Hvorfor vurdere Output Management tidlig i et ERP-prosjekt?
Tidlig fokus på output = ERP innenfor scope
Det er lett å undervurdere kompleksiteten i forretningsdokumenter. Dokumenthåndtering blir ofte feilaktig sett på som en liten oppgave på slutten av et ERP-prosjekt, men dette kan bli kostbart. For å holde totale eierkostnader (TCO) lave, bør du sørge for å ta det med i vurderingen helt fra start.
Når man analyserer faktisk tidsbruk, viser det seg ofte at ERP-implementeringsprosjekter ender opp med å ta omtrent tre ganger lengre tid enn estimert. Dette kan raskt utgjøre hundrevis av ekstra timer i kostnader, som kunne vært unngått dersom Output Management hadde blitt vurdert tidlig i prosjektet.
«Begynn med output for å redusere overraskelser og unngå panikkløsninger»
«Vi begynner alltid med hva som skal komme ut – output-delen – ellers vet vi ikke hva som må inn i systemet. Vi gjør dette for å avstemme forventninger, få innspill, justeringer og ønsker tidlig i prosessen, og bygge systemet med riktige prosesser fra start.»
Kjeld Ohland-Andersen
Solution Architect
Det reduserer bryderi og antall timer med koding
«I gamle dager skreddersydde man alt. Man sa aldri nei til en kunde. Hvis kunden ville flytte et felt, så ble det flyttet. Ti programmerere ble hentet inn for å kode. Det var et mareritt å gjennomføre», sier Kjeld Ohland Andersen.
«Hvis man bare trengte å flytte noe, gikk det frem og tilbake til kunden tjue ganger. ‘Var det slik?’ ‘Nei, bare litt mer til høyre.’ Og så tilbake igjen og kode på nytt. Derfor har mange selskaper endt opp med et team av programmerere som koder rapporter på den gammeldagse måten. Men problemet er at enten ender kunden opp med å betale en urimelig høy pris for rapportene sine, eller så kan konsulentselskapet ikke fakturere for det fordi kunden nekter å betale for alle de timene med koding.
Skal vi drive en kostnadseffektiv virksomhet, må vi gjøre alt vi kan for å gjøre kundene våre effektive. Derfor bruker vi kun standardprogrammer.»
Proof of concept – tidlig
«Det er et stort problem at mange ikke inkluderer output fra start. Derfor begynner vi alltid med hva som skal komme ut – output-delen – ellers vet vi ikke hva som må inn i systemet.
Kunder ønsker alltid at mye informasjon skal leveres: strekkoder, EDI, ledelsesrapportering, rapporter på lageromløp, kundedata osv. Derfor må vi først få på plass den eksterne og interne kommunikasjonen», sier Kjeld Ohland-Andersen.
«Det handler om raskt å kjøre gjennom proof of concept i workshops, basert på standard. Vi gjør dette for å avstemme forventninger, få innspill, justeringer og ønsker tidlig i prosessen, og bygge systemet med riktige prosesser fra start», forklarer Kjeld Ohland-Andersen.
