Et komplekst ERP-prosjekt krever Output Management
Kompleksitet krever en Output Management-strategi
Er Output Management noe som kan fases inn i ERP-prosjektet underveis og kanskje ordnes rundt go-live? Eller bør det inngå i scopet fra starten? Og hva ville fått deg til å ha ekstra fokus på dokumentene allerede i tilbudsfasen?
Troels Schmidt er systemarkitekt i Pingala, et ERP-selskap med 130 ansatte og kontorer i Danmark, Norge og Dubai. Han har arbeidet med ERP siden 1990-tallet og innrømmer ærlig at han både tidligere og fortsatt opplever at dokumenter blir behandlet litt overfladisk når prosjektet avtales.
«Det kommer typisk for sent, og det skyldes at både ERP-leverandøren og kunden undervurderer oppgaven», sier Troels Schmidt. «Vi må ha mer fokus på at en ny ERP-løsning krever et nytt design av dokumentene, slik at vi ikke ender opp i en situasjon der noe mangler i et dokument når vi går live – for det er både tidkrevende og dyrt å rette feilene i etterkant», legger han til.
Hva er tegnene på at Output Management trenger spesiell oppmerksomhet?
«Kompleksitet krever definitivt en Output Management-strategi», svarer Troels Schmidt.
«Og kompleksitet oppstår typisk i logistikk og produksjon, eller der data er lagret i eksterne systemer. Med andre ord der det finnes en dataflyt til output gjennom hele prosessen. Her er det viktig å designe en ende-til-ende-prosess», sier han. «Det handler om å inkludere dokumentene i foranalysen. Output Management er like viktig som de andre KPI-ene. Vi må forstå de fremtidige behovene og sikre at de blir oppfylt.»
Et godt eksempel på kompleksitet er energiselskaper, der ulike typer kildesystemer leverer data til dokumentene. «Detaljene fra disse systemene må overføres til ERP-systemet når fakturaer genereres, noe som naturligvis stiller store krav til løsningen», sier Troels Schmidt. «Kompleksitet, som ulike språk og valutaregler, kan ikke enkelt støttes dersom vi holder oss innenfor ERP-verdenen. Det vil i det minste kreve at hvert dokument kodes separat.»
«Vi er på en læringsreise sammen med kundene»
Hvordan påvirker kompleksitet valget av Output Management-løsning?
«Vi er et Microsoft-selskap, og naturligvis snakker vi mye om Best-of-Suite. Men vi jobber også med Best-of-Breed,» sier Troels Schmidt.
«Kompleksitet, som ulike språk og valutaregler, kan ikke enkelt støttes dersom vi holder oss innenfor ERP-verdenen. Det vil i det minste kreve at hvert dokument kodes separat.» I slike tilfeller kan det gi mening å vurdere en Best-of-Breed-løsning, der data ligger utenfor ERP-kjernen og hentes inn i systemet når et dokument opprettes.
Spørsmålet om en Output Management-løsning blir imidlertid ikke alltid tatt opp i den innledende fasen av ERP-prosjektet. «Det kan føre til at ‘standard’ bare fastsettes ut fra prisen i avtalen, og så ender man opp med change requests hvis det viser seg at ‘standard’ likevel ikke kan løse oppgaven.» De økonomiske konsekvensene av å la Output Management bli overlatt til tilfeldighetene på denne måten kan være betydelige.
Troels Schmidt påpeker at tiden som kreves for å kode dokumenter kan komme opp i firesifrede timetall – en kostnad som langt overstiger prisen på en Best-of-Breed-løsning valgt fra starten av.
For å unngå denne situasjonen foreslår han at Pingala og kolleger i bransjen legger ut på en «læringsreise» sammen med kundene.
«Vi må legge ut på en felles ‘utdanningsreise’ og utfordre kundene på Output-området for å sikre at vi finner den riktige løsningen sammen. Vi må forklare dem at ERP-løsningen de er i ferd med å implementere er svært forskjellig fra den de har i dag – og at dette også påvirker dokumentene,» sier Troels Schmidt. «Vi må gjøre dem oppmerksomme på at den nye plattformen krever langt høyere datatilgjengelighet enn den gamle.»
Og jo mer kompleks virksomheten er, desto viktigere blir det å oppfylle dette kravet slik at løsningen kan generere korrekte dokumenter.
