Implementering av ERP er allerede en stor utfordring for ansatte. Derfor bør dokumentdelen helst være på plass fra de første stream testene for å unngå motstand mot å ta i bruk ERP-systemet.
Hva er risikoene ved å nedprioritere Output Management?
Go-live-forsinkelser i 75 % av ERP-prosjekter
“I omtrent 75 % av ERP-prosjekter blir go-live-datoen utsatt én eller flere ganger. I noen tilfeller kan forsinkelsen skyldes dokumentasjonen. Vanlige årsaker inkluderer at man glemmer Output Management i starten av prosjektet, undervurderer kompleksiteten i dokumentene, eller ikke tester tilstrekkelig for å sikre at dokumentene fungerer som de skal,” forklarer Christian Ank.
Det er viktig å prioritere Output Management under en ERP-oppgradering. Noen ERP-kunder ønsker rett og slett at det nye ERP-systemet skal se ut som det gamle og gjøre de samme tingene, bare i en nyere versjon. En 1:1-oppgradering er imidlertid ofte ikke den beste tilnærmingen.
For å gjøre en oppgradering til en god business case kreves en ny tilnærming og tilpasninger i virksomheten. Å gå live med et dokumentoppsett som ikke er optimalt, eller som kun oppfyller de minimale lovkravene, kan føre til behov for justeringer og endringer etter go-live, noe som kan bli kostbart.
God Output Management kan forebygge disse problemene og sikre at kunden unngår en rekke potensielle utfordringer umiddelbart etter ERP go-live.
Christian Ank, Project Manager, Tabellae A/S
Trenger du hjelp eller rådgivning?
Kontakt oss
Kontakt oss
9 konsekvenser av å nedprioritere en Output Management-løsning
1. Unødvendig tidsbruk
En Output Management-løsning blir ofte nedprioritert i ERP-implementeringer, da den ligger utenfor ERP-leverandørenes kjernekompetanse.
Ved å overlate denne oppgaven til spesialister kan du unngå å kaste bort tid og eliminere risikoen for at «hull» må tettes med ad hoc-løsninger som kan føre til ekstra kostnader og utsatt go-live.
2. Uforutsigbart prosjekt
Omfanget av ERP-outputs, inkludert avhengigheter, blir som regel ikke fullt ut forstått før mot slutten av ERP-prosjektet.
Dette kan føre til kompleksitet og uforutsette utfordringer i sluttfasen av implementeringsprosessen.
3. Forsinket go-live
Læring skjer gjennom hele et ERP-prosjekt. Ofte innser man for sent hvem som skal motta hva, og hvilke avhengigheter som finnes, noe som kan føre til forsinkelser.
Dokumentkrav kan bety at riktige data ikke er inkludert i ERP-løsningen for eksempelvis EDI, sertifikater eller logistikk, noe som kan forsinke go-live.
4. Dokumentsikkerhet
Manglende dokumentsikkerhet kan få alvorlige konsekvenser for selskapets likviditet og i verste fall omdømme.
5. Compliance-problemer
Manglende overholdelse av lokale og internasjonale lovkrav betyr at du ikke kan drive forretning med bestemte land eller kunder.
6. Integrasjonsproblemer
Innhenting av bilder, serienumre og produksjonsdata fra andre datakilder er avgjørende for å kunne utarbeide korrekte forretningsdokumenter. For eksempel integrasjon mot CE-plattformen, CRM-systemer, WMS og logistikksystemer.
7. Skjulte og uventede kostnader
Feil Output Management-løsninger kan føre til ekstra kostnader til programmering, testing og sekundære løsninger, noe som øker både anskaffelses- og vedlikeholdskostnadene.
8. Ansattfrustrasjon
9. Tapte forretningsmuligheter
Manglende fleksibilitet og skalerbarhet kan begrense et selskaps mulighet til å vokse, for eksempel ved å kjøpe opp andre selskaper eller gå inn i nye markeder.
Nysgjerrig på mer?
