabile,” sier Martin.
Godt samarbeid med Tabellae
”Samarbeidet med Tabellae har vært utmerket. Deres konsulent sørget for regelmessige oppfølginger som holdt oss på rett spor og ga oss god oversikt over fremdrift og observasjonspunkter gjennom hele prosessen,” avslutter Martin.
Martins råd til andre:
- Avklar kravene deres
Vurder balansen mellom fleksibilitet og kostnad. Få hjelp til å lage en tydelig liste med fordeler og ulemper mellom programvarealternativer. - Forstå kundenes verdi
Hva er kundene deres villige til å betale for? - Test så mye som mulig
Man kan aldri teste for mye. Grundig testing hjelper å oppdage problemer tidlig og sikrer jevn kvalitet. - Bruk eksperter
De kjenner både fallgruvene og mulighetene.
BE Group viser at enkelhet fungerer – med riktig programvaretilpasning og prosjektmetode.
