Det kan føles som et fjernt mål å oppnå det perfekte ERP-prosjektet, spesielt når det gjelder dokumenthåndtering. Men BORG Automotive fikk det til å skje. Mathilde Daugaard og Monica Christiansen forteller hvordan de klarte det.
Om BORG Automotive
BORG Automotive Group er Europas ledende uavhengige produsent av bildeler og eier av SBS Automotive, et handelsselskap som selger slitedeler.
BORG Automotive har mer enn 1900 ansatte ved sine produksjonsanlegg i Polen, Spania og Storbritannia, distribusjonsplattformer i Tyskland, Frankrike og Danmark og en pakkevirksomhet i Polen.
1. Tildel de riktige ressursene
“Output Management er et kritisk forretningsområde som krever dedikerte ressurser. Nøkkelen er å involvere dem som bruker rapportene, ettersom de forstår de forretningsmessige og operasjonelle behovene.
I ERP-prosjektet vårt utpekte vi to personer som kunne gi viktig informasjon til Tabellaes konsulenter. Alle nødvendige krav var inkludert fra starten av, og Tabellae hjalp oss med å identifisere de riktige ressursene basert på kompleksitet, antall rapporter og intern ekspertise.”
2. Forankre ERP-prosjektet hos ledelsen
“De som jobber med prosjektet, må fokusere, så sørg for at deres oppgaver dekkes av andre. Sørg for at prosjektet og ressursene er forankret i ledelsen, og hold dem oppdatert. Hvis en nøkkelperson slutter, bør du samle ledergruppen for å finne ut hva som skal skje videre”, sier Monica Christiansen.
“Hver minste detalj teller i et ERP-prosjekt. Gjennomtenkte overveielser fra starten av kan føre til strømlinjeformede prosesser i et ERP-prosjekt.”
Mathilde Daugaard, Product & Packaging Coordinator
3. Bli enige om hva dere ønsker på forhånd
Mathillde Daugaard fortsetter: “Ved å sette forventninger og definere prosjektets omfang på forhånd ble det mer forutsigbart.
Før du setter i gang, bør du sette deg ned og snakke om hva du ønsker å oppnå. Diskuter når du vil at ting skal gå live, hvor sikkert du vil at alt skal være, og hvilke regler du må følge. Sett forventningene tidlig. I begynnelsen av prosjektet diskuterte vi blant annet følgende:
- Tidsfrist: Hva er ønsket og realistisk dato for oppstart?
(unngå å gå live før en sommerferie, da det alltid vil være feilrettinger). - Sikkerhetsnivå
- Test – krav og tidsbruk
- Overholdelse: lovkrav internasjonalt
- Ressurser: Interne medarbeideres ekspertise
4. Utarbeide spesifikasjoner av høy kvalitet
“Tabellaes Document Design Specifications (DDS) spiller en avgjørende rolle. Fyll dem med omfattende data og krav for å forhindre endringsforespørsler. 3 gode ting å huske på:
- Hver minste detalj teller, så legg merke til den! Hvis du savner noe i etterkant, krever det en endringsforespørsel.
- Invester riktig mengde tid på hver spesifikasjon – vi brukte 4-6 timer.
- Involver de som bruker dokumentene – de vet hva de trenger.”
5. Vær proaktiv
“Ingen kjenner dine behov bedre enn deg. Derfor må du være proaktiv i ethvert samarbeid. Vi brukte Tabellaes standardpakkemaler, som brakte oss ca. 60 % av veien fra start. Men siden etiketter ikke var en del av standardmalene, laget vi vår egen mal for etikettspesifikasjoner – og det fungerte bra”.
Resultater
- Live til avtalt tid og innenfor budsjett
- Forutsigbart prosjekt der estimatene stemte overens med virkeligheten
- Riktige forretningskrav fra starten av
- Fjernet forretningsrisikoer etter idriftsettelse
6. Test, Test, Test
“Gode testdata og eksempler i Dynamics forenkler prosjektet og reduserer risikoen. Testing er viktig for å oppdage potensielle feil på et tidlig stadium. Kontroller derfor alt fra å opprette et dokument til å sende det ut.
Testing av dokumenter før lansering minimerte antall endringsforespørsler etter lansering. Testing handler ikke bare om å skrive ut et dokument – det handler om hele prosessen fra dokumentet opprettes til det sendes. Hvis du ikke tester, risikerer du å legge ned hele virksomheten. Du kan f.eks. oppleve en feil når du sender til Storbritannia, men ikke til EU-land. Test derfor uansett hvor du sender varene dine”, avslutter Mathilde Daugaard.
