Hva er «standard» Output Management?
Hva «standard» egentlig betyr i ERP Output Management
En standard defineres som en løsning som «pålegges og/eller er bredt akseptert av dem som bruker den i hverdagen eller arbeider med den som den gyldige måten å utføre en spesifikk oppgave på». Standarder kan tas i bruk lokalt eller globalt, og en undertype er «de facto»-standarden.
I forbindelse med ERP-systemer kan standard Output Management være standard fordi:
A. Det er en del av ERP-systemet (f.eks. Microsoft eller SAP)
B. Det er løsningen som de fleste implementeringer bruker innenfor et geografisk eller industrielt område
C. Det leveres «out-of-the-box» i betydningen enten: (a) Best of Suite eller (b) Best of Breed
Alle tre betydningene brukes ofte i diskusjoner om Output Management, men de har svært ulik innvirkning på fleksibiliteten og totale eierkostnader (TCO) i et ERP-prosjekt.
Et standard ERP-system leveres vanligvis med grunnleggende utskriftsfunksjonalitet som standard. I tillegg finnes det mulighet for å legge til mer avansert funksjonalitet, for eksempel ved å integrere Best-of-Breed-løsninger.
Funksjonalitet i standard ERP-systemer
Dokumentgenerering:
Opprettelse av fakturaer, følgesedler, innkjøpsordrer og andre standarddokumenter.
Utskriftsstyring:
Mulighet for å administrere og kjøre utskriftsjobber på tvers av ulike skrivere og lokasjoner, ofte manuelt.
E-postutsendelse:
Sending av dokumenter via e-post fra systemet.
Filformater:
Støtte for vanlige filformater som PDF, Word, Excel, CSV osv.
Arkivering:
Automatisk arkivering av genererte data og i noen tilfeller også dokumenter i systemet for enkel tilgang.
Datatransformasjon:
Funksjoner for å transformere og tilpasse dataformatet slik at det passer ulike mottakersystemer.
Funksjonalitet i et ERP-system med standard Best-of-Breed
Avansert dokumentdesign:
Designverktøy for å utforme og tilpasse dokumentoppsett som går utover mulighetene i Excel og Word.
Multikanaldistribusjon:
Mulighet for distribusjon via flere kanaler som e-post, post, EDI (Electronic Data Interchange), portaler og mobile enheter.
Compliance og sikkerhet:
Funksjoner for å sikre etterlevelse av regulatoriske krav og forbedret datasikkerhet, inkludert kryptering og digitale signaturer.
Integrasjonsmuligheter:
Avanserte integrasjoner med tredjepartssystemer og applikasjoner (som Microsoft Customer Engagement og CRM-plattformer) for en mer sammenhengende arbeidsflyt.
Datatransformasjon:
Funksjoner for å transformere og tilpasse dataformatet slik at det passer ulike mottakersystemer, samt inkludere data fra andre datakilder, som CRM.
Automatiserte testverktøy:
Avanserte verktøy for å analysere output-ytelse samt testverktøy som brukes ved fremtidige oppgraderinger.
Skalerbarhet og ytelse:
Håndtering av store dokumentvolumer og muligheten til å bruke både cloud og onprem i kombinasjon for bedre skalerbarhet og driftssikkerhet i ulike deler av verden.
Arkivering:
Automatisk arkivering av låste og ikke-redigerbare PDF-dokumenter i ERP-systemet med tilgang for alle brukere.
