Fra transaksjonsdokument til salgsdokument i ERP
Forretningsdokumenter kan også forbedre salg, service og prosesser
I vår digitale tidsalder er forretningsdokumenter langt mer enn tradisjonelle transaksjonsdokumenter. De er kritiske verktøy som, brukt strategisk, kan bidra til mer fornøyde kunder, styrket merkevare, økt salg og mer effektive forretningsprosesser. Konseptet kalles TransPromo og innebærer å berike transaksjonsdokumenter for å gjøre dem om til salgsdokumenter.
Fra enkle transaksjonsdokumenter til avanserte salgsbudskap viser TransPromo-skalaen bredden av dokumentmuligheter. Mulighetene er mange, som QR- og strekkoder, produkt- og personbilder, infografikk og personaliserte budskap på dokumentene.
87 % av organisasjonene er enige i at tradisjonelle opplevelser ikke lenger tilfredsstiller kundene. Faktisk sier 85 % av bedriftskjøpere at opplevelsen et selskap tilbyr er like viktig som produktene eller tjenestene, og 57 % har sluttet å handle fra et selskap fordi en konkurrent tilbød en bedre opplevelse. (Salesforce).
TransPromo-skalaen
Fakturaen er verdens mest oversette service- og salgskanal
Har du noen gang vurdert å bruke fakturaen som et service- og salgsverktøy? Sannsynligvis ikke. Overraskende nok blir fakturaen ofte oversett av de fleste markedsavdelinger, selv om den er et svært effektivt verktøy for kundelojalitet, kundebevaring og mersalg.
Fakturaen er faktisk verdens mest leste dokument. Folk bruker også mest tid på den – i gjennomsnitt fra ett til tre minutter – tenk over det. I tillegg er det et dokument som ofte går gjennom flere hender og blir gjennomgått flere ganger. Hvor mange andre kanaler kan skryte av samme retention og åpningsrate?
Mens e-poster vanligvis har en åpningsrate på 20 % eller mindre, er fakturaen en effektiv, men oversett markedsføringskanal – spesielt innen B2C, hvor mottakere ofte har fakturaen tilgjengelig enten fysisk, i en app eller via e-post. Mange B2B-selskaper mottar imidlertid fakturaer kun via EAN, OIOUBL eller andre elektroniske fakturaportaler, hvor det ikke gir mening å investere i visuelt innhold på fakturaen, da dette automatisk fjernes i portalen.
Mer informasjon = mer salg
Brukt riktig kan dette øke servicenivået, forbedre dialogen med kundene og til slutt føre til økt salg. Enten fakturaen er digital eller fysisk, kan den inneholde langt mer enn bare standardinformasjon om pris, levering og betalingsbetingelser. Her er noen eksempler:
- Du kan legge til produktbilder på fakturaen sammen med en lenke til en landingsside på selskapets nettside, hvor kunden kan få tips til hvordan produktet kan brukes smart i praksis.
- Du kan inkludere informasjon om andre produkter i samme kategori som kan være interessante for kunden, og lenke til dem.
- Du kan legge til handlingsutløsere (call-to-actions), hvor kunden kan melde seg på fremtidige kampanjer, spesialtilbud osv.
- Hvis kunden er tilbakevendende, kan du bruke fakturaen til å informere om mer fordelaktige måter å handle på, for eksempel ved å opprette en serviceavtale eller oppnå kvantumsrabatter.
Raskere leveranser og lagerprosesser med TransPromo
Produktbilder og farger fremskynder leveranser
Man sier at et bilde sier mer enn tusen ord. Den gamle visdommen gjelder også i et ofte oversett område – nemlig der varer skifter hender fra leverandør til kunde. Dette omfatter lageret, varemottaket og forsendelsesavdelingen. Alle stedene hvor fysiske produkter registreres, lagres, plukkes, pakkes, sendes, kontrolleres og mer. Produktbilder og fargekoder er en effektiv forbedring som kan bidra til å organisere varer raskt i mottakerens lager og få dem levert videre til sluttkunden uten forsinkelser.
Forsinkelser påvirker konkurranseevnen og kundelojaliteten
Feil underveis kan føre til forsinkede leveranser, noe som kan få både omdømmemessige og økonomiske konsekvenser. For eksempel kan en pall med komponenter som er feilplassert på lageret forsinke produksjonen betydelig, og en forsendelse til USA som blir stående fast i tollen kan føre til misfornøyde kunder og tapt omsetning.
Disse tilsynelatende små hindringene skaper store forstyrrelser i forsyningskjeden og bremser selskapets drift. Både servicenivået samt kundeopplevelsen og kundelojaliteten står på spill. Derfor bør effektiv og intelligent håndtering av dokumenter og dokumentasjon ikke bare være en operasjonell nødvendighet, men også en strategisk prioritet for å opprettholde og forbedre selskapets markedsposisjon.
TransPromo optimaliserer forsyningskjeden
Men vent – har vi ikke nettopp introdusert QR- og strekkoder for å effektivisere alle disse prosessene? Jo, det har mange selskaper, men i tillegg kan det å legge til produktbilder og fargekoder i dokumentasjon og på etiketter gjøre alt litt enklere og raskere i alle ledd.
Her er noen eksempler:
- Et B2B-selskap innen sportsfiske får varene sine gjennom tollen tre ganger raskere etter at de begynte å legge til produktbilder i tolldokumentene sine.
- IC Group har gjort varemottaket enklere for kundene sine ved å legge til logoer, strekkoder og snart også bilder på etiketter, noe som gjør det lettere for mottakeren å navigere i leveranser og finne det de trenger.
- Designselskapet House Nordic har innført produktbilder og strekkoder på alle etiketter for å effektivisere mottaksprosessen. I tillegg har tilbudene deres nå fått en “wow-effekt” med store produktbilder, med mål om å øke andelen aksepterte tilbud.
- Andre selskaper bruker med hell fargekoder for å informere om risikofaktorer for produkter i en forsendelse. De kan for eksempel fremheve brannfare som ansatte i varemottaket og på lageret må være oppmerksomme på.
Mens QR- og strekkoder krever fysisk utstyr i form av skannere, er det en enkel og rett frem løsning å legge til bilder og fargekoder som et supplement til strekkodene på alle dokumenter som følger med en vareforsendelse. Dette kan håndteres sentralt i Output Management-systemer som tilbyr denne funksjonen, uten behov for programmering eller individuell oppsett for hver enkelt forsendelse.
Involver markedsavdelingen i dokumentdesign
Man kan undre seg over hvorfor flere ikke tidligere har fått øynene opp for disse mulighetene. Dette skyldes trolig først og fremst at oppsettet av fakturaer og andre transaksjonsdokumenter ofte håndteres av IT-avdelingen – typisk i forbindelse med implementering av nye backoffice-systemer.
Deres fokus er naturlig nok på å sikre at systemene fungerer og leverer korrekt data, fremfor på dokumenter, merkevare, brukervennlighet og kundeopplevelse. Den oppgaven ligger hos salgs- og markedsavdelingen, og den bør de i større grad selv ta ansvar for.
Et første steg er å undersøke om deres transaksjonsdokumenter har potensial til å bli beriket og omgjort til salgsfremmende dokumenter. Neste steg er å involvere markedsavdelingen, slik at budskap, struktur og innhold integreres i den overordnede kommunikasjonsstrategien og dokumentene skaper verdi. Dette kan føre til både økt omsetning og forbedrede prosesser!
Fem grunner til å løfte forretningsdokumentene dine til nye høyder
