Det gode ERP-prosjektet
Et godt prosjekt krever alles bidrag.
Det krever noe av oss – men også av dere. Sammen øker vi sjansene for at ERP-prosjektet deres går live til avtalt tid og innenfor budsjett. Nederst på siden finner dere 5 tips som kan øke sjansene deres betydelig.
1. Avstem forventninger
Å avstemme forventninger og definere prosjektets omfang før vi starter, gjør prosjektet mer forutsigbart.
Alle prosjekter er forskjellige. Noen prosjekter har en stram tidsfrist – noe som kan kreve kompromisser, som færre rapporter ved go-live, færre designfunksjoner og kanskje en mer smidig utviklingstilnærming.
Det er viktig å avstemme forventningene tidlig i prosjektet:
-
Hva er ønsket og realistisk go-live-dato? (tidsfrist)
-
Nivået på dokumentsikkerhet
-
Hva kreves for å sikre uavbrutt drift? (test)
-
Omfanget av lovpålagte krav
-
Interne ressurser og kompetanse
Husk: Lag en realistisk fremdriftsplan!
Det er lite hensiktsmessig å gå live rett før sommerferien, siden det nesten alltid vil oppstå behov for justeringer.
2. Alloker riktige ressurser
Dere må delta i prosjektet med dedikerte ressurser som kan gi våre konsulenter nødvendig informasjon.
Output Management er et forretningskritisk område som krever egne ressurser. De beste personene å involvere i prosjektet er brukerne av rapportene – fordi de kjenner virksomheten og de operative behovene best.
Prosjektressurser må frigjøres fra andre oppgaver, som i stedet må håndteres av andre i organisasjonen. Sørg for at prosjektet og dets ressurser er godt forankret i ledelsen. Dersom en nøkkelperson for eksempel tas ut av prosjektet, bør styringsgruppen/ledelsen samles for å revurdere prosjektets situasjon.
Ressursbehovet avhenger av:
-
Kompleksitet
-
Antall rapporter
-
Interne ressurser og kompetanse
3. Prioriter oppgavene knyttet til dokumentene deres
Dette området av ERP-prosjektet er forretningskritisk …
Ingen etiketter – ingen forsendelse
Ingen fakturaer – ingen inntekter
Hvis dere ikke tar dette på alvor, risikerer dere å stå igjen med et ERP-prosjekt som ikke kan gå live når det gjelder:
-
Tid
-
Budsjett
-
Rapporteringskrav
«Våre ansattes involvering har vært avgjørende. Det er de som kjenner behovene best og vet hvordan ting fungerer i hverdagen.»
Jens Engbo Norddahl, CEO
Nviro – Nordic Wood Industries
4. Utarbeid gode kravspesifikasjoner
Tabellaes Document Design Specifications (DDS) er der av en grunn. Fyll dem med så mye data og krav som mulig, for eksempel lovpålagte og regulatoriske krav, format, design osv.
Vi stiller gjerne med ressurser for å hjelpe dere med å utarbeide spesifikasjoner av høy kvalitet. Det er imidlertid viktig at dere også har riktige ressurser tilgjengelig for avklaringer.
3 tips:
-
Hver eneste detalj teller – så noter den!
(Hvis noe blir oversett i etterkant, krever det en change request.) -
Bruk tilstrekkelig tid på hver spesifikasjon.
-
Husk å involvere dem som bruker dokumentene – de vet hva de trenger.
5. Test med brukere og reelle data
Gode testdata og eksempler opprettet i Dynamics gjør prosjektet enklere og reduserer risiko:
- Jo bedre data og beskrivelsen av hvilke data vi trenger for å teste, desto enklere blir prosessen.
- Testing handler ikke bare om å skrive ut et dokument – det handler om hele prosessen fra dokumentet opprettes til det sendes. Hvis dere ikke tester grundig, risikerer dere å stoppe hele virksomheten. Dere kan for eksempel oppleve feil ved forsendelse til Storbritannia, men ikke til EU-land. Test derfor for alle markedene dere sender varer til.
NB: Data i miljøene blir ofte overskrevet. I slike tilfeller må dere gi oss nye data.
God prosjektledelse og et erfarent team spiller en avgjørende rolle for en effektiv implementering og den påfølgende driften.
Enten dere ønsker å vite mer om vår implementeringsstrategi, fremdriftsplaner, ressursallokering eller andre prosjektrelaterte forhold, er dere hjertelig velkomne til å kontakte oss.
