Hvorfor ERP-suksess avhenger av dokumenthåndtering
Dokumenter er avgjørende for om ERP-løsningen fungerer
«Hvis et felt mangler på følgeseddelen og man ikke får sendt ut varene, skaper det en kritisk situasjon», sier Carsten Slot, CEO og partner i Bredana Axcite med tretti års erfaring med ERP. Derfor oppfordrer han til at Output Management får fokus tidlig i ERP-prosjektet og gis høy prioritet.
«Dokumenter blir ofte litt oversett. De blir sett på som noe som bare må gjøres. Noen kunder har en holdning om at ‘vi finner ut av det’ og ‘vi fikser det underveis’, men selv om dokumenter kan oppfattes som noe trivielt, er de avgjørende for om løsningen fungerer», forklarer Carsten Slot.
«Én feil i et dokument kan potensielt stoppe alt, så det er kritisk for ERP-prosjektet dersom de ikke fungerer slik de skal.»
Bredana Axcite spesialiserer seg på Microsoft Dynamics 365 for Finance and Supply Chain Management, med store internasjonale kunder som Borg Automotive, HydraSpecma og Hoyer. Selskapet har også utviklet sin egen programvarepakke som utvider funksjonaliteten i Dynamics 365 for Supply Chain.
Velg riktig løsning fra starten av
Dokumenter er ikke et av Bredana Axcites viktigste kompetanseområder. Derfor samarbeider selskapet ofte med en partner basert på prinsippet: «Gjør det du er best på, og la andre ta seg av resten.»
«Men det er ikke alltid mulig å få en tredjepart involvert i prosjektet. I noen tilfeller mener kunden at de kan utarbeide dokumentene selv. Senere i prosjektet blir vi da bedt om å hjelpe dem med å fullføre det, og i slike tilfeller ville det vært bedre å involvere en spesialist fra starten», sier Carsten Slot.
«Vi kan hjelpe dem, men vi er ikke like effektive på dette området som de som kun arbeider med Output Management. Og siden det ikke er vårt hovedkompetanseområde, kan vi risikere å ‘brenne fingrene’ fordi vi undervurderer oppgaven og/eller kunden fortsetter å be om mer enn det som ble avtalt i starten», legger Carsten Slot til. «De som er vant til å jobbe med dette stiller de riktige spørsmålene, noe som er bedre både for kunden og ERP-leverandøren.»
Dokumenter kan ta tid fra andre viktige oppgaver i prosjektet.
At dokumentene ikke er inkludert i den innledende fasen av en ERP-implementering er helt naturlig, ifølge Carsten Slot. «På dette stadiet diskuterer vi det overordnede bildet – utfordringer og gevinster – men det betyr ikke at dokumentene ikke skal være helt klare før vi går live», sier han.
Bredana Axcite har utviklet en prosjektmodell der go-live-fasen omfatter alle aspekter. Dokumenter kan imidlertid representere en potensiell risiko dersom de ikke er på plass.
«Det verste scenarioet er at selskapets store ERP-investering får utsatt go-live på grunn av noen felter i et dokument.»
-Carsten slot, CEO og partner i Bredana Axcite
Noen kunder har kompetansen til å arbeide med dokumenter, men det finnes flere fallgruver:
«For det første er det ofte de samme personene hos kunden som er dypt involvert i hele ERP-prosjektet som også skal gjøre dette arbeidet. Dette er typiske ‘poteter’, og vi risikerer derfor at arbeidet med dokumentene tar tiden deres fra andre viktige oppgaver i prosjektet», sier Carsten Slot.
«For det andre ser vi at noen kunder kjøper en billig ‘miniløsning’ for dokumentene, og det kommer det sjelden noe godt ut av.»
«Et tredje problem er at man ofte glemmer alle de mange tilpasningene i dokumentene som har blitt gjort i den gamle ERP-løsningen i løpet av de siste femten årene. Det er svært problematisk å oppdage disse manglende tilpasningene helt på slutten av implementeringen.»
