Når selskaper velger en Output Management-løsning, er det flere faktorer å ta hensyn til. Jo større kompleksitet, desto større blir forskjellene.

En av de første viktige vurderingene er kompleksiteten i de eksterne rapportene og dokumentene som trengs. Denne kompleksiteten viser seg ofte å være mer omfattende enn forventet. Generelt gjelder det at jo større kompleksitet og jo flere krav, desto større blir forskjellene mellom løsningene – og desto viktigere er det å gjøre riktige valg fra starten av.

Valget av løsning avhenger også i stor grad av selskapets risikotoleranse når det gjelder tid og økonomi. Selskaper bør vurdere hvor stor toleranse de har for potensielle forsinkelser og budsjettoverskridelser.

Ønsker du å håndtere det ukjente fra starten av for å unngå ubehagelige overraskelser senere, eller fungerer en smidig (agil) modell som håndterer utfordringer etter hvert bedre?

For å unngå å utsette prosjektet og virksomheten for unødvendig risiko, bør du gjennomføre en grundig vurdering av forretningsbehovene og involvere nøkkelpersoner og spesialister som kan evaluere programvarealternativer og prioritere ERP-output og dokumenter i implementeringsfasen.

Vurderingen omfatter et bredt spekter av parametere, og disse avhenger alle av virksomhetens type, bransje og kompleksitet.

Fem nøkkelfaktorer å vurdere før utviklingen starter

1. Dokumentbehov: Spesifikke krav til dokumentasjon og eksterne dokumenter, inkludert format, distribusjonskanaler, land/juridiske enheter, blant annet.
2. Forretningsbehov: Hva er planene fremover?
3. Økonomi: Totale eierkostnader (TCO) og faktorer som driver kostnader opp eller ned.
4. Interne ressurser og spesialfunksjonalitet: Selskapets kapasitet til å håndtere kompleksitet og vedlikeholde løsningen.
5. Sikkerhet for ERP-output: Sikkerhet og etterlevelse (compliance).

For å få oversikt over hvilke dokumenter som trengs i ulike forretningsområder, bør du starte med å lage en fullstendig liste over alle dokumenter, inkludert ønskede outputformater.

Om nødvendig kan du ta utgangspunkt i dokumentene som brukes i det gamle systemet og lage en liste som kan danne grunnlag for videre dialog.

Det er mulig at noen av de eksisterende dokumentene vil få nye navn i det nye systemet eller bli erstattet av andre dokumenter som følge av endringer i forretningsprosesser. Likevel kan en oversikt over dokumentene som brukes i dag være et viktig innspill i diskusjonen om hvorvidt en “standardløsning” er tilstrekkelig, eller om det er behov for en grundigere vurdering.

Den komplette listen over nødvendige dokumenter bør deretter gjennomgås og vurderes opp mot ulike krav basert på faktorer som selskaper, markeder, land osv.

Selv om mye av kommunikasjonen foregår elektronisk i Norden, er dette ikke nødvendigvis tilfellet i andre markeder. Et klassisk eksempel er plasseringen av vinduet på en konvolutt. Er det på høyre eller venstre side? Bruker selskapet de samme konvoluttene i alle land?

I Danmark finnes det for øyeblikket kun én momssats, så det er ingen store krav til visning av MVA-prosent. I andre land finnes det derimot ulike momssatser for forskjellige varer, og det kan være nødvendig å vise detaljer på enkeltproduktlinjer – noe som sjelden vises i Danmark.

Antall og navngivning av juridiske enheter som dokumenter opprettes fra gjennom output management-løsningen, er også viktig. En oversikt over juridiske enheter i ERP-systemet er nødvendig når man skal fastsette den overordnede arkitekturen og oppsettet for output management-løsningen.

Språket i dokumentene er ofte et oversett element i en Output Management-løsning, ettersom ERP-systemer vanligvis har ulike språklag som brukes i dokumentene, for eksempel basert på mottakerens språkkode.

Det er imidlertid viktig å avklare dette tidlig i prosessen, da testfasen må inkludere testing av layout på flere språk, noe som stiller ekstra krav til testcasene som utarbeides.

I en mer detaljert gjennomgang av de ulike dokumentene og mulige varianter (for eksempel en spesialvariant av fakturaen i Polen), vil det mest sannsynlig avdekkes flere krav.

For eksempel kan det være at kunden ikke ønsker å vise overskriften for rabattkolonnen dersom det ikke er gitt rabatter på noen av salgslinjene. I tillegg kan det være behov for å utvide produktbeskrivelsen med tolltariffkoder og opprinnelsesland dersom sluttkunden befinner seg utenfor EU.

Det er ofte disse “små” detaljene som kan skape store utfordringer mot slutten av et prosjekt dersom den valgte løsningen ikke støtter virksomhetens behov. Det er derfor viktig å investere tid i å avdekke disse detaljene tidlig i prosjektet.

Kunden bør spesifisere og beskrive hver dokuments variant, feltlogikk og output. Beskrivelsen bør også inkludere variantens visuelle utforming i både nåværende og ønsket format.

Variant
En variant defineres når plasseringen av spesifikk informasjon er forskjellig innen samme dokumenttype. Når en faktura sendes fysisk, er konvoluttvinduet plassert på venstre side i Danmark, men på høyre side i Sverige. Dette resulterer i to varianter av samme dokument, ettersom plasseringen av adressen varierer. En annen variant kan oppstå dersom totalbeløpet på fakturaen vises som dynamisk eller fast på et bestemt dokument.

Feltlogikk
Feltlogikk oppstår når et felt har spesifikke regler avhengig av hvilken dokumenttype det vises i, mens plasseringen av feltet er den samme. For eksempel må man i Danmark vise CVR-nummer, mens man i Sverige må vise organisasjonsnummer. ERP-kunden bør angi for hvert dokument om det er behov for unik feltlogikk.

Output
Ønsket(e) outputformat(er) bør spesifiseres for hver variant, for eksempel fysisk utskrift, PDF sendt via e-post eller elektroniske formater (EDIFACT, Peppol, OIOUBL).

Tabellrelasjoner
En oversikt over tabellrelasjonene for alle feltene i dokumentet vises også nedenfor.

Feltbeskrivelse
• All feltnummerering fra den visuelle layoutbeskrivelsen
• Hvilken etikett som brukes (hvilken fane/tabell dataene kommer fra)
• Seksjonsplassering
• Absolutt (forekomsten av feltet på sider)
• Tabellopprinnelse og tilhørende felt/metode