Output Management i ERP-tilbud
Blir løsningen så dyr at du mister tilbudet?
Output Management, Document Management – er dette virkelig noe en ERP-leverandør bør utelate fra tilbudet til kunden? Kan kostnaden være det som gjør at du mister oppdraget til en konkurrent? Lønner det seg ikke å være ærlig?
Rapporter om at Output Management blir oversett i starten av ERP-prosjekter er vedvarende, og Thomas Johansson, Sales Director ERP i Columbus, kan bekrefte at det er noe sannhet i dette.
«I en konkurransesituasjon, når man leverer tilbud på et ERP-prosjekt, veier den totale prisen ofte tungt når kunden skal velge partner. Slik er det. Når det er sagt, er vi i Columbus svært opptatt av at relasjonen med en ny kunde skal ende i et langsiktig partnerskap, og her er dokumentene en av nøkkelfaktorene for å få verdi ut av overgangen kunden er i ferd med å starte på», sier han.
«Den totale prosjektprisen er viktig, men dokumentene er en del av det langsiktige partnerskapet.»
Men har Columbus aldri oversett dokumentene i tilbudsfasen?
«Jo, det har vært noen mindre tilfeller der prisen var en avgjørende faktor. Eller tilfeller der en ekstern rådgiver var involvert, slik at vi ikke hadde mulighet til å gå i dialog med kunden fra starten og i stedet måtte fylle ut et Excel-ark. Men i situasjoner der vi bevisst har tatt et kommersielt valg om å tone ned dokumentene og likevel vunnet oppdraget, har vi etterpå diskutert verdien med kunden for sammen å vurdere om det ga mening å inkludere Output Management i prosjektet», sier Thomas Johansson.
Han er en erfaren profil innen ERP-salg med totalt seksten års erfaring som Sales Manager og Sales Director i bransjen. Hans fokus er å hjelpe selskaper med å optimalisere og effektivisere forretningsprosessene sine ved å skape verdi gjennom IT.
Om verdien som står i fokus når dokumenter først diskuteres i kundens reise mot et nytt ERP-system i skyen, utdyper han:
«Det er ikke ‘bare’ en etikett og en faktura vi snakker om. De eksterne dokumentene er selskapets ansikt utad. Derfor er det viktig at de er på plass og ser bra ut. Når vi har den dialogen med kundene, handler det mer om muligheter enn bare om kostnader.»
Fleksibilitet og smidighet er avgjørende
Han har vært involvert i mange ERP-implementeringer og har også møtt kunder som mener at dokumenter er noe de bare kan kode selv senere.
«Ofte kommer de til oss litt senere i prosessen og innrømmer at de kanskje var litt for raske til å ta den beslutningen», sier Thomas Johansson. «Det finnes en lang rekke slike historier, men uansett er det vår oppgave å lytte til kunden. Og hvis kunden er på vei ned en ‘feil’ vei, må de være klar over hva de gjør og hvilke utfordringer som potensielt kan oppstå», sier Thomas Johansson. «Det er her vi bringer vår erfaring fra hundrevis av prosjekter til bordet.»
«I en Output Management-løsning er fleksibilitet og smidighet av aller største betydning, slik at man raskt kan tilpasse dokumenter til endrede lovkrav. For endringer skjer hele tiden», legger han til.
Ta hensyn til fremtidige behov i løsningen
Columbus har kunder som foreløpig ikke trenger en stor løsning. «De har en rekke dokumenter som ikke er særlig kompliserte. Likevel er det sjelden at vi analyserer og konkluderer med at det ikke er behov for en Output Management-løsning. Dette skyldes at vi også tar hensyn til kundens strategi. Hvis kunden har planer om oppkjøp og/eller aktiviteter i flere land, må Output Management-løsningen kunne henge med», sier Thomas Johansson.
Det finnes også prosjekter der Output Management er en selvfølge fra dag én, for eksempel i legemiddelindustrien, som krever tusenvis av etiketter for mange ulike produkter.
«Vi er svært opptatt av å analysere behovene, og vi har ofte opplevd at kunder får et nytt perspektiv på Output Management når vi ser nærmere på det. De innser at det ligger mer verdi i det enn de først trodde», sier Thomas Johansson.
Et eksempel er en dansk produksjonsbedrift med en stolt historie og et sterkt varemerke. «I starten var de svært fokusert på Danmark, men det viste seg at de også hadde en virksomhet i Sverige, noe i Tyskland og var på vei inn i Storbritannia. Kunden fikk litt av en aha-opplevelse da vi forklarte hvordan Output Management kunne støtte planene deres», sier Thomas Johansson.
Skrekkscenariet …
Men hva skjer hvis prisen eller andre faktorer fører til at dokumenthåndtering får lavere prioritet?
Thomas Johansson deler en historie om en kunde som Columbus tok over fra en annen partner. «Kunden tenkte: ‘vi koder bare dokumentene selv’. Men det fungerte ikke i lengden, fordi dokumentene måtte kodes på nytt hver gang det kom endringer i regelverket», sier han.
«I tillegg kommer det løpende oppdateringer og nye versjoner fra Microsoft og andre ERP-plattformleverandører, der kundene ønsker å ha så få tilpasninger som mulig. Kunden innså til slutt at løsningen de hadde kjøpt ikke var særlig nyttig og for dyr å vedlikeholde, så vi implementerte en ny løsning», forklarer han.
