Råd om ERP-dokumenthåndtering
Muligheter og fallgruver fra et ekspertperspektiv
I tjue år har han arbeidet med dokumenthåndtering i ERP-systemer. Hans selskap, Tabellae, som han eier sammen med sin partner Stefan Reina, har vokst til å bli et av verdens største konsulentselskaper innen Output Management.
Lennart Garbarsch og hans team har rådgitt om og implementert løsninger for over 600 kunder verden over, ved bruk av både Best-of-Breed- og Best-of-Suite-tilnærminger.
I dette intervjuet deler han sin kunnskap og erfaring, og diskuterer muligheter og fallgruver i en tid der cloud, evergreen og standard har lagt grunnlaget for en ny ERP-æra.
“Dokumenter er bare noe som kommer ut av ERP-systemet”
Hvor ofte ser du at dokumenter blir oversett i starten av et ERP-prosjekt og deretter utvikler seg til en potensiell risiko for kunden?
“Mange virksomheter som oppgraderer sin ERP-løsning har brukt de samme dokumentene i fem til ti år. Noen av dokumentene kan til og med stamme fra da det gamle systemet ble innført.”
“I den situasjonen ser jeg en tydelig tendens til at man tenker at man bare må ha det samme i det nye systemet – uten å ta hensyn til virksomhetens nåværende og fremtidige behov. Jeg møter mange CIO-er og CFO-er som mener at dokumenter ‘bare er noe som kommer ut av ERP-systemet’. Men realiteten er at det er en maurtue som er langt større enn de fleste er klar over.”
“Etter min erfaring blir dokumenter ofte nedprioritert, og det mangler fokus på hvilken type output som går videre til ‘kundenes kunder’. Juridiske krav kan også lett bli oversett. Dokumenter og data må flyte mellom ulike systemer, og hvis man ikke planlegger dette fra starten, ender man ofte opp med et dyrere ERP-prosjekt som risikerer å bli forsinket. For eksempel, hvis det mangler data på en etikett som skal settes på et produkt, kan man ikke gå i produksjon. Og det kan bli svært kostbart.”
Det er risikabelt å undervurdere ERP-dokumenter
Hvor ligger risikoen? Blir dokumenter undervurdert? Og blir mulighetene for å kode dokumenter i ERP-systemet overvurdert?
“Det er definitivt en risiko i å overvurdere hva man kan gjøre med et standard ERP-system. Hvis man nesten religiøst fokuserer på å bruke ERP-standarden og kode løsninger direkte i ERP-systemet, er det stor risiko for at noe går galt – og at man senere i prosjektet må finne en annen løsning for å dekke virksomhetens behov.”
“Et annet problem er at hvis man velger koding, flytter man dokumentene – som er knyttet til kundenes relasjon til sine egne kunder – fra å være en kommersiell oppgave til å bli en oppgave for utviklere.”
“Hver gang man må endre et komma i et dokument, må utviklerne involveres. I tillegg kommer hele testdelen hvis man har mye kode. Kloke mennesker sier at for hver 100 timer man bruker på å tilpasse systemet, koster det 700 timer i vedlikehold.”
„Standard er en drømmeverden som egentlig ikke eksisterer. Og hvis du ikke forstår dine behov, ender du raskt opp med å håndkode selskapets eksterne ERP-dokumenter“
Lennart Garbarsch, CEO og partner i Tabellae
Det er viktig å ikke være for fastlåst i kravspesifikasjonen
Det handler om å ta de riktige valgene i ERP-prosjektet ditt. Hva kjennetegner en god ERP-partner etter din mening?
“En virkelig god partner er en som ikke bare er opptatt av å tjene penger, men også av å sikre kundens suksess – og som evner å sette seg på kundens side av bordet og forstå deres virksomhet.”
“For at prosjektet skal lykkes, er det også viktig å ikke være for fastlåst i en kravspesifikasjon. Ellers er det en risiko for å utvikle en løsning som ikke dekker alle virksomhetens fremtidige behov.”
Hvis dokumentene ikke fungerer…
Hvorfor er dokumenter generelt forretningskritiske?
“Hvis du ikke får sendt ut en faktura, blir det ingen inntekter, og hvis du ikke kan skrive ut en etikett og en følgeseddel, får du ikke sendt ut varene.”
“Men også interne dokumenter er kritiske. I en produksjons- eller distribusjonsvirksomhet finnes det dokumenter som avgjør om neste prosess kan starte. Sertifikater og for eksempel etiketter med faresymboler er også kritiske – og man blir først virkelig klar over betydningen når de ikke fungerer.”
Standard ERP er en drømmeverden som egentlig ikke eksisterer
Hvordan ser du på Best-of-Suite og Best-of-Breed?
“Som ERP-kunde ville jeg faktisk gjort mye for å holde meg innenfor standard.”
“Det er også det man får høre fra Microsoft og sin ERP-partner. Det er en god idé å unngå unødvendige lisenskostnader. Tredjepartsprodukter kan også gjøre oppdateringer mer komplekse. Så det er både et økonomisk og et arkitektonisk aspekt å ta hensyn til.”
“Poenget er at standard ofte er en drømmeverden som i praksis ikke eksisterer. Og hvis man holder seg til standard, ender man raskt opp med å måtte kode dokumentene sine.”
“Det er viktig å huske at vi ikke bare snakker om dokumenter fra ERP. Det finnes også dokumenter fra andre systemer, som CRM eller MS CE-plattformen. Så spørsmålet er om man ønsker flere verktøy for de ulike plattformene – eller ett verktøy slik at alle dokumenter ser like ut?”
Manglende dokumentsikkerhet kan bli kostbart
Dokumentsikkerhet – er det også et noe oversett område?
“Det er en forskjell mellom data og dokumenter når det gjelder sikkerhet. Mens data flyter mellom systemer, sendes dokumenter via e-post eller EDI. Og når dokumentene først forlater virksomheten, er det ikke samme sikkerhetsnivå.”
“Det vi ser er at fakturaer kan bli hacket, og at kontonummeret blir endret. Deretter sendes fakturaen videre til mottakeren, som så betaler til feil konto. Og når det til slutt oppdages, kan det ha gått 30 dager på grunn av betalingsfristen.”
“Ja, dokumentsikkerhet blir oversett. Det forbigås ofte i stillhet. Men det finnes måter å sikre seg på, og jeg vil anbefale at man har fokus på dette. Ellers kan det koste mye penger – per faktura!”
Ulike land har ulike dokumentkrav
Compliance – hvor er det særlig utfordrende?
“Flere store selskaper må etterleve et EU-direktiv, noe som også påvirker mindre virksomheter som er leverandører. Man må naturligvis kunne oppfylle de teknologiske kravene.”
“Det kan også være spesifikke krav til fakturaer som er viktige å oppfylle. For eksempel, hvis man leverer til Kina, må en del av fakturaen overføres til myndighetene, som deretter kan følge pengestrømmen. Og dette må systemet kunne støtte.”
“Generelt blir det stadig flere compliance-krav i mange land. Det finnes ulike varianter av standarder og måter de forskjellige feltene tolkes på. Det kan være omfattende å sette seg inn i, men det er nødvendig – ellers kan man ikke drive virksomhet.”
Testing er viktig i en evergreen-verden
Cloud og evergreen – hvordan påvirker kontinuerlige automatiske systemoppdateringer Output Management?
“Jo mindre du gjør inngrep i ERP-systemet, desto enklere er det å komme gjennom testing – både under implementeringen og i driftsfasen. Hver gang du gjør en endring, må du sikre at det fungerer både før og etter en oppdatering. Og selv om mange testtilfeller kan automatiseres, er det fortsatt en omfattende oppgave som stiller høye krav til organisasjonen.”
“Scenariet er annerledes med evergreen (og cloud) enn i ‘gamle dager’. Den gangen kunne man selv bestemme når man ville oppgradere. Nå må man være forberedt på oppdateringer når de kommer. Dette må tas i betraktning når man skal avgjøre om man skal holde seg strengt til Best-of-Suite eller supplere med Best-of-Breed for å ha så få tilpasninger av systemet som mulig.”
Utfordringer ved tilpasning av dokumenter for kunder
Dokumentene utvikler seg raskt til å bli utformet på kundens premisser. Går utviklingen i retning av “individualisert standardisering”?
“Ja, dette påvirker også valget av dokumenthåndtering, for jeg vet ikke hvordan man i det hele tatt skulle kunne møte disse behovene ved å kode i ERP-systemet.”
“I en Best-of-Breed-løsning kan du tilpasse et dokument og ta det i bruk umiddelbart. Hvis det derimot må kodes, er det en helt annen sak. Da går det inn i en tung og langvarig prosess med workflow og releaseplanlegging.”
Arkitekturen må støtte strategien
Så skalerbarhet er også en viktig faktor når det gjelder dokumenter?
“Det er viktig å ha et robust oppsett dersom man planlegger å utvide virksomheten med flere selskaper – kanskje i andre land.”
“Skalerbarhet og robusthet er avgjørende når en virksomhet vokser, blir oppkjøpt og/eller integreres med et annet selskap eller konsern.”
“Mange ERP-løsninger starter med én eller to lokasjoner. Deretter rulles de ut til flere lokasjoner i en global utrulling. Her er det viktig at løsningens arkitektur støtter prosessen og har en høy grad av robusthet.”
