Viktigheten av en god Output Management-løsning
Viktigheten av Output Management
Jo tettere du er knyttet i tid til dine kunder og leverandører, desto mer forretningskritisk blir Output Management.
Betydningen av Output Management varierer mellom bransjer. I ordreproduserende virksomheter er det for eksempel svært forretningskritisk, ettersom dokumenter er en del av kjerneprosessene knyttet til ordrebehandling, produksjon og levering.
Dokumenthåndtering har vanligvis ikke samme oppmerksomhet hos ERP-partnere som for eksempel supply chain og produksjon. Output Management har likevel en underliggende, men sentral rolle i virksomhetens kjerneprosesser og påvirker direkte flere områder.
Automatiserte dokumenthåndteringssystemer kan redusere feilraten med opptil 50 %, noe som gir bedre datakvalitet og økt etterlevelse.
Source: https://info.aiim.org/
Hvordan Output Management skaper verdi under implementeringen
1. Økt forutsigbarhet og færre overraskelser
Output Management gjør prosjektet mer forutsigbart ved å redusere antallet ukjente faktorer. Det bidrar også til å identifisere hvilke inndata ERP-systemet trenger.
2. Raskere implementering og justeringer
Output Management effektiviserer prosesser, integrerer automatiserte løsninger og gjør implementeringsprosessen mer effektiv. Ofte tas best practice-pakker i bruk fra starten av, med en delmengde av den samlede løsningen. Justeringer underveis i prosjektet kan håndteres raskt og uten koding.
3. Redusert finansiell risiko
Output Management synliggjør viktige sammenhenger og avhengigheter og reduserer risikoen for uforutsette utfordringer ved å benytte beste praksis. Dette bidrar til å unngå økonomiske overraskelser og budsjettoverskridelser.
4. Redusert risiko for forsinkelser i ERP-prosjektet
Med Output Management blir dokumenthåndteringen mer forutsigbar og standardisert, noe som reduserer risikoen for prosjektforsinkelser.
Output Management – etter go-live
1. Eksterne dokumenter blir enklere å tilpasse
Output Management sikrer at ERP-dokumenter kan tilpasses nye eksterne og interne krav, enten de kommer fra markedet eller fra regulatoriske myndigheter.
2. Høy oppetid og robuste utskrifter
For å sikre høy oppetid utformes arkitekturen ofte for ulike produksjonsmiljøer. Dette kan innebære bruk av både sky- og offline-løsninger, for eksempel ved produksjon av etiketter i produksjonsanlegg.
3. Lavere driftskostnader
Dokumentvedlikehold blir raskere og mer effektivt ved å standardisere endringer og konfigurere «globale maler» til lokale forhold. Dette gir ofte kostnadsbesparelser både ved endringer, testing og utrulling.
4. Tilpasning til kundekrav
Output Management gjør det mulig å raskt tilpasse dokumenter til kundenes spesifikke og avanserte behov. Dette øker kundetilfredsheten og gjør det enklere å håndtere ofte komplekse krav fra ulike kunder.
5. Compliance og juridisk sikkerhet
Output Management sikrer at dokumenter oppfyller lovpålagte og regulatoriske krav til dokumentasjon og rapportering.
6. Skalerbarhet
Output Management hjelper virksomheten med å skalere og tilpasse seg endrede behov og vekst, for eksempel ved etablering i nye markeder, flere mottakere eller ved fusjoner og oppkjøp.
7. Smidig drift
Output Management kan inkludere integrasjon med andre systemer og applikasjoner, noe som bidrar til smidig drift og sammenhengende forretningsprosesser.
Virksomheter som implementerer automatiserte dokumenthåndteringssystemer rapporterer effektivitetsforbedringer på mellom 30 % og 70 %, avhengig av kompleksiteten og omfanget av virksomheten.
Source: https://info.aiim.org/
Ved implementering av et nytt ERP-system er det flere spesifikke krav til Output Management som bør inkluderes.
God Output Management kan sikre at kunden unngår en rekke potensielle utfordringer umiddelbart etter ERP go-live.
Best of Breed eller Best of Suite? Vi fremhever fordelene og ulempene ved begge løsningene.
