ERP-leverandører kan spare tid og levere bedre ERP-løsninger med lavere totale kostnader for kundene sine – ganske enkelt ved å forstå forskjellen mellom enkel dokumentgenerering og fullverdig Output Management, og ved å ta kundevendte dokumenter på alvor helt fra prosjektstart.
Til tross for at det er forretningskritisk, havner Output Management sjelden øverst på agendaen. Områder som CRM og Business Intelligence stjeler ofte oppmerksomheten, mens Output Management går under radaren – selv om det er like avgjørende for forretningssuksess.

Samtidig kan dette ofte undervurderte området ende opp med å koste tre ganger så mye dersom det ikke tas på alvor fra starten, men i stedet utsettes til rett før go-live – noe som skjer i 8 av 10 ERP-prosjekter.

Det som oppfattes som et «kjedelig» område, er i realiteten en svært kompleks disiplin som spiller en sentral rolle i hele virksomheten. Det handler om å generere og håndtere viktige forretningsdokumenter som fakturaer, fraktbrev, etiketter, tolldokumenter og mer – dokumenter som ERP-systemet skal produsere, integrere og distribuere.

Og hvis det ikke fungerer? Da fungerer verken ERP-systemet – eller virksomheten. Tenk på konsekvensene dersom selskapet ditt plutselig ikke kunne sende fakturaer eller skrive ut dokumentene som trengs for å levere varer til kundene.

Som en tommelfingerregel bør Output Management ikke utgjøre mer enn 5 % av ERP-budsjettet. Men dette tallet kan lett tredobles dersom området ikke tas på alvor tidlig – eller dersom en ERP-leverandør anbefaler en enkel template-løsning som ikke støtter komplekse krav som toll, offentlige portaler, kundekrav og etterlevelse på tvers av landegrenser.

Dessverre skjer dette altfor ofte. Her er to eksempler fra virkeligheten: Et stort elektronikkonsern valgte en enkel løsning som ikke kunne møte deres globale krav.

Resultatet? Seks måneder med bortkastet arbeid og flere hundre tusen euro i ekstra kostnader.

Et mellomstort bygg- og anleggsfirma prioriterte lave timepriser fremfor erfaring.

Resultatet? En feilkonfigurert løsning som aldri gikk i produksjon, mer enn ett års forsinkelse og en ekstra regning på 130 000 euro.

Dette er bare to av mange tilfeller der selskaper har endt opp med store, unødvendige kostnader – ganske enkelt fordi riktig Output Management-løsning ikke ble valgt fra starten.

Å gå ned feil vei er dyrt – og å rulle alt tilbake er enda verre. Det fører til doble lisenskostnader, unødvendige implementeringstimer og stillstand mens ansatte venter, omprioriterer eller mister effektivitet. I tillegg kommer den langsiktige belastningen med å vedlikeholde og manuelt oppdatere forretningsdokumenter.

ERP-leverandører har et ansvar for å veilede kundene sine på dette kritiske området. Det er deres oppgave å sørge for at Output Management får den oppmerksomheten det fortjener, og at riktig løsning blir valgt.

Ellers er det alltid kunden som ender opp med et ERP-system som ikke fungerer fullt ut – og som med stor sannsynlighet ikke vil være bærekraftig på lang sikt. Spesielt innen salg og eksport oppstår nye lovkrav og partnerkrav ofte med svært kort varsel. Hvis du sitter fast med et hardkodet eller for enkelt Output Management-oppsett, vil du ikke klare å holde tritt.