5 banebrytende trender innen output management
Gjør deg klar for en verden i endring
Én ting er sikkert i denne verden: den er i stadig endring.
Ingen steder skjer utviklingen raskere enn innen IT. På noen områder vokser det frem megatrender som grunnleggende endrer hvordan vi jobber og prioriterer. Trender strømmer inn i hverdagen vår i en jevn strøm, hvorav noen er spesielt transformative.
Her ser vi nærmere på trendene som påvirker og involverer output management – basert på Tabellaes vurderinger, som bygger på innsikt fra Gartner’s rapporter om fremtidens arbeid og strategiske teknologitrender.
1. Cybertrusler
Ingen kan lenger føle seg helt trygg når cyberkriminelle er aktive. Etter hvert som angrepene blir stadig mer sofistikerte, må vi styrke våre sikkerhetstiltak og/eller utvide dem til nye områder.
Et av disse områdene er dokumentsikkerhet. Innenfor virksomheten er dokumenter beskyttet av den eksisterende sikkerhetsinfrastrukturen – men hva skjer utenfor? For eksempel når fakturaer er i transit og kan bli et enkelt mål for noen som ønsker å endre betalingsopplysninger til egen fordel.
Med den raske økningen i cybertrusler og kriminelle som kontinuerlig leter etter «svake punkter», må også output management – på lik linje med mange andre områder – tilpasse seg et høyere trusselnivå.
Implementeringen av Zero Trust-sikkerhetsmodeller blir stadig viktigere i IT-sikkerhetsstrategier. Dette innebærer at alle brukere – både interne og eksterne – må autentiseres, autoriseres og kontinuerlig verifiseres før de får tilgang til applikasjoner og data. For output management betyr dette strengere kontroll og overvåking av dokumenttilgang og -håndtering.
Med den økende bruken av mobile enheter i arbeidshverdagen er det avgjørende å sikre at output management-løsninger også kan nås sikkert fra mobile enheter. Dette inkluderer bruk av sikre mobile applikasjoner, krypterte forbindelser og multifaktorautentisering for å beskytte sensitive dokumenter og data.
2. Compliance
Med stadig endret lovgivning og økt fokus på datasikkerhet og personvern er etterlevelse av regelverk og sikkerhetskrav en høyeste prioritet for virksomheter over hele verden.
Output management spiller en sentral rolle i å sikre at virksomhetens dokumenter og data oppfyller gjeldende lovkrav og er beskyttet mot uautorisert tilgang og misbruk.
Mange krav er bransjespesifikke, men også EU-kravene øker, blant annet GDPR (personvernforordningen), NIS2-direktivet (nettverks- og informasjonssikkerhet), DORA (Digital Operational Resilience Act), EU AI Act, eIDAS (elektronisk identifikasjon, autentisering og tillitstjenester) samt ISO/IEC 27001:2022.
Etterlevelse av EU-krav er avgjørende for virksomheter som benytter ERP-systemer – særlig når det gjelder personvern, cybersikkerhet, elektronisk identifikasjon og finansiell rapportering. Ved å implementere riktige prosesser og teknologier kan virksomheter sikre at deres ERP-systemer oppfyller nødvendige krav og samtidig beskytter både data og omdømme.
Det er ingen tegn til at virksomheter vil møte færre juridiske og sikkerhetsrelaterte utfordringer i fremtiden, og derfor vil compliance fortsatt være en betydelig utfordring.
Det finns inga tecken på att företag kommer att möta färre juridiska och säkerhetsrelaterade utmaningar i framtiden, och därför kommer compliance fortsatt att vara en betydande utmaning.
3. AI og hyperautomatisering
Ny teknologi gjør det mulig å automatisere komplekse prosesser som datautveksling, rapportgenerering og dokumenthåndtering innen ERP-systemet.
Hyperautomatisering innen output management kan øke effektiviteten, redusere feil og frigjøre ressurser til mer verdiskapende oppgaver.
Det er ikke lenger noen tvil om at AI vil føre til et paradigmeskifte, og output management er allerede godt på vei til å bli en del av denne utviklingen.
4. Kundeopplevelse og engasjement
Kundeopplevelsen spiller en stadig viktigere rolle i salget, og output management er et sentralt verktøy for å sikre en positiv opplevelse gjennom oppdatert og korrekt informasjon til kundene. For eksempel kan fakturaer, ordrebekreftelser og følgesedler bidra til å øke kundetilfredshet og engasjement.
Kunder forventer i økende grad en sømløs opplevelse samt personalisert kommunikasjon på tvers av ulike og stadig skiftende kanaler. Derfor er det viktig å kunne møte ulike – og i økende grad multikulturelle og internasjonale – målgrupper med flerspråklig og kulturelt tilpasset innhold.
Dette krever evnen til å levere data til kunder på tvers av ulike plattformer, og tilpasningsevne er avgjørende for å effektivt kunne håndtere og utnytte nye kommunikasjonskanaler.
5. Bærekraft
Bærekraft er en voksende trend der virksomheter kontinuerlig søker måter å redusere sitt CO₂-avtrykk på. Innen output management handler bærekraft om å redusere ressursforbruk og miljøpåvirkningen knyttet til produksjon og distribusjon av dokumenter.
Dette inkluderer overgangen til digitale dokumenter og elektronisk kommunikasjon for å minimere papirforbruket, optimalisering av utskriftsprosesser for å redusere avfall og energiforbruk, bruk av resirkulert papir, korrekt håndtering av papiravfall samt bruk av energieffektive skrivere og kontorutstyr.
Integrert bærekraftig output management gir flere fordeler for virksomheter. Disse inkluderer kostnadsbesparelser gjennom redusert papir- og utskriftsforbruk via digitalisering og effektiv utskriftshåndtering; miljømessige fordeler som lavere miljøpåvirkning gjennom redusert papirforbruk, lavere energibruk og mindre avfall; forbedret etterlevelse av miljøkrav og standarder gjennom bedre styring og rapportering; økt effektivitet gjennom raskere og mer effektiv kommunikasjon og informasjonsflyt; samt et styrket omdømme som kan tiltrekke miljøbevisste kunder og medarbeidere.
